SỐ CHU TRÌNH CHỦ YẾU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN
II.1 QUY TRÌNH MUA HAØNG – THANH TỐN II.1.1 Bảng tường thuật
Bộ phận này chịu trách nhiệm đặt hàng và chịu trách nhiệm tất cả các việc thỏa thuận với người cung cấp hàng.
1 - Phịng thu mua
- Việc đặt hàng chỉ được thực hiện theo nhu cầu, với một số lượng tối ưu và
phải theo Đề nghị mua, để nhằm đảm bảo rằng việc mua hàng là được phép.
- Đề nghị mua phải được phép của người cĩ trách nhiệm của bộ phận mua
hàng, bộ phận này sẽ chính thức hĩa sự đồng ý của họ bằng cách ký đề nghị mua.
- Người chịu trách nhiệm mua sẽ hỏi lại nhà cung cấp hàng để biết khi nào thì
hàng sẽ sẵn sàng và giá cả là bao nhiêu.
- Sau khi đã thỏa thuận với nhà cung cấp về số lượng, giá cả, thời hạn giao
hàng và phương thức thanh tốn, Bộ phận mua hàng sẽ trình lên Ban giám đốc
để duyệt số lượng và giá cả trước khi gửi đến nhà cung cấp Đơn đặt hàng (được
đánh số thứ tự và lập 05 liên) cùng với Giấy phép ra/vào nhà máy. Đơn đặt hàng
sẽ được kiểm tra bởi người chịu trách nhiệm mua, sau đĩ được chuyển cho các bộ phận cĩ liên quan đến việc nhận hàng để biết kế hoạch và số lượng hàng sẽ
51
nhận: liên 1 sẽ được lưu lại ở bộ phận mua hàng, liên 2 chuyển đến phịng thí nghiệm, liên 3 chuyển đến phịng cân (cân điện tử), liên 4 chuyển đến bộ phận bảo vệ và liên 5 chuyển đến nhà cung cấp.
Bộ phận này cĩ trách nhiệm kiểm tra hàng hĩa trên xe cĩ phù hợp với Đơn đặt hàng rồi mới cho xe vào cổng.
2 - Bộ phận bảo vệ
- Khi xe vào cổng cơng ty thì tài xế phải trình báo nhân viên bảo vệ: hĩa đơn và Giấy phép ra/vào nhà máy. Nhân viên bảo vệ ghi sổ số xe, tên tài xế và lập
Phiếu kiểm tra hàng hĩa trên xe, nếu hàng hĩa trên xe đúng với Đơn đặt hàng thì bảo vệ cho xe vào cổng, nếu khơng đúng thì bảo vệ khơng cho xe vào cổng.
- Nhân viên bảo vệ sẽ lưu file: Giấy phép ra/vào nhà máy do tài xế đưa và Đơn
đặt hàng (liên 04).
Bộ phận này cĩ trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng hĩa trước khi nhập kho.
3 - Phịng thí nghiệm
- Căn cứ vào Đơn đặt hàng (liên 02) và Phiếu kiểm tra hàng hĩa trên xe, Phịng
thí nghiệm kiểm tra 30% mẫu rồi lập Phiếu kiểm tra mẫu (03 liên): 01 liên lưu
file, 01 liên chuyển sang Bộ phận kho và 01 liên chuyển sang Kế tốn nguyên vật liệu. Nếu hàng đạt chất lượng theo đơn đặt hàng thì Phịng thí nghiệm lập
Phiếu kiểm tra mẫu, nếu hàng khơng đạt chất lượng theo đơn đặt hàng thì Phịng thí nghiệm sẽ khơng cho xe chạy qua phịng cân.
- Phịng thí nghiệm lưu file: Phiếu kiểm tra mẫu, Đơn đặt hàng và Phiếu kiểm tra hàng hĩa trên xe.
Bộ phận này cĩ trách nhiệm kiểm tra khối lượng hàng hĩa thực nhập.
4 - Phịng cân
- Căn cứ vào: Đơn đặt hàng (do phịng thu mua giao), Phiếu kiểm tra hàng hĩa
52
Phịng cân tiến hành cân xe (cân điện tử) rồi lập Phiếu cân xe (02 liên) và Phiếu
nhận hàng tạm thời (03 liên): 01 bộ Phiếu cân xe và Phiếu nhận hàng tạm thời
chuyển sang Bộ phận kho, 01 bộ Phiếu cân xe và Phiếu nhận hàng tạm thời
chuyển sang Kế tốn nguyên vật liệu; sau đĩ Phịng cân lập Báo cáo mua hàng
(04 liên) và Báo cáo cân xe (02 liên). 01 liên Báo cáo mua hàng chuyển sang
Phịng thu mua để lưu hồ sơ nhằm kiểm sốt các Đơn đặt hàng cĩ được thực
hiện, 01 liên Báo cáo mua hàng chuyển cho Nhà cung cấp; và 01 bộ Báo cáo
mua hàng và Báo cáo cân xe chuyển sang Kế tốn nguyên vật liệu.
- Phịng cân lưu file: Báo cáo cân xe, Báo cáo mua hàng, Phiếu cân xe và Phiếu
nhận hàng tạm thời.
Bộ phận này cĩ trách nhiệm kiểm tra khối lượng hàng hĩa thực nhập.
5 - Kho nguyên vật liệu
- Căn cứ vào Phiếu kiểm tra mẫu (do Phịng thí nghiệm giao), Phiếu cân xe,
Phiếu nhận hàng tạm thời và Báo cáo mua hàng (do phịng cân giao), Thủ kho lập Phiếu nhập kho (03 liên): 01 liên Phiếu nhập kho chuyển sang Kế tốn thanh tốn và tiến hành nhập kho.
- Thủ kho lưu file: Phiếu kiểm tra mẫu, Phiếu cân xe, Phiếu nhận hàng tạm
thời, Báo cáo mua hàng và Phiếu nhập kho.
Bộ phận này cĩ trách nhiệm kiểm tra khối lượng, giá trị hàng hĩa thực nhập rồi
so sánh với Đơn đặt hàng và kiểm tra các thơng tin trên hố đơn, chiết khấu mua
hàng và thời hạn thanh tốn.
6 - Phịng kế tốn
- Kế tốn nguyên vật liệu căn cứ vào: Phiếu kiểm tra mẫu, Phiếu cân xe, Phiếu
nhận hàng tạm thời, Báo cáo cân xe và Báo cáo mua hàng để đối chiếu với Báo cáo nhập kho do Bộ phận kho chuyển lên.
53
- Kế tốn thanh tốn: căn cứ vào Phiếu nhập kho (do Thủ kho giao), Hĩa đơn
và Giấy thơng báo tài khoản (do Nhà cung cấp giao), Kế tốn thanh tốn lập Phiếu chi, chuyển tất cả chứng từ và Phiếu chi cho Giám đốc phê duyệt. Sau đĩ Kế tốn thanh tốn lập Uûy nhiệm chi, rồi chuyển Uûy nhiệm chi cho Ngân hàng để thanh tốn cho nhà cung cấp.
54
Bộ phận bảo vệ Phịng mua nguyên vật liệu Phịng thí nghiệm Phịng cân Kho Phịng kế tốn
Phiếu kiểm tra mẫu Báo cáo cân xe
Báo cáo mua hàng
Phiếu nhận hàng tạm thời
Phiếu cân xe
Phiếu nhập kho (2liên) Hố đơn
Giấy báo TK ngân hàng Yêu cầu mua hàng
Các báo giá Xử lý đơn hàng và các báo giá Nhà cung cấp Phiếu nhận hàng tạm thời Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng GP ra vào nhà máy Đơn đặt hàng
Phiếu kiểm tra hàng hĩa trên xe, GP ra vào nhà máy
Đơn đặt hàng Phiếu kiểm tra hàng hĩa trên xe Kiểm tra mẫu 30% Phiếu kiểm tra mẫu Đơn đặt hàng
Phiếu ktra hàng hĩa trên xe
Phiếu kiểm tra mẫu
Phiếu cân xe
Báo cáo mua hàng Báo cáo cân
xe
Phiếu cân xe Phiếu kiểm tra mẫu
Phiếu nhận hàng tạm thời Báo cáo mua hàng
Phiếu chi
Uûy nhiệm chi Phiếu nhập kho
Người bán
Lưu đơn đặt hàng
GP ra vào nhà máy Lưu: Đơn đặt hàng Phiếu kiểm tra mẫu
Lưu: Báo cáo cân xe
Phiếu nhận hàng tạm thời
Báo cáo mua hàng
Lưu: Phiếu cân xe Phiếu kiểm tra mẫu
Phiếu nhận hàng tạm thời Báo cáo mua hảng
Phiếu nhập kho Lưu: Đơn đặt hàng
Báo cáo mua hàng Bắt đầu
55
II.1.3 Nội dung và mục đích của các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong
quy trình
Xem phần phụ lục VI
II.1.4 Nhận xét về chu trình đề xuất Lựa chọn nhà cung cấp
- Phịng thu mua cĩ trách nhiệm thỏa thuận với nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp cĩ đủ khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, cũng như lựa chọn nhà cung cấp với giá bán thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng theo đơn đặt hàng. Đây là bước khởi đầu của một quy trình sản xuất, do vậy lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo được nhu cầu của cơng ty thì các cơng ty tiết kiệm được một khỏan chi phí khá lớn, đĩ là chi phí khấu hao máy mĩc thiết bị. Nếu NVL khơng đủ cho nhu cầu sản xuất thì sản xuất đình trệ, chi phí khấu hao lớn dẫn đến giá thành cao, khả năng cạnh tranh thấp, … Ví dụ: ngành mía đường hiện nay của nước ta đang trong giai đoạn khủng hoảng nguồn nguyên liệu, đĩ là do khi xây dụng nhà máy nhưng nhà nước khơng tính đến việc xây dựng nguồn nguyên liệu hoặc việc phân bổ nhà máy khơng phù hợp nên khơng đủ nguồn nguyên liệu, máy mĩc khơng cĩ nguyên liệu để chạy hết cơng suất thiết kế nên giá thành sản phẩm cao, giá mua nguyên liệu cao do sự cạnh tranh khơng lành mạnh để cĩ nguyên liệu sản xuất. Ngồi ra, các cơng ty cịn tốn kém chi phí bảo trì mặc dù máy khơng hoạt động hết cơng suất thiết kế.
Mua hàng
- Số lượng: Việc mua hàng với số lượng bao nhiêu đều theo tổng nhu cầu nguyên liệu của kế hoạch sản xuất, do vậy lượng tồn kho NVL luơn ở mức tối ưu nhất.
56
- Giá mua: được xét duyệt bởi Ban giám đốc nên đã hạn chế được việc thơng đồng về số lượng cũng như giá cả, giá mua luơn ở mức thấp nhất cĩ thể nhưng doanh nghiệp vẫn cĩ đủ NVL để sản xuất.
- Chất lượng NVL: Cơng ty cĩ lập 01 bộ phận thí nghiệm riêng, bộ phận này độc lập với các bộ phận khác nên đảm bảo được chất lượng của Nguyên vật liệu nhập kho. Ngồi ra, chất lượng Nguyên vật liệu nhập kho sẽ ảnh hưởng đến cơng thức sản xuất, do vậy bộ phận sản xuất sẽ kiểm tra lại chất lượng Nguyên vật liệu nhập kho.
- Nhận hàng: Cơng ty cĩ lập phịng cân và Nguyên vật liệu nhập kho được cân bằng điện tử, sau đĩ phịng cân sẽ lên khối lượng nhập kho. Cuối mỗi ngày, Phịng cân lập báo cáo khối lượng NVL thực nhập, báo cáo này được chuyển lên Phịng thu mua và Phịng kế tốn. Phịng thu mua sẽ đối chiếu với lượng hàng thực nhập và đơn đặt hàng.
Chu trình thanh tốn
- Sau khi nhận đầy đủ chứng từ nhập hàng từ các bộ phận cĩ liên quan, phịng Kế tốn tiến hàng làm thủ tục thanh tốn. Hầu hết các khoản thanh tốn được thực hiện qua ngân hàng nhằm giảm rủi ro thất thốt tiền mặt.
=> Chu trình này đảm bảo rằng hàng hĩa được nhận đầy đủ với chất lượng phù hợp với yêu cầu kỹ thuật đặt mua. Chứng từ nhập xuất hàng chính xác do luơn được đối chiếu giữa các bộ phận lẫn nhau.
- Tùy theo qui mơ cơng ty mà các cơng ty cĩ thể sử dụng tồn bộ quy trình trên hoặc cĩ thể lược bớt một số giai đoạn như: khơng cĩ sự kiểm sốt xe hàng tại phịng bảo vệ, khơng thành lập riêng phịng thí nghiệm mà nhân viên thí nghiệm cĩ thể thuộc phịng sản xuất.
57
II.2 QUY TRÌNH BÁN HAØNG – THU TIỀN II.2.1 Bảng tường thuật
Bước 1: Phịng bán hàng:
- Lập kế hoạch kinh doanh
+ Căn cứ vào kế hoạch của Cơng ty, dựa vào tiềm năng của khu vực, Trưởng vùng bán hàng đề xuất kế hoạch bán hàng cho Trưởng phịng bán hàng tổng hợp trình Ban giám đốc xem xét, ra quyết định kế hoạch bán hàng theo năm, quý, tháng, cho từng Trưởng vùng bán hàng. Sau đĩ Trưởng vùng bán hàng phân bổ kế hoạch cho Trưởng tỉnh bán hàng. Trưởng tỉnh bán hàng tìm kiếm khách hàng hoặc nhận yêu cầu của khách hàng tiềm năng trong khu vực quản lý. + Marketing gởi kế hoạch bán hàng tháng cho các bộ phận (bộ phận sản xuất, bộ phận kế hoạch sản xuất, bộ phận kho, bộ phận vận chuyển, …) để các bộ phận chuẩn bị nguyên liệu, bao bì, bố trí kế hoạch vận chuyển, sản xuất.
- Phát triển thị trường, tìm hiểu chọn đại lý
+ Trưởng vùng bán hàng, Trưởng tỉnh bán hàng tìm hiểu thơng tin về khách hàng tiềm năng và đánh giá khách hàng theo tiêu chuẩn của Cơng ty.
+ Trưởng vùng bán hàng, Trưởng tỉnh bán hàng và Trưởng phịng bán hàng thống nhất dựa trên tiêu chuẩn của Cơng ty để chọn khách hàng làm đại lý. - Thương thảo ký hợp đồng làm đại lý
+ Trưởng vùng bán hàng, Trưởng tỉnh bán hàng và Trưởng phịng bán hàng thảo luận, thương lượng với khách hàng và lập hợp đồng theo mẫu Cơng ty ban hành.
+ Thư ký bán hàng làm phiếu yêu cầu tạo code cho khách hàng gởi đến Phịng kế tốn để tạo code cho khách hàng.
58
- Khách hàng trình đơn đặt hàng cho bảo vệ, bảo vệ xem xét và lập Giấy phép
ra/vào cơng ty.
- Căn cứ xe ra/vào cơng ty, bảo vệ lập Báo cáo xe ra/vào cơng ty.
Bước 3: Phịng bán hàng
- Nhận đơn đặt hàng: Bộ phận bán hàng nhận đơn đặt hàng từ khách hàng bằng các hình thức: qua điện thoại, fax, phiếu đặt hàng hoặc nhận trực tiếp từ khách hàng (tài xế). Nếu nhận qua điện thoại, ghi vào sổ đặt hàng. Khi cần thiết phải xác định lại với khách hàng qua điện thoại.
- Xem xét cơng nợ (hạn mức tín dụng): Bộ phận theo dõi cơng nợ (thuộc phịng
bán hàng) làm bảng theo dõi cơng nợ khách hàng từng ngày và gởi lại cho bộ
phận làm hĩa đơn và đối chiếu với kế tốn thu tiền.
- Bộ phận làm hố đơn xem xét cơng nợ của khách hàng để cấp hàng, nếu cĩ vấn đề phát sinh phải báo cáo ngay cho Ban giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo. - Đối chiếu tồn kho: Bộ phận làm hĩa đơn (phịng bán hàng) đối chiếu hàng tồn kho về số lượng và chủng loại tồn kho (nhận từ kho thành phẩm vào đầu mỗi
ngày): + Nếu đủ hàng: chuyển sang bước sau (lập phiếu xuất nội bộ).
+ Nếu thiếu hàng: thơng tin cho Bộ phận kế hoạch sản xuất bằng điện thoại, email những loại hàng cần.
- Lập phiếu xuất hàng:
+ Từ các đơn đặt hàng theo tải trọng của phương tiện vận chuyển, bộ phận
bán hàng lập Phiếu xuất kho (03 liên): 01 liên lưu, 01 liên chuyển cho bộ phận
kho và 01 liên chuyển cho bộ phận kế tốn.
+ Phiếu xuất kho cần giao trước cho Bộ phận kho để phịng kho bố trí thời gian xuất hàng.
59
+ Trường hợp các kho cĩ nhu cầu vận chuyển đột xuất vì những lý do khách quan, Bộ phận kế hoạch cùng Bộ phận kho xem xét tồn kho, khả năng sản xuất, … để quyết định thời gian và khối lượng xuất để khơng ảnh hưởng đến tiến độ cấp hàng các kho khác.
Bước 4: Thu tiền
- Phịng kế tốn (bộ phận thu tiền) nhận Đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho và Giấy
phép ra/vào nhà máy để lập Phiếu thu tiền hoặc Thơng báo nợ của lần mua hàng này (nếu khách hàng chưa thanh tốn).
Bước 5: Phịng cân
- Khách hàng chạy xe đem theo các chứng từ: Phiếu xuất kho, Phiếu thu tiền
hoặc Thơng báo nợ vaø Giấy phép ra/vào nhà máy đến phịng cân để Phịng cân tiến hành cân xe (chưa cĩ thành phẩm). Sau đĩ khách hàng cho xe chạy đến kho thành phẩm.
Bước 6: Kho thành phẩm
- Kho thành phẩm tiến hành xuất hàng theo Phiếu xuất kho trên, thực hiện theo
hướng dẫn cơng việc QUẢN LÝ KHO THAØNH PHẨM.
- Trong những trường hợp khẩn cấp do nhu cầu bán hàng, thời tiết hoặc các lý do khác bộ phận kho cần phải bố trí xuất hàng nhanh nhất nếu cĩ thể.
- Trong khi xuất hàng nếu cĩ những thay đổi bổ sung gấp một số loại thành phẩm, người phụ trách ghi thêm phần xuất bổ sung vào những phiếu trên.
Bước 7: Phịng cân
- Sau đĩ, khách hàng cho xe chạy qua phịng cân để cân xe (đã cĩ thành phẩm) để xác định trọng lượng hàng thực xuất.
- Phịng cân lập Phiếu cân thành phẩm (02 liên): 01 liên lưu và 01 liên giao cho
60
- Phịng cân cho xe chạy trở ra phịng bán hàng để lập hĩa đơn.
Bước 8: Phịng bán hàng/quản lý cơng nợ
- Căn cứ vào Phiếu cân thành phẩm, phịng bán hàng lập Hĩa đơn (03 liên): 01
liên giao cho khách hàng, 01 liên lưu file và 01 liên chuyển sang bộ phận kế
tốn. Đồng thời, phịng bán hàng lập Thơng báo nợ lũy kế đến lần xuất này (02
liên): 01 liên giao cho khách hàng và 01 liên lưu (trường hợp khách hàng mua chịu và khoản nợ phải thu cịn trong hạn mức tín dụng).
- Khách hàng cầm các chứng từ: Phiếu xuất kho, Thơng báo nợ, Hĩa đơn vaø
Giấy phép ra/vào nhà máy để ra cổng. Tại cổng, khách hàng giao Giấy phép ra/vào nhà máy lại cho bảo vệ.
Bước 9: Bộ phận kế tốn
- Sau khi đã xuất hàng, phịng kế tốn nhận được các chứng từ sau: Hĩa đơn,
Phiếu cân thành phẩm và Phiếu xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ này, Phịng
