- Th i gian: Tr c khi th c hi n giao d ch v i khách hàng.
- Tác nhân tham gia vào quá trình l p b ng giá: B ph n kinh doanh, ban qu n lý.
- Vai trò c a quá trình l p b ng giá: là c s t o ngu n thu tr c ti p cho Công ty, đ ng th i đáp ng nhu c u c a khách hàng thông qua các gói d ch v . Là c s đ
phân lo i các đ n hàng, th ng kê, báo cáo doanh thu c a Công ty.
- Các b c ti n hành:
+ B ph n kinh doanh, ban qu n lý nghiên c u phân tích l p danh sách các gói d ch v .
+ B ph n kinh doanh, ban qu n lý phân chia các vùng và các khu v c, b ng giá
đ c phân chia thành 2 lo i áp d ng cho hai vùng đó là Thành Ph H Chí Minh và Liên T nh.
+ B ng giá áp d ng cho vùng TP.HCM đ c tính d a vào các khu v c bao g m: n i thành, ngo i thành và ngo i thành hai. V i các gói d ch v nh : Ti t ki m, giao nhanh, qua ngày, h n gi . Tùy khu v c s có các gói khác nhau ho c gi ng nhau và có m t m c giá riêng bi t.
+ B ng giá áp d ng cho vùng Liên T nh đ c tính d a vào kh i l ng c a hàng hóa không tính theo kho ng cách. Liên t nh bao g m 64 t nh thành trên c n c v i các gói d ch v nh : Giao ngay (1 ngày), giao nhanh (2 đ n 3 ngày), ti t ki m (4 đ n 6 ngày). Tùy theo kh i l ng s có các gói d ch v khách nhau và có m t m c giá riêng biêt.
+ B ph n kinh doanh, ban qu n lý nghiên c u m c giá phù h p cho t ng lo i khách hàng, t ng khu v c và t ng vùng khác nhau.
+ T ng h p các phân tích, nghiên c u l p ra m t b ng giá th ng nh t và đ xu t lên ban lãnh đ o phê duy t.
SVTH: inh V n ng Trang 17 2.4.6. Quy trình thanh toán đ n hàng
- Th i gian: Th c hi n khi th i gian thanh toán đ n hàng đ n k h n (2 đ n 3 tu n) ho c khách hàng có nhu c u thanh toán ti n thu h và phí v n chuy n s m h n k h n.
- Tác nhân tham gia vào quá trình thanh toán đ n hàng: B ph n k toán, nhân viên thanh toán, khách hàng.
- Vai trò c a quá trình l p phi u thanh toán: Thanh toán ti n thu h cho khách hàng, thanh toán phí v n chuy n c a khách hàng, t o ngu n doanh thu cho Công ty.
- Các b c ti n hành:
+ Khi đ n k h n thanh toán đ n hàng k toán s ki m tra các đ n hàng c a t ng khách hàng.
+ K toán s ki m tra, đ i chi u các đ n hàng đã l u tr trong c s d li u v i các đ n hàng trong phi u g i hàng.
+ Nhân viên ch m sóc khách hàng thông báo đ n khách hàng là đ n k h n thanh toán đ n hàng.
+ K toán xu t phi u thanh toán và chuy n cho nhân viên thanh toán đ n g p khách hàng. Sau khi nh n phi u thanh toán khách hàng ki m tra, đ i chi u v i phi u g i hàng và thanh toán, sau khi thanh toán khách hàng ký tên xác nh n đã thanh toán.
+ K toán c p nh t l i tình tr ng phi u thanh toán đã hoàn t t.
- K t thúc quá trình thanh toán đ n hàng.
2.4.7. Quy trình th ng kê, báo cáo
- Th i gian: Cu i tháng, cu i k , cu i n m ho c khi có yêu c u c a ban lãnh đ o.
- Tác nhân tham gia vào quá trình th ng kê, báo cáo: B ph n k toán, b ph n kinh doanh, b ph n qu n lý kho.
- Vai trò c a quá trình th ng kê, báo cáo: Giúp bi t đ c k t qu ho t đ ng kinh doanh trong tháng, trong quý, trong n m. Bi t đ c s chênh l ch l i nhu n gi a các th i đi m đ có các chi n l c kinh doanh phù h p. Giúp th ng kê phí v n chuy n, ti n thu h c a khách hàng, t ng s l ng đ n hàng, s l ng đ n hàng c a t ng khách hàng…
- Các b c ti n hành:
+ Khi đ n k h n ho c có yêu c u th ng kê báo cáo các b ph n đ m nhi m vi c th ng kê, báo cáo s th ng kê, báo cáo các m c nh : th ng kê đ n hàng, th ng kê khách hàng, th ng kê thanh toán…
SVTH: inh V n ng Trang 18
- K t thúc quá trình th ng kê, báo cáo.
2.4.8. Quy trình tìm ki m thông tin
- Th i gian: X y ra khi ng i dùng có nhu tìm ki m thông tin (Khách hàng, đ n hàng, nhân viên, phi u thanh toán…).
- Tác nhân tham gia vào quá trình tìm ki m thông tin: Ban qu n lý, b ph n kinh doanh, b ph n k toán, b ph n qu n lý kho.
- Vai trò c a vi c tìm ki m thông tin:
+ Tìm ki m thông tin nhanh chóng, chính xác, hi n th đ y đ thông tin c n tìm.
+ Giúp quá trình làm vi c hi u qu h n.
- Các b c ti n hành:
+ Tìm ki m đ n hàng ng i dùng l a ch n các tiêu chí tìm ki m nh sau:
Tìm theo mã đ n hàng: H th ng s hi n th chính xác thông tin đây c a
đ n hàng đ c l u tr thông qua mã đ n hàng.
Tìm theo tên khách hàng: H th ng s hi n th danh sách các đ n hàng c a cùng tên khách hàng đang tìm ki m.
Tìm theo ngày đ n hàng, ngày giao: H th ng s hi n th danh sách các đ n hàng có cùng ngày đ n hàng ho c ngày giao đang đ c tìm ki m.
Tìm theo tình tr ng đ n hàng: H th ng s hi n th danh sách các đ n hàng có cùng tình tr ng đ n hàng đang đ c tìm ki m.
+ Tìm ki m khách hàng ng i dùng l a ch n các tiêu chí tìm ki m nh sau:
Tìm theo mã khách hàng: H th ng hi n th chính xác thông tin c a khách hàng đ c l u tr thông qua mã khách hàng.
Tìm theo Tên khách hàng: H th ng s hi n th dánh sách các khách hàng có cùng tên đang tìm ki m.
Tìm theo đa ch : H th ng s hi n th danh sách các khách hàng có cùng
đa ch các qu n huy n trong thành ph đang đ c tìm ki m.
+ Tìm ki m phi u thanh toán ng i dùng l a ch n các tiêu chí tìm ki m nh :
Tìm theo s phi u: h th ng s hi n th chính xác thông tin c a phi u thanh toán đ c l u tr thông qua s phi u.
Tìm theo tên khách hàng: H th ng s hi n th danh sách các phi u thanh toán c a cùng khách hàng đang đ c tìm ki m.
Tìm theo ngày thanh toán: H th ng s hi n th danh sách các phi u thanh toán có cùng ngày thanh toán đang tìm ki m.
SVTH: inh V n ng Trang 19
- K t thúc quá trình tìm ki m thông tin.
2.5. Mô T Ch c N ng C a H Th ng
2.5.1. Ch c n ng qu n lý ng i dùng
a. Thêm ng i dùng
Tóm t t: Ch có admin m i có quy n thêm ng i dùng, thêm ng i dùng m i v i các thông tin liên quan nh : tên đ ng nh p, m t kh u, quy n h n, h tên, gi i tính,
đa ch , đi n tho i, email…
Các s ki n:
- S ki n chính:
+ Admin ch n ch c n ng thêm ng i dùng.
+ H th ng hi n th giao di n thêm ng i dùng.
+ Admin nh p các thông tin liên quan đ n ng i dùng nh : tên đ ng nh p, m t kh u, quy n h n, h tên, gi i tính, đa ch , đi n tho i, email…
+ Admin ch n l u thông tin.
+ H th ng ki m tra s h p l c a thông tin và thêm ng i dùng vào c s d li u c a h th ng.
+ K t thúc s ki n.
- S ki n ph :
+ S ki n ph 1:
Admin h y b vi c thêm ng i dùng.
H th ng s b qua giao di n thêm ng i dùng và tr v giao di n chính.
K t thúc s ki n
+ S ki n ph 2:
Admin nh p các thông tin không h p l .
H th ng hi n th thông báo l i.
K t thúc s ki n.
- Tr ng thái h th ng tr c khi th c hi n ch c n ng thêm ng i dùng: Admin ph i đ ng nh p thành công vào h th ng tr c khi th c hi n ch c n ng này.
- Tr ng thái h th ng sau khi th c hi n ch c n ng thêm ng i dùng:
SVTH: inh V n ng Trang 20
+ Tr ng h p th t b i: H th ng thông báo l i và không thêm đ c ng i dùng vào h th ng.
b. S a ng i dùng
Tóm t t: Admin s d ng ch c n ng này đ s a các thông tin liên quan đ n ng i dùng nh : H tên, quy n h n, gi i tính, đa ch , đi n tho i, email…
Các s ki n:
- S ki n chính:
+ Admin ch n b ng ghi c n s a và s a l i thông ng i dùng cho phù h p.
+ H th ng s ki m tra s h p l c a thông tin.
+ Admin ch n l u thông tin.
+ H th ng xác nh n và c p nh t thông tin ng i dùng m i.
+ K t thúc s ki n
- S ki n ph :
+ S ki n ph 1:
Admin h y b vi c s a ng i dùng.
H th ng b qua giao di n s a thông tin ng i dùng và tr v giao di n chính.
K t thúc s ki n.
+ S ki n ph 2:
Thông tin admin nh p vào không h p l .
H th ng hi n th thông báo l i.
K t thúc s ki n.
- Tr ng thái h th ng tr c khi th c hi n ch c n ng s a thông tin ng i dùng: Admin ph i đ ng nh p thành công vào h th ng tr c khi th c hi n ch c n ng này.
- Tr ng thái h th ng sau khi th c hi n ch c n ng s a thông tin ng i dùng:
+ Tr ng h p thành công: thông tin ng i dùng đ c c p nh t l i trong h th ng.
+ Tr ng h p th t b i: h th ng báo l i và không thay đ i thông tin c a ng i dùng trong h th ng.
SVTH: inh V n ng Trang 21
Tóm t t: Admin s d ng ch c n ng này đ xóa ng i dùng ra kh i h th ng.
Các s ki n:
- S ki n chính:
+ H th ng hi n th giao di n ch a danh sách ng i dùng.
+ Admin ch n ng i dùng c n xóa, click vào nút “Xóa”.
+ H th ng th c hi n xóa ng i dùng đó. + K t thúc s ki n. - S ki n ph : + S ki n ph 1: Admin h y b vi c xóa ng i dùng. H th ng không th c hi n ch c n ng xóa ng i dùng. K t thúc s ki n. + S ki n ph 2: H th ng có l i x y ra trong quá trình x lý.
H th ng hi n th thông tin báo l i.
K t thúc s ki n.
- Tr ng thái h th ng tr c khi th c hi n ch c n ng xóa ng i dùng: Admin ph i đ ng nh p thành công vào h th ng sau đó th c hi n ch c n ng này.
- Tr ng thái h th ng sau khi th c hi n ch c n ng xóa ng i dùng:
+ Tr ng h p thành công: h th ng s xóa ng i dùng ra kh i h th ng.
+ Tr ng h p th t b i: h th ng s báo l i và không xóa ng i dùng ra kh i h th ng.
d. i m t kh u
Tóm t t: Amind, các nhân viên s d ng h th ng có th s d ng ch c n ng đ i m t kh u.
Các s ki n:
- S ki n chính:
+ Ng i dùng ch n ch c n ng thay đ i m t kh u.
SVTH: inh V n ng Trang 22
+ Ng i dùng nh p l i m t kh u c , m t kh u m i và m t kh u xác nh n.
+ H th ng ki m tra s h p l c a thông tin.
+ Ng i dùng ch n l u thông tin.
+ H th ng s l u thông tin m t kh u m i vào h th ng.
+ K t thúc s ki n. - S ki n ph : + S ki n ph 1: Ng i dùng h y b vi c thay đ i m t kh u. H th ng không th c hi n ch c n ng thay đ i m t kh u. K t thúc s ki n. + S ki n ph 2:
Thông tin ng i dùng nh p vào h th ng không h p l .
H th ng hi n th thông báo l i.
K t thúc s ki n.
- Tr ng thái h th ng tr c khi th c hi n ch c n ng đ i m t kh u: Admin, các nhân viên s d ng h th ng ph i đ ng nh p thành công vào h th ng tr c khi th c hi n ch c n ng này.
- Tr ng thái h th ng sau khi th c hi n ch c n ng đ i m t kh u:
+ Tr ng h p thành công: h th ng s c p nh t l i thông tin m t kh u và l u vào h th ng.
+ Tr ng h p th t b i: H th ng thông báo l i và không thay d i m t kh u.
2.5.2. Ch c n ng qu n lý đ n hàng
a. L p đ n hàng
Tóm t t: Admin, k toán s d ng ch c n ng thêm đ n hàng. Thêm vào các thông tin liên quan đ n đ n hàng nh : S đ n hàng, ng i g i, ng i nh n, hàng hóa, ngày đ n hàng, phí v n chuy n, ti n thu h …
Các s ki n:
- S ki n chính:
+ Ng i dùng ch n ch c n ng l p đ n hàng.
SVTH: inh V n ng Trang 23
+ Ng i dùng nh p các thông tin liên quan đ n đ n hàng nh : S đ n hàng, ng i g i, ng i nh n, đa ch ng i nhân, đi n tho i ng i nh n, phí v n chuy n, thu ti n h , ngày đ n hàng…
+ Ng i dùng ch n ch c n ng “T o đ n hàng”.
+ H th ng ki m tra s h p l c a thông tin đ a vào, xác nh n và l u thông tin vào h th ng.
+ K t thúc s ki n.
- S ki n ph :
+ S ki n ph 1:
Ng i dùng h y b vi c t o đ n hàng.
H th ng s xóa các thông tin v a nh p.
K t thúc s ki n.
+ S ki n ph 2:
H th ng x y ra l i trong quá trình t o đ n hàng.
H th ng thông báo l i và không thêm đ n hàng vào c s d li u.
K t thúc s ki n.
- Tr ng thái h th ng tr c khi th c hi n ch c n ng l p đ n hàng. Ng i dùng ph i đ ng nh p thành công vào h th ng tr c khi th c hi n ch c n ng này.
- Tr ng thái h th ng sau khi th c hi n ch c n ng l p đ n hàng:
+ Tr ng h p thành công: H th ng s thêm thông tin đ n hàng vào c s d li u.
+ Tr ng h p th t b i: H th ng s thông báo l i và không l u thông tin đ n hàng vào c s d li u.