- Giai đoạn thanh lý hợp đồng.
2.2.3.1.Kế toán tổng hợp nhập NVL
NVL của công ty phần lớn được mua ngoài (mua chịu hoặc mua bằng tạm ứng). Việc mua bán NVL trong điều kiện nền kinh tế thị trường thường diễn ra thông thoáng, nhanh gọn. Nhìn chung đối với công ty xây dựng, NVL mua ngoài thường gần công trình thi công nên ở công ty ít khi có trường hợp hóa
đơn về mà NVL chưa về trong tháng hoặc ngược lại. Vì vậy công tác ghi sổ kế toán đơn giản hơn do chỉ cố trường hợp hàng và hóa đơn cùng về trong tháng. Ngoài nguồn mua ngoài bằng tạm ứng hay mua chịu, công ty còn nhập NVL từ các nguồn khác như NVL nhập lại do không dùng hết,...
Quá trình hạch toán tổng hợp nhập NVL tại Công ty được ghi sổ tuần tự thể hiện qua sơ đồ số 09
a, Nhập NVL do mua ngoài bằng tạm ứng
Việc mua NVL bằng tiền tạm ứng diễn ra thường xuyên trong công ty. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất của công ty mà công ty giao nhiệm vụ cho cán bộ hay người lao động trong công ty mua vật tư. Trước hết cán bộ hay người lao động trong công ty sẽ làm đơn xin tạm ứng, công ty sẽ cho ứng trước một khoản tiền nhất định để mua vật tư theo kế hoạch đã được duyệt. Kế toán phản ánh:
Nợ TK 141 (chi tiết cho từng người) Có TK 111(1)
Sau khi hoàn thành việc mua NVL về nhập kho, người nhận tạm ứng sẽ lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng nộp cho công ty yêu cầu thanh toán tạm ứng. Kế toán phản ánh:
Nợ TK 152 Nợ TK 133(1) Có TK 141
Mỗi lần mua vật liệu, kế toán sẽ trừ dần vào số được tạm ứng của nhân viên tiếp liệu. Khi hết tạm ứng, người mua sẽ được tạm ứng số tiền mua vật liệu mới. Cuối tháng nếu số đó tạm ứng trong thỏng khụng chi hết sẽ chuyển số dư sang tháng sau.
Trước khi đi mua NVL, ông Nguyễn Thế Cường viết giấy đề nghị tạm ứng 15.000.000đ (biểu số 20)Kế toán đã viết phiếu chi số 06 (biểu số 21) và tạm ứng cho ông Cường. Kế toán ghi:
Nợ TK 141 (Ông Nguyễn Thế Cường): 15.000.000 Có TK 111(1) : 15.000.000
Khi hàng về đến công ty và làm thủ tục nhập kho, ông Cường viết giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng với công ty (Biểu số 22)
Kế toán kiểm tra đề nghị trên, lập giấy thanh toán tiềm tạm ứng (Biểu số 23). Kế toán ghi:
Nợ TK 152 (1) : 13.586.053 Nợ TK 133 (1) : 682.160 Có TK 141 (Ông Cường): 14.268.213 Đồng thời. kế toán cũng ghi sổ chi tiết TK 141 cho ông Cường (Biểu số 24)
b, Trường hợp mua NVL chưa thanh toán với nười bán
Kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133(1)
Có TK 331 (chi tiết cho từng người bán)
Ví dụ 7: Ngày 20/01/2009 ông Dương Thế Sơn đại diện cho đội xây dựng số 02 của công ty TNHH TM và XD Hùng Dũng đi mua chịu 100 tấm thạch cao 12,7mm của công ty cổ phần đầu tư và thương mại quốc tế Huy Hoàng có hóa đơn GTGT số 0046024 với giá chưa có VAT là 8.700.000 đồng, thuế suất thuế GTGT là 10%.
Khi hàng về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152(1) : 8.700.000 Nợ TK 133(1) : 870.000
Có TK 331(công ty Huy Hoàng): 9.570.000 Kế toán ghi sổ chi tiết TK 331(biểu số 25)
c, Trường hợp mua NVL bằng nhập khẩu:
Kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133(2)
Có TK 331, 111(1),... Có TK 333(3)
d, Trường hợp nhập NVL do không sử dụng hết đem về nhập lại kho
Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152
Có TK 621- Chi tiết theo công trình
Ví dụ 7: ngày 30/06/2009 khi công trình hoàn thành thì còn 10 tấm thạch cao in lụa trơn VT50 chưa sử dụng đến. Số tấm thạch cao này được xuất kho theo phiếu xuất số 152 ngày 10/02/2009 với đơn giá xuất kho là 26.850đ. Bộ phận vật tư đã lập phiếu nhập kho số 785 cho số tấm thạch cao còn lại này. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152(1) : 268.500 Có TK 621 (công trình công ty CPXD sô 12): 268.500