xuất nhập khẩu và dịch vụ ATT
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT):
Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT cho khách. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng bán trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại cuống
+ Liên 2: Giao cho khách hàng + Liên 3: Giao nội bộ
- Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT - 3LL):
Khi bán hàng thì kế toán lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho. Trên hóa đơn GTGT ghi: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền hàng, tổng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán ghi bằng cả chữ và số. Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, viết một lần qua giấy than:
+ Liên 1 (Màu tím): Được lưu trên gốc quyển hóa đơn GTGT + Liên 2 (Màu đỏ): Giao cho khách hàng
+ Liên 3 (Màu xanh): Được dùng làm chứng từ kế toán, lưu giữ tại công ty. - Phiếu thu (Mẫu số 01-TT)
Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ ghi tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan. Phiếu thu được sử dụng tại công ty gồm 2 liên:
+ Liên 1: Giao cho người nộp tiền + Liên 2: Phòng kế toán thu - Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT):
Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi khi phát sinh các khoản phải chi liên quan đến bán hàng. Là căn cứ xác định chi phí bán hàng.
- Giấy báo có của Ngân hàng:
Là chứng từ được gửi từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.
- Phiếu kế toán: Chứng từ tự lập
- Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ: là bảng tổng hợp hóa đơn chứng từ hàng hóa bán dịch vụ
bán ra trong ngày, liệt kê những mặt hàng được bán ra theo trình tự thời gian. - Hợp đồng kinh tế
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy định của công ty. Nếu chứng từ hợp lý sẽ được chuyển phòng kế toán và các bộ phận liên quan khác. Kế toán có trách nhiệm ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung và chứng từ đó được lưu tại công ty.
Kế hoạch luân chuyển chứng từ được thiết lập sẫn cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ cụ thể trình từ luân chuyển của phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT như sau:
Trình tự luân chuyển chứng từ phiếu xuất kho:
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng mịnh cho nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu xuất kho này do bà Nguyễn Thị Nhường (kế toán bán hàng) viết khi có một nghiệp vụ mua hàng phát sinh. Và trình tự luân chuyển phiếu xuất kho được thực hiện như sau:
B1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng lập xin xuất hoặc ra lênh xuất
B2: Chuyển cho người phụ trách kế toán (kế toán trưởng) của công ty là bà Lê Thị Thu Hà xem xét và duyệt
B3: Bà Nguyễn Thị Nhường - Kế toán bán hàng căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho
B4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất hàng
B5: Khi nhận phiếu xuất kho chuyển cho phụ trách kế toán chính của công ty kí duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán
B6: Trình phiếu xuất kho cho ông Nguyễn Tuấn Anh- Giám đốc ký duyệt chứng từ (vì chứng từ được xét duyệt ngaytừ đầu nên giám đốc chỉ kiểm tra lại và kí duyệt
B7: Kế toán bán hàng sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ
Trình tự luận chuyển hóa đơn giá trị gia tăng:
Kế toán bán hàng ( bà Nguyễn Thị Nhường) tiến hành lập hóa đơn GTGT theo 3 liên, sau đó trình phụ trách kế toán (kế toán trưởng) công ty ( Lê Thị Thu Hà ) ký duyệt (3 liên), giữ liên 1 và chuyển liên 2,3 cho kế toán bán hàng và khách hàng kí xác nhận, khách hàng giữ liên 2 và kế toán bán hàng giữ liên 3, kế toán ghi sổ, kết thúc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
- TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Kế toán đã mở chi tiết tài khoản cấp 2 của TK 511 để thuận tiện cho việc theo dõi hiệu quả cũng như hạch toán các hoạt động tạo ra doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp. Bao gồm: TK 5111- Doanh thu bán hàng; TK 5112- Doanh thu cung cấp dịch vụ.
TK 5111 mở chung cho tất cả các loại hàng, không mở chi tiết cho từng nhóm hàng. - TK 632- Giá vốn hàng bán:
Giá vốn hàng bán của công ty là trị giá của hàng mua theo hoá đơn không bao gồm thuế (công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ)
- Tài khoản 131 “ Phải thu của khách hàng”:
Tài khoản này công ty cũng mở chung cho tất cả các khách hàng chứ không mở riêng cho từng khách hàng. Các khách hàng này chỉ được theo dõi trên sổ chi tiết phải thu khách hàng. (Có thể xem khái quát tên các khách hàng trên Bảng cân đối phát sinh công nợ của
một tài khoản- Phụ lục 22)
- TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về khi bán hàng.
- TK 156 “Hàng hóa”: Phản ánh giá trị hiện có và sự biến động của hàng hóa trong doanh
nghiệp
- TK 3331“Thuế GTGT đầu ra”: phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp cho
nhà nước.
- TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh”: phản ánh chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, bao
gồm:
+ TK 6421 “Chi phí bán hàng”
+ TK 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.2.2.3. Vận dụng tài khoản kế toán
Nghiệp vụ 1: Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa, thu trực tiếp bằng tiền mặt
Ngày 22/01/2015: xuất bán cho Công ty CP Nguyễn Vinh những mặt hàng sau: - Đèn Hậu (40k), số lượng 01 chiếc, đơn giá: 89.000 đồng/chiếc
- Bi moay ơ Trước, số lượng 04 chiếc, đơn giá: 117.000 đồng/chiếc Thuế GTGT 10%, khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
Căn cứ hóa đơn GTGT 0000150 (Phụ lục 09), kế toán viên phản ánh vào phần mềm kế toán như sau: Vào phân hệ Bán hàng Vào Hóa đơn bán hàng sau đó nhập dữ liệu trên hóa đơn vào phần mềm. Tại công ty tất cả các nghiệp vụ bán hàng phát sinh đều phản ánh vào tài khoản 131-Phải thu khách hàng trên phần mềm kế toán. Vì đây là bán lẻ cho nên thường là khách hàng thanh toán ngay,nên ngay sau đó căn cứ phiếu thu số 00001 (Phụ lục
10) kế toán vào phân hệ Tiền mặt, Ngân hàng → vào Phiếu thu rồi nhập dữ liệu trên phiếu
Nợ TK 111: 612.700 Có TK 5111: 557.000 Có TK 3331: 55.700
Đối với Giá vốn, khi nhập mua các mặt hàng, kế toán đã nhập số liệu Giá vốn vào phần mềm bằng cách: Vào phân hệ Mua hàng Phiếu mua hàng trong nước để nhập các mặt hàng đã mua và giá trị các mặt hàng. Khi xuất bán hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho 150
(Phụ lục 11) kế toán vào phân hệ Bán hàng Phiếu xuất kho để nhập dữ liệu mặt hàng đã
bán, phần mềm sẽ tự tính toán số liệu hàng hóa tồn kho để biết hàng hóa nào còn hoặc hết để có kế hoạch dự trữ cần thiết. Đối với nghiệp bán lẻ này, giá vốn được phản ánh như sau:
Nợ TK 632: 462.262 Có TK 156: 462.262
Theo quy trình của phần mềm, số liệu sẽ tự động nhập vào các sổ trên phần mềm như: sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 131..., sổ cái các tài khoản 111, 3331, 156, 632, 511.
Nghiệp vụ 2: Nghiệp vụ bán buôn hàng hóa, khách hàng nhận nợ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày 30/01/2015, xuất kho bán cho Công ty cổ phần ô tô Thành An các mặt hàng với số lượng theo Bảng kê chi tiết bán hàng (Kèm hóa đơn số 0000153, ký hiệu: AT/12P, xuất ngày 30/01/2015) (Phụ lục 12)
Thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán.
Tương tự như nghiệp vụ bán lẻ, kế toán viên căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000153 (Phụ lục 12) phản ánh vào Hóa đơn bán hàng theo dữ liệu trên hóa đơn và phản ánh vào tài khoản 131. Tại công ty, thường là các nghiệp vụ bán buôn khách hàng sẽ nhận nợ và kế toán khi nào nhận được chuyển khoản sẽ phản ánh vào phần mềm tương tự nghiệp vụ bán lẻ trong phân hệ Tiền mặt,ngân hàng. Đối với nghiệp vụ bán buôn này ta hạch toán với số tiền như sau:
Nợ TK 131: 131.923.000 Có TK 511: 119.930.000 Có TK 33311: 11.993.000
Khi xuất bán hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho 153 (Phụ lục 13) kế toán vào phân hệ Bán hàng Phiếu xuất kho để nhập dữ liệu mặt hàng đã bán. Đối với nghiệp bán buôn này, giá vốn được phản ánh như sau:
Nợ TK 632: 99.941.940 Có TK 156: 99.941.940
Theo quy trình của phần mềm, số liệu sẽ tự động nhập vào các sổ trên phần mềm như: sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 131..., sổ cái các tài khoản 111, 3331, 156, 632, 511.
2.2.2.4. Sổ kế toán
Công ty TNHH đầu tư xuất nhập khẩu và dịch vụ ATT sử dụng hình thức sổ Nhật kí chung, ghi sổ kế toán trên phần mềm Asia Accounting. (Giao diện chính của phần mềm Asia Accounting Phụ lục 14)
Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và căn cứ vào các chứng từ kế toán tiến hành ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên sổ nhật ký chung. Trong hình thức Nhật ký chung có sổ nhật ký tổng hợp và chi tiết:
+ Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 15)
+ Sổ cái các tài khoản 111,112, 131 (Phụ lục 16), 156, 33311 (Phụ lục 17), 511 ( Phụ
lục 18), 632 (Phụ luc 19).
- Sổ chi tiết gồm:
+ Sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 20), sổ tiền gửi ngân hàng (Phụ lục 21)
+ Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu theo từng đối tượng khách hàng (131) (Phụ
lục 22)
+ Sổ chi tiết TK 5111
+ Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa (TK 156) : mở chi tiết cho từng mặt hàng
* Trình tự ghi sổ:
- Cuối ngày, căn cứ vào những chứng từ kế toán đã được kiểm tra là hợp pháp, hợp lệ; kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, ghi có để nhập vào máy vi tính theo các bảng biểu thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm, số liệu sẽ tự động nhập vào các sổ trên phần mềm như: sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng và sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 131..., sổ cái các tài khoản 111,112, 131, 3331, 156, 632, 511, 6421.
- Cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán in bằng tay.
Ví dụ: Ngày 22/01/2015, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 150 (phụ lục 09) kế toán vào phân hệ bán hàng → vào hóa đơn đơn bán hàng sau đó nhập dữ liệu trên hóa đơn vào phần mềm. Căn cứ phiếu thu số 00001 (phụ lục 10) kế toán vào phân hệ tiền mặt, ngân hàng →
vào phiếu thu rồi nhập số liệu. Theo quy trình của phần mềm, số liệu sẽ tự động nhập vào các sổ trên phần mềm như: sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 131..., sổ cái các tài khoản 111, 3331, 156, 632, 511.