Tình hình nhập, xuất, tồn trong tháng được kế toán theo dõi trên sổ cái TK 156 và TK 632 để phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT bán hàng. Hàng hóa sau khi xuất bán được ghi nhận là tiêu thụ thì kế toán sẽ phản ánh vào giá bán vốn vào sổ cái giá vốn hàng bán.
Như ví dụ ở trên tháng 3/2010 công ty bán 01 ôtô tải Suzuki và 01 lô dầu Shell tương ứng với 02 hoá đơn mua hàng trong thỏng 3/2010.
*)- Với mặt hàng ụtô khi viết hoá đơn bán cho C.ty CP Nhật Minh, chị Đỗ Thị Thu Hồng sẽ viết phiếu xuất kho(Mẫu phiếu xuất đó cú ở trờn) chuyển đến cho chị Vũ Thị Hồng Anh, chị Anh sẽ lờn chứng từ ghi sổ :
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số :03 Ngày 31 tháng 3 năm 2010
ĐVT: Đồng Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Sổ cái TK 632
Sổ chi tiết Chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số
Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
SH Ngày
tháng
Nợ Có
10 31/3 Xuất ụtô cho C.ty N.Minh
632ụtô 156ụtô 151.000.000
Tổng cộng: 151.000.000
Kem theo... chứng từ Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
Việc theo dõi nhập, xuất tồn kho các loại ụtô được giao cho chị Đỗ thị thu Hồng đảm nhận. Hàng ngày khi cú các hoá đơn ụtụ của phòng kinh doanh chuyển lờn, chị Hồng sẽ làm phiếu nhập, khi bán ụtô chị Hồng làm phiếu xuất, sau đú chuyển hoá đơn và 01 liân phiếu nhập, 01 liân phiếu xuất sang cho chị Anh hạch toán. Chị Hồng hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập phiếu xuất vào sổ chi tiết vật tư theo dõi chi tiết cho từng loại ụtô (vớ dụ bảng số 01). Cuối tháng chị Hồng phải đối chiếu số liệu tồn kho ở sổ chi tiết của mình với sổ cái TK 156 ụtụ của chị Hiền kế toán trưởng.
*)- Với mặt hàng dầu Shell cụng ty bán theo hình thức xuất thẳng khụng qua kho, vớ dụ tháng 3/2010 C.ty Hon đa VN cú đơn đặt lĩ hàng (C.ty đó viết hoá đơn xuất bán ở trờn), căn cứ đơn đặt hàng trờn bộ phận bán dầu làm đơn đặt hàng với C.ty Shell VN TNHH và fax đơn trờn vào hóng, hóng Shell sẽ xuất hoá đơn lĩ dầu trờn cho C.ty CP vận tải và DV(đó cú hoá đơn ở trờn), hoá đơn được in qua phần mềm tại kho của hóng ở miền Bắc, C.ty CP vận tải và DV cho xe đi lấy hàng giao luơn cho khách khụng qua kho cụng ty. Do vậy giỏ vốn dầu shell được thể hiện như sau: (ở chứng từ ghi sổ số 04)
*)- Việc hạch toán chi tiết hàng hoá ở cụng ty CP vận tải và DV được thực hiện theo phương pháp thẻ song song cả thủ kho và kế toán cùng đồng thời theo dõi.