Hệ thống chứng từ:
Công ty sản xuất giấy vi tính Sơn Hải áp dụng mẫu chứng từ bắt buộc theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm cho phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty. Các loại chứng từ thường sử dụng:
- Tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền…
- Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho…
- Lao động tiền lương: Bảng chấm công nguyên thuỷ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHXH…
- Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ…
- Bán hàng: Hoá đơn GTGT…
- Các chứng từ về tập hợp chi phí và tính giá thành.
Các chứng từ được lập theo đúng mẫu quy định, đầy đủ các yếu tố bắt buộc. Kế toán chép đúng, đầy đủ nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phù hợp với quy định của pháp luật. Các hóa đơn chứng từ phải điền đây đủ các thông tin như: Tên, địa chỉ, MST người bán, người mua, tên, số lượng hàng hóa, đơn giá, thành tiền, phương thức thanh toán, có đầy đủ chữ ký người lập, người duyệt, người thực hiện.
Quy trình luân chuyển chứng từ:
- Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho, kế toán kho kiểm tra số lượng, chất lượng, sau đó tiến hành lập phiếu nhập kho và vào sổ kho.
- Khi khách hàng có nhu cầu về sản phẩm, hàng hóa của công ty thì liên hệ với phòng sản xuất thông qua fax, điện thoại hoặc trực tiếp gặp cán bộ phòng sản xuất để yêu cầu.Trên cơ sở đó cán bộ phòng kinh doanh sẽ tiến hành thỏa thuận với khách hàng về các điều khoản để lập hợp đồng kinh tế. Hợp đồng kinh tế phải ghi đầy đủ những nội dung sau:
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty. + Tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng.
+ Các mặt hàng được hai bên thỏa thuận mua bán. + Chất lượng hàng hóa.
+ Phương thức thanh toán…
đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đã ký kết lập phiếu xuất kho ghi số lượng hàng hóa bán theo chứng từ rồi chuyển phiếu xuống kho để xuất hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột số liệu thực xuất, cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển phiếu xuất kho cho kế toán. Kế toán ghi vào cột đơn giá, thành tiền của từng hàng hóa bán. Căn cứ vào phiếu xuất kho này, kế toán lập hóa đơn GTGT, ghi vào sổ nhật ký chung đồng thời kế toán phản ánh doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng và các yếu tố liên quan đến nghiệp vụ bán hàng. Tiến hành cập nhật số liệu vào sổ sách liên quan và tập hợp số liệu báo cáo cho kế toán trưởng.
+ Hóa đơn phải có đủ chữ ký của các bộ phận liên quan như người mua hàng, người bán hàng, thủ trưởng đơn vị. Hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
• Liên 1 màu tím: Lưu tại cuống của quyến hóa đơn. • Liên 2 màu đỏ: Giao cho khách hàng.
• Liên 3 màu xanh: Giao cho kế toán bán hàng ghi sổ và làm chứng từ kế toán
+ Khi viết hóa đơn xong phải ghi đủ nội dung trong hóa đơn như: • Tên, địa chỉ, mã số thuế công ty.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế khách hàng.
• Hình thức thanh toán, tên hành hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá ( giá chưa VAT ), thành tiền.
• Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán. Các nghiêp vụ được sử lý hàng ngày và tiến hành kiểm tra khóa sổ vào cuối ngày. Cuối ngày các phòng kế toán cập nhật số liệu, báo cáo thu chi hàng ngày, báo cáo nhập-xuất-tồn lượng hàng hóa trong kho để báo lên kế toán trưởng và kế toán trưởng báo cáo lại cho giám đốc. Giúp giám đốc lắm bắt
được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty để đưa ra những giải pháp, phương hướng và lựa chọn đúng đắn trong hoạt động kinh doanh của công ty. Hàng tháng các phòng kế toán lên báo cáo tổng hợp cho kế toán trưởng, kế toán trưởng tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ sách, và lập tờ khai thuế cho công ty. Hàng năm lập bảng cân đối các tài khoản chi tiết, tài khoản tổng hợp, báo cáo tài chính vào cuối niên độ kế toán để gửi cho giám đốc và các cơ quan chức năng.