CHỨNG TỪ GHI SỔ Số :04 Ngày 31 tháng 3 năm 2010
Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
SH Ngày
tháng
Nợ Có
4510 31/3 Mua dầu Shell bỏn thẳng cho C.ty Hon đa VN
632Shell 331 196.117.652
Thuế GTGT phải trả 1331 331 19.611.765
Tổng cộng: 215.729.417
Kem theo... chứng từ
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
Các chứng từ ghi sổ trờn cũng được chị Anh lờn chi tiết và cuối tháng chuyển đến cho chị Hiền, chị Hiền vào sổ cái TK 632 và các TK liân quan, đồng thời vào sổ cái theo dõi chi tiết giỏ vốn dầu và ụtô riêng phục vụ cụng tác đánh giỏ hiệu quả SXKD, cụ thể sổ cái như sau:
Sổ kế toán chi tiết
Tháng 3 năm 2010 Tên TK 632- Giỏ vốn ụtĩ ĐVT: đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có
31/3 03 31/3 Giỏ vốn ụtĩ xuất bỏn cho N.Minh 156ụtô 151.000.000 31/3 08 31/3 k/c xỏc định kqKD 911 151.000.000 Cộng phát sinh 151.000.000 151.000.000 Dư cuối kỳ Kèm theo...chứng từ Ngày 31 tháng 3 năm 2010
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Sổ kế toán chi tiết
Tháng 3 năm 2010 Tên TK 632- Giỏ vốn dầu Shell
ĐVT: đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 31/3 04 31/3 Giỏ vốn dầu 331 196.117.652
xuất cho C.ty Hon đa 31/3 08 31/3 k/c xỏc định kqKD 911 196.117.652 Cộng phát sinh 196.117.652 196.117.652 Dư cuối kỳ Kèm theo...chứng từ Ngày 31 tháng 3 năm 2010
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Chị Nguyễn Thị Thu Hiền song song với việc vào chi tiết giỏ vốn cỏc mặt hàng thì đồng thời lờn sổ cái tổng hợp giỏ vốn toàn bộ các mặt hàng theo tháng, quý, năm phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh toàn cụng ty
Theo các số liệu trờn ta cú: Sổ cái Tháng 3 năm 2010 Tên TK 632- Giỏ vốn hàng bỏn ĐVT: đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có
31/3 03 31/3 Giỏ vốn ụtĩ bỏn ra
156ụtô 151.000.000 31/3 04 31/3 Giỏ vốn dầu
xuất cho C.ty Hon đa 331 196.117.652 31/3 08 31/3 k/c xỏc định kqKD 911 347117652 Cộng phát sinh 347.117.652 347.117.652 Dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 3 năm 2010
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
2.4 Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng: là biểu hiện bằng tiền của các khoản chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, chi phí dịch vụ ngoài và chi phí bằng tiền khác.
Chi phí bán hàng của Công ty bao gồm: chi phí cho nhân viên bán hàng; Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho bán hàng; Chi phí vận chuyển, thuê kho bãi; chi phí kiểm nhận hàng; chi dịch vụ mua ngoài: điện thoại, fax…
2.4.1 Chứng từ và thủ tục kế toán:
Tại cụng ty cổ phần vận tải các chứng từ sử dụng để làm cơ sở cho việc hạch toán chi phí bán hàng bao gồm: Hoá đơn GTGT (tiền điện, tiền nước, điện thoại), Phiếu chi, Giấy báo Nợ của Ngân hàng, Uỷ nhiệm thu, Hợp đồng sửa chữa TSCĐ, Hợp đồng quảng cáo, tem vé đặc thù (khi đi công tác), Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Tài khoản kế toán sử dụng TK 641 và các TK 111, 112, 141,214, 331,334,338…. * Trình tự tập hợp chi phí bán hàng.
Chứng từ gốc
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
2.4.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng:
Hàng ngày các chứng từ thanh toán được các bộ phận chuyển lờn phòng kế toán cho chị Nguyễn Thị Thu Hiền, chị HIền kiểm tra các chứng từ này nếu đủ điều kiện chi chị Hiền sẽ chuyển sang cho chị Thư làm thủ tục chi tiền mặt hoặc chuyển khoản thanh toán, nếu chưa thanh toán thì các chứng từ được chuyển sang cho chị Anh hạch toán vào chi phí và cụng nợ phải trả. Sau đú chứng từ ghi sổ này lại chuyển sang chị Hiền kế toán trưởng hạch toán vào sổ cái TK 641 và các TK liân quan rồi làm thao tác kết chuyển chi phí xác định kết quả kinh doanh.TK 641
Một số chứng từ liên quan đến tập hợp chi phí bán hàng của công ty:
Ví dụ 7: Ngày 16/3/2010 bưu điện thanh toán tiền cước điện thoại của bộ phận bán hàng, chị Hà Thị Thư viết phiếu chi như sau:
CÔNG TY CP VẬN TẢI & DỊCH VỤ Mẫu số: 02- TT
Địa chỉ: TT-HN (Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ- ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 16 tháng 3 năm 2010
Số: 150 Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Sổ cái TK 641
Bảng cân đối số phát sinh
Nợ TK: 641ụtô;641 Shell; 133
Có TK: 111 Họ và tên người nhận: Bưu điện thành phố Hà Nội
Địa chỉ: Thanh Trì, Hà Nội.
Lý do nộp tiền: Thanh toán tiền điện thoại nhân viên bán hàng Số tiền: 6.456.506 đ
Viết bằng chữ: Sáu triệu bốn trăm năm mươi sáu ngàn năm trăm lẻ sáu đồng chẵn. Kèm theo: 01 Chứng từ gốc.
Đó thanh toán đủ số tiền: Sáu triệu bốn trăm năm mươi sáu ngàn năm trăm lẻ sáu đồng. Ngày 2 tháng 3 năm 2010 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập Phiếu (ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên)
Trong số tiền trờn cú của bộ phận bán ụtô là 3.000.000,đ cũn lại là của bộ phận bán dầu Shell khụng kể thuế GTGT.
Ví dụ 8: Cửa hàng ụtô chuyển về :
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG HB/2010B Liên 2: Liên giao khách hàng Số: 0001287
Ngày 10 tháng 3 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty VPP Hồng Hà
Địa chỉ: 35-Lý Thường Kiệt- Hà Nội
SốTK:……… Điệnthoại:……….MS: 0 1 0 1 0 2 1 3 0 8
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ
Địa chỉ: Km12+300 Quốc lộ 1A Thanh Trì – HN SốTK:
……… Hình thức thanh toán: CK…….MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Catalogue xe ôtô Bộ 1 3.090.909 Cộng tiền hàng: 3.090.909
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 309.091
Tổng cộng tiền thanh toán: 3.400.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên )
Với hoá đơn trờn chị Thư cũng viết phiếu chi số 151 trả tiền mặt sau đú toàn bộ phiếu chi kèm theo chứng từ gốc được chuyển cho chị Hiền ký và chuyển qua Giám đốc cụng ty duyệt chi, rồi chuyển về chị Hồng thủ quỹ chi tiền ký vào phiếu chi và chuyển qua chỗ chị Anh để hạch toán.
C.ty CP vận tải và DV
CHỨNG TỪ GHI SỔ số : 5
Ngày 31 tháng 3 năm 2010
Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
SH Ngày Nợ Có
150 16/3 TT tiền điện thoại cho các 641ụtô 111 3.000.000
bộ phận 641Shell 111 2.869.551
Thuế GTGT cước ĐT đó
chi 133 111 586.995
151 16/3 Mua catalogue xe ô tô 641ụtô 111 3.090.909
Thuế GTGT đó trả 133 111 309.091
Tổng cộng 9.856.506
Kèm theo...chứng từ
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ví dụ 9: a)- Trong tháng 3/2010 tiền thuê cửa hàng ụtô và tiền điện phải trả cho C.ty B là: 15.000.000,đ. Tiền lương của 2 bộ phận như sau:
Bộ phận bán ụtô: 10.000.000,đ Bộ phận bán dầu Shell: 7.000.000,đ
b)- Trong tháng trích khấu hao bộ phận ụtô: 5.000.000,đ bộ phận Shell: 1.500.000,đ
Trờn cơ sở số liệu trờn ta lờn chứng từ ghi sổ sau: C.ty CP vận tải và DV
CHỨNG TỪ GHI SỔ số: 6
Ngày 31 tháng 3 năm 2010
Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
SH Ngày Nợ Có
... 31/3 Tiền thuê CH và tiền điện
PT 641ụtô 331 15.000.000
... 31/3 Lương phải trả T3/10 641ụtô 334 10.000.000 641Shell 334 7.000.000 ... 31/3 Trích khấu hao cho bán ụtô 641ụtô 214 5.000.000 Trích khấu hao cho bán dầu 641Shell 214 1.500.000
Tổng cộng 38.500.000
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trờn đõy em đó lấy 1 số vớ dụ về phát sinh chi phí bán hàng trong tháng 3/2010 ở cụng ty CP vận tải và DV, từ các chứng từ ghi sổ trờn ta lờn sổ cái TK 641 và chi tiết cho từng bộ phận như sau:
Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
641- Chi phí bán hàng(ụtô) Tháng 3/2010
Ngày 31 tháng 3 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Chứng từ ghi
sổ Diễn giải TK đốiứng Số tiền
Số Ngày Nợ Có
5 31/3 TT tiền điện thoại 111 3.000.000
5 31/3 Mua catalogue xe ô tô 111 3.090.909 6 31/3 Thuê CH + điện 331 15.000.000 6 31/3 Lương phải trả 334 10.000.000 6 31/3 Trích khấu hao 214 5.000.000 08 31/3 K/c sang TK 911 911 36.090.909 Tổng cộng: 36.090.909 36.090.909
Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
641- Chi phí bán hàng(Shell) Tháng 3/2010
Ngày 31 tháng 3 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Chứng từ ghi
sổ Diễn giải TK đốiứng Số tiền
Số Ngày Nợ Có
5 31/3 TT tiền điện thoại 111 2.869.551
6 31/3 Lương phải trả 334 7.000.000
6 31/3 Trích khấu hao 214 1.500.000
08 31/3 K/c sang TK 911 911 11.369.551
Tổng cộng: 11.369.55
2.4.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng:
Việc hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng do chị Hiền đảm trách sau khi chị Anh đó hạch toán lờn chứng từ ghi sổ thì chị Hiền vào sổ cái các TK chi phí và các TK liân quan khác sau đú kết chuyển phục vụ cho việc xác định hiệu quả SXKD của cơng ty. Theo các vớ dụ trờn chị Hiền vào sổ cái và đồng thời bỉc tách chi phí 641 ụtô và 641Shell.
Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
641- Chi phí bán hàng Tháng 3/2010
Ngày 31 tháng 3 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.5 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty bao gồm: Lương và tiền ăn trưa của nhân viên quản lý; Các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý; Vật liệu, đồ dùng văn phòng; Chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa TSCĐ dùng cho quản lý; Thuế, phí, lệ
Chứng từ ghi
sổ Diễn giải TK đối
ứng
Số tiền
Số Ngày Nợ Có
5 31/3 TT tiền điện thoại 111 5.869.551
5 31/3 Mua catalogue xe ô tô 111 3.090.909 6 31/3 Thuê CH + điện 331 15.000.000 6 31/3 Lương phải trả 334 17.000.000 6 31/3 Trích khấu hao 214 6.500.000 08 31/3 K/c sang TK 911 911 47.460.460 Tổng cộng: 47.460.460 47.460.460
phí; Chi phí xăng xe, cầu đường, công tác phí; Dịch vụ mua ngoài: điện sáng, điện thoại, nước sinh hoạt; Chi phí hội họp, tiếp khách, quảng cáo; Chi phí bằng tiền khác.
Đối với các khoản chi phí phát sinh theo tháng như chi phí về lương, tiền ăn của nhân viên quản lý, chi phí điện sáng, điện thoại, nước sinh hoạt, chi phí khấu hao TSCĐ, … sẽ được hạch toán ngay vào tháng phát sinh.
Đối với các khoản chi phí lớn liên quan đến nhiều kỳ kế toán (như thuế môn bài, thuế đất, chi phí sửa chữa TSCĐ, …) thì sẽ tiến hành phân bổ.
2.5.1 Chứng từ và thủ tục kế toán:
Các chứng từ sử dụng để làm cơ sở cho việc hạch toán gồm: giống kế toán chi phí bán hàng.
Tài khoản kế toán sử dụng TK 642 và các TK 111, 112, 141, 131…. - Trình tự tập hợp chi phí bán hàng.
Ghi chú:
2.5.2 Kế toán chi tiết chi phí và tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp:
Cuối tháng căn cứ trên những chứng từ gốc có liên quan, kế toán lập chứng từ ghi sổ và vào sổ cái TK 642
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Chứng từ gốc Sổ cái TK 642 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số
Một số chứng từ liên quan đến tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty:
Ví dụ 10: Trong tháng 3/2010 cụng ty cú trang bị cho phòng hành chính 01 máy tính theo hoá đơn sau:
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG DB/2010B Liên 2: Liên giao khách hàng Số: 0007216 Ngày 11 tháng 3 năm 2010
Họ tên người bán hàng:
Đơn vị bán hàng: Công ty Máy tính Thần Kỳ Địa chỉ: khu Trung Hồ quận Cầu giấy – HN
SốTK:……… Điệnthoại:……….MS:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Nguyên Nhung Tên đơn vị: Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Địa chỉ: Km 12 +300 Quốc lộ 1A Thanh Trì HN
SốTK:……… Hình thức thanh toán: CK…….MS: S T T Tên hàng hóa, dịch vụ ĐV T Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 01 Máy Latop + chuột Latop Cái 01 9.918.702
(kèm Pin + bộ dây nạp)
Cộng tiền hàng: 9.918.702 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 991.870 Tổng cộng tiền thanh toán: 10.910.572
Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu chín trăm mười ngàn năm trăm bẩy mươi hai đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên )
0 1 0 0 1 0 8 5 8 9
Khi cú hoá đơn trờn chuyển đến phòng kế toán kèm theo biân bản giao nhận hàng, lệnh duyệt của Giám đốc cụng ty, chị Hiền kế toán trưởng kiểm tra sau đú chuyển sang chị Thư viết phiếu chi mẫu như sau:
CÔNG TY CP VẬN TẢI & DỊCH VỤ Mẫu số: 02- TT
Địa chỉ: TT-HN (Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ- ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 12 tháng 3 năm 2010
Số: 26
Nợ TK: 642;133 Có TK: 111
Họ và tên người nhận: Nguyễn Nguyên Nhung Địa chỉ: Phòng hành chính
Lý do nộp tiền: Mua Latop Số tiền: 10.910.572d
Viết bằng chữ: Mười triệu chín trăm mười ngàn năm trăm bẩy mươi hai đồng. Kèm theo: 01 Chứng từ gốc.
Đó thanh toán đủ số tiền: Mười triệu chín trăm mười ngàn năm trăm bẩy mươi hai đồng. Ngày 12 tháng 3 năm 2010. Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập Phiếu (ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên)
Ví dụ 11: Trong tháng 3/2010 cú các chi phí quản lý phát sinh như sau:
- Hoá đơn chi phí điện đó chi tiền mặt PC số 27 ngày 15/3: 5.200.000,đ (đó bao gồm thuế GTGT)
- Tiền cước điện thoại: 4.200.000,đ (đó bao gồm thuế GTGT) đó chi tiền mặt PC số 28 ngày 16/3
- Lương phải trả bộ phận quản lý: 20.000.000,đ.
Toàn bộ các chứng từ gốc kèm phiếu chi, cùng bảng thanh toán lương được chuyển đến chị Vũ Thị Hồng Anh hạch toán:
C.ty CP Vận tải và DV
CHỨNG TỪ GHI SỔ số : 7
Ngày 31 tháng 3 năm 2010
Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
SH Ngày Nợ Có
26 12/3 Mua máy tính 642 111 9.918.702
Thuế GTGT đó trả 133 111 991.870
27 15/3 Chi trả tiền điện 642 111 4.727.273
Thuế GTGT đó trả 133 111 472.727
28 16/3 Chi trả cước điện thoại 642 111 3.818.182
Thuế GTGT đó trả 133 111 381.818
… 31/3 Tính lương phải trả 642 334 20.000.000
Tổng cộng: 40.310.572
Kèm…chứng từ
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trờn cơ sở chứng từ ghi sổ trờn chị Hiền vào sổ cái TK 642 như sau:
Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ
642-Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 3/2010
Ngày 31 tháng 3 năm 2010
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Tương tự như trờn trong tháng cú các chi phí phát sinh nào các nhõn viân kế toán theo nhiệm vụ được phân cơng tuần tự thao tác cơng việc. Cuối mỗi tháng, mỗi quý hoặc cả năm khi đó cú đầy đủ các yếu tố về doanh thu, giỏ vốn và các chi phí chị Hiền kế toán trưởng sẽ làm các thao tác kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh