2.2.1.Chứng từ sử dụng
Để tớnh toỏn được lương cho người lao động, trước hết Cụng ty phải theo dừi được số lượng lao động và thời gian lao động mà mỗi nhõn viờn làm được. Cỏc chứng từ được sử dụng bao gồm:
* Hợp đồng lao động: là văn bản được ký kết giữa người lao động với cụng ty. Đõy là loại giấy tờ quan trọng nhất, lưu trữ cỏc thụng tin về từng nhõn viờn trong doanh nghiệp, đồng thời trong hợp đồng lao động thoả thuận mức lương chớnh mà người lao động được hưởng nếu làm việc đầy đủ. Hợp đồng lao động là tài liệu được sử dụng trong cụng tỏc tớnh lương để đảm bảo rằng cụng ty thực hiện đỳng cỏc khoản lương thưởng theo như hợp đồng lao động đó ký kết.
* Bảng chấm cụng: Cụng ty dựng Bảng chấm cụng để theo dừi ngày cụng làm việc thực tế làm việc, nghỉ việc. Đõy là căn cứ trả lương cho người lao động. Mỗi phũng phải lập bảng chấm cụng hàng thỏng, sau đú chuyển lại cho phũng Hành chớnh tổng hợp. Hàng ngày, trưởng phũng hay ban Quản lý điều hành dự ỏn sẽ chấm cụng cho cỏc nhõn viờn. Bảng chấm cụng được lưu tại phũng Hành chớnh tổng hợp cựng cỏc giấy tờ cú liờn quan.
* Bảng chấm cụng làm thờm giờ: Dựng để theo dừi ngày cụng thực tế làm thờm ngoài giờ để cú căn cứ tớnh thời gian nghỉ bự hoặc thanh toỏn cho người lao
động trong đơn vị. Mỗi phũng nếu trong thỏng phỏt sinh làm thờm giờ đều phải lập bảng này sau đú chuyển lờn cho phũng kế toỏn.
* Bảng thanh toỏn tiền lương: Bảng này được Cụng ty lập theo mấu số 02 – LĐTL, đõy là căn cứ để thanh toỏn tiền lương, phụ cấp, cỏc khoản phụ cấp, cỏc khoản thu nhập tăng thờm ngoài lương cho người lao động. Đồng thời, đõy là căn cứ để kiểm tra việc thanh toỏn tiền lương cho người lao động và thống kờ về lao động, tiền lương. Bảng thanh toỏn tiền lương được lập hàng thỏng dựa trờn cỏc chứng từ như: Bảng chấm cụng, Bảng xếp lương năng suất...
Cuối mỗi thỏng, kế toỏn tiền lương sẽ lập bảng thanh toỏn tiền lương và chuyển cho kế toỏn trưởng soỏt xột, sau đú trỡnh cho giỏm đốc ký duyệt, chuyển cho kế toỏn viết phiếu chi và thủ quỹ phỏt lương.
* Bảng thanh toỏn tiền thưởng: Được cụng ty lập theo mẫu số 03- LĐTL. Bảng thanh toỏn tiền thưởng là chứng từ xỏc nhận số tiền thưởng cho từng nhõn viờn trong cụng ty, là cơ sở để tớnh thu nhập cho mỗi nhõn viờn và là căn cứ ghi sổ kế toỏn. Bảng này do bộ phận kế toỏn lập theo từng bộ phận và phải cú chữ ký, họ tờn người lập, kế toỏn trưởng và giỏm đốc.
*Bảng thanh toỏn làm thờm giờ: Cụng ty lập bảng này theo mẫu số 06- LĐTL. Bảng này dựng để xỏc định khoản tiền lương, tiền cụng làm thờm giờ mà người lao động được hưởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yờu cầu cụng việc.
* Bảng kờ cỏc khoản trớch nộp theo lương: mẫu số 10-LĐTL: dựng để xỏc định số tiền bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế, kinh phớ cụng đoàn mà đơn vị và người lao động phải nộp trong kỳ cho cơ quan quản lý và đõy cũng là cơ sở để ghi sổ kế toỏn. Bảng này được lập làm 2 bản và phải cú chữ ký đầy đủ của kế toỏn trưởng và Giỏm đốc.
Phũng kế toỏn sau khi nhận được cỏc chứng từ tiền lương từ phũng Hành chớnh tổng hợp sẽ chuyển sang tiến hành hạch toỏn ghi sổ và thanh toỏn lương cho người lao động. Chứng từ thanh toỏn tiền lương bao gồm: Phiếu tạm ứng, giấy đề nghị thanh toỏn, phiếu chi...
Sơ đồ 2.1. Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ về tiền lương tại cụng ty
(Nguồn: Phũng Tài chớnh kế toỏn)
Cỏc bộ phận sản xuất - Bảng chấm cụng - Bảng xếp lương năng suất Phũng Hành chớnh tổng hợp Quản lý nhõn sự Tớnh lương - Hợp đồng lao động - Hồ sơ nhõn sự - Bảng tớnh lương - Bảng tổng hợp và phõn bổ tiền lương
Kế toỏn tiền lương
Hạch toỏn và thanh toỏn lương
- Sổ cỏi TK 334, 338, 642 - Phiếu chi, phiếu tạm ứng
Qua sơ đồ trờn ta thấy được một chứng từ tiền lương được chia làm ba giai đoạn. Trước hết mỗi phũng cú trỏch nhiệm ghi nhận thời gian lao động thực tế mà nhõn viờn đó làm trong thỏng, thời gian lao động này được phản ỏnh qua bảng chấm cụng. Đối với bộ phận kỹ sư cụng trương, trưởng bộ phận đỏnh giỏ mức độ hoàn thành cụng việc mà nhõn viờn đó làm được để ghi vào bảng chấm lương năng suất.
Phũng Hành chớnh tổng hợp là nơi lưu giữ hợp đồng lao động và hồ sơ cỏc nhõn viờn trong Cụng ty, kể cả nhõn viờn khụng chớnh thức. Hàng thỏng, nhận được bảng chấm cụng và bảng sếp lương năng suất phũng Hành chớnh tổng hợp sẽ căn cứ vào hợp đồng lao động và cỏc quy định của Cụng ty để tớnh lương cho mỗi nhõn viờn. Bảng tớnh lương cho nhõn viờn được trỡnh lờn ban Giỏm đốc để phờ duyệt, sau khi đó được phờ duyệt mới quyết đinh chớnh thức. Sau đú bảng tớnh lương được chuyển đến phũng kế toỏn để làm cơ sở để trả lương cho nhõn viờn và kế toỏn hạch toỏn tiền lương.
Tại phũng Tài chớnh kế toỏn, bảng lương được sử dụng để kế toỏn viờn trả lương cho nhõn viờn qua TK của Cụng ty tại ngõn hàng và dựng làm chứng từ để ghi sổ. Kế toỏn sẽ viết Ủy nhiệm chi gửi đến ngõn hàng để thanh toỏn tiền lương.