- Địa chỉ: Trụ sở chính tại tầng 12, tòa nhà CMC, phố Duy Tân, Dịch Vọng
b. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
3.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán mặt hàng máy tính tại công ty TNHH sản xuất và thương mại CMC
3.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán mặt hàng máy tính tạicông ty TNHH sản xuất và thương mại CMC công ty TNHH sản xuất và thương mại CMC
Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty TNHH sản xuất và thương mại CMC kết hợp với những lí luận trong chế độ và chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành, em nhận thấy công tác kế toán bán hàng nói chung và bán mặt hàng máy vi tính nói riêng của công ty về cơ bản đã đảm bảo tuân thủ đúng các chế độ của nhà nước và phù hợp với điều kiện thực tế của công ty hiện nay. Nhưng bên cạnh đó, công ty vẫn còn những tồn tại chưa hợp lí. Việc giải quyết các vấn đề này là hết sức cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán mặt hàng máy vi tính tại công ty như sau:
3.2.1.Hoàn thiện chứng từ ban đầu
Lí do: Chứng từ sử dụng được luân chuyển đúng theo qui định và có sự qui
định trách nhiệm rõ ràng. Nhưng tại phòng kế toán, các chứng từ được tập hợp về lại chưa có công tác phân loại. Như vậy, khi muốn đối chiếu số liệu sẽ gây khó khăn và tốn thời gian, đặc biệt là khi có cơ quan Thuế đến kiểm tra.
Giải pháp: Các chứng từ gốc khi được chuyển về phòng kế toán cần phải được
phân loại, sắp xếp riêng theo từng nội dung để thuận tiện cho công tác theo dõi, đối chiếu số liệu phục vụ cho việc lên sổ kế toán và các thẻ bảng có liên quan. Chẳng
hạn có thể sắp xếp như sau: Hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi...mỗi loại được lưu vào một tập khác nhau, trong đó lại được chia ra thành các tập nhỏ để phân loại theo từng tháng.
3.2.2.Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán
Lí do: Công ty gặp khó khăn trong việc theo dõi tình hình thanh toán của
khách hàng, đặc biệt với hình thức thanh toán trả chậm
Giải pháp
+ Về sổ nhật kí đặc biệt: Công ty nên sử dụng thêm sổ nhật kí bán hàng, nhật kí thu tiền để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng thu tiền sau (với khách hàng thanh toán trực tiếp thì cũng có thể phản ánh vào sổ này)
Mẫu sổ nhật kí bán hàng (Phụ lục 3.1)
Mẫu sổ nhật kí thu tiền (Phụ lục 3.2)
+ Về sổ kế toán: Nếu chỉ căn cứ vào sổ kế toán chi tiết thanh toán với người mua (người bán) và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua (người bán) thì sẽ không có đầy đủ các thông tin bóc tách thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn để phản ánh vào các chỉ tiêu tương ứng. Như vậy, để có số liệu lập và trình bày BCTC, các sổ chi tiết thanh toán với người bán và người mua...thì phải mở thêm cột thời hạn thanh toán. Khi ghi sổ khoản công nợ, kế toán căn cứ vào hợp đồng đã kí với điều khoản thanh toán phản ánh thời hạn thanh toán trên từng hóa đơn
Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người mua (Phụ lục 3.3)
Cuối niên độ trước khi lập BCTC, kế toán căn cứ vào số dư công nợ của từng đối tượng và thời hạn thanh toán trên sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp công nợ cuối niên độ. Số liệu trên bảng tổng hợp này là cơ sở để lập và trình bày các chỉ tiêu phản ánh công nợ ngắn hạn và dài hạn.
Mẫu bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng cuối niên độ (Phụ lục 3.4)
3.2.3.Hoàn thiện phương thức bán mặt hàng máy tính
Lí do: Hiện tại, công ty chỉ có hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn
và bán lẻ. Điều này đã làm cho doanh thu của công ty bị giới hạn. Vì vậy, để có thể đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hoá và mở rộng mạng lưới kinh doanh, công ty TNHH sản xuất và thương maị CMC nên xây dựng thêm những phương thức bán hàng mới để có thể tìm kiếm được nhiều khách hàng hơn tiêu biểu như phương thức gửi bán đại lí.
Giải pháp: Công ty nên thực hiện phương thức gửi bán đại lí đối với các chi nhánh, cửa hàng...của công ty để mở rộng địa bàn kinh doanh và ấn định một mức giá cho phù hợp đồng thời cho cơ sở đại lí hưởng một tỉ lệ hoa hồng nhất định tính vào chi phí bán hàng. Công ty có thể ấn định hoa hồng đại lí là 2%
Khi xuất hàng bán gửi đại lí, công ty sẽ xuất phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho bên nhận đại lí. Khi nhận được bản kê bán hàng hoá của bên nhận đại lí, kế toán xuất hoá đơn GTGT và bên nhận đại lí sẽ xuất hóa đơn GTGT hoa hồng đại lí. Kế toán hạch toán như sau:
Khi xuất kho giao cho đại lí
Nợ TK 157: Trị giá thực tế xúât kho Có TK 156: Trị giá thực tế xúât kho
Khi nhận được bảng kê hàng hoá bán ra của đơn vị nhận đại lí kế toán ghi nhận doanh thu
Nợ TK 111,112,131: Giá bán có thuế GTGT của hàng hoá đã bán Có TK 511: Giá bán chưa thuế GTGT
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Khi nhận được hoá đơn GTGT của hoa hồng của cơ sở đại lí, kế toán hạch toán như sau
Nợ TK 641: Hoa hồng đại lí
Nợ TK 133: Thuế GTGT hoa hồng đại lí Có TK 111,112: Số tiền phải trả
Đồng thời, kế toán xác định giá vốn của số hàng gửi bán đại lí đã xác định là tiêu thụ
Nợ TK 632: Trị giá thực tế của hàng gửi bán đại lí Có TK 157: Trị giá thực tế của hàng gửi bán đại lí
Khi công ty sử dụng thêm phương pháp gửi bán đại lí thì phải mở thêm sổ cho TK 157 để có thể theo dõi được tình hình nhập – xuất – tồn hàng hoá của mình. Công ty có thể mở sổ chi tiết cho TK 157 tương ứng với từng đối tượng đại lí để tránh tình trạng nhầm lẫn, ngược lại nếu có ít cơ sở đại lí thì không cần thiết phải mở sổ chi tiết mà kế toán chỉ cần mở sổ cái cho TK 157.
3.2.4.Hoàn thiện kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Lí do: Hàng tồn kho cuối kì là một tất yếu ở các doanh nghiệp trong nền kinh
tế thị trường hiện nay. Không một công ty có thể đảm bảo được rằng lượng hàng mua vào sẽ tiêu thụ hết ngay và với giá có lãi hay hòa vốn. Vì vậy mà cuối mỗi niên độ kế toán sẽ xuất hiện một lượng hàng tồn kho. Và đối với các doanh nghiệp thương mại thì việc dự trữ lượng hàng này sẽ làm cho họ bị thiệt hại vì các khoản giảm giá hàng tồn kho trên thị trường. Vậy để tránh được thiệt hại đó, các DN cần phải trích lập dự phòng. Tại công ty TNHH sản xuất và thương mại CMC, lượng hàng tồn kho cuối mỗi niên độ là không hề nhỏ. Vì vậy, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là rất cần thiết đối với công ty
Giải pháp: Dự phòng giảm giá được lập cho các loại hàng hóa mà giá bán trên
thị trường thấp hơn giá gốc ghi sổ kế toán. Những loại hàng hóa này thuộc quyền sở hữu của DN có chứng cứ chứng minh hàng tồn kho. Mức dự phòng cần lập cho từng loại hàng tồn kho, được căn cứ vào từng loại hàng tồn kho thực tế và mức giảm giá của từng loại tồn kho thực tế và mức giảm giá của từng loại tại thời điểm cuối niên độ kế toán ( không lấy phần tăng giá cả mặt hàng này bù cho phần giảm giá của mặt hàng kia). Khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng
Mức dự phòng giảm giá cần lập cho hàng
tồn kho i =
Số lượng hàng tồn kho i giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm sau x
Mức giảm giá của hàng tồn kho i Trong đó:
Mức giảm giá của
hàng tồn kho i = Giá gốc ghi sổ kế toán củahàng tồn kho i - Giá thực tế trên thịtrường của hàng tồn kho i
Công ty có thể lập bảng tính trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng cần lập dự phòng giảm giá theo mẫu:
Mẫu bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho
T hàng giá hàng tồn trường phòng năm cũ còn lại phòng cần lập cho niên độ tới trích lập thêm hoàn nhập 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tổng
Để hạch toán khoản dự phòng này, công ty phải mở bổ sung tài khoản 2294- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Theo thông tư 200) vào hệ thống tài khoản của mình. Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:
Cuối niên độ kế toán, phản ánh số dự phòng đã xác định cho các mặt hàng máy tính cần lập dự phòng:
Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng bán
Có TK 2294: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chi tiết) Cuối niên độ kế toán tiếp theo:
+ Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kì kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kì kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm ghi:
Nợ TK 632 Có TK 2294
+ Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kì kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kì kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi:
Nợ TK 2294 Có TK 632
3.2.5.Hoàn thiện kế toán trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Lí do: Khách hàng của công ty khá nhiều và đa phần các khách hàng dù lớn
hay nhỏ đều có các khoản nợ đối với công ty, có những khách hàng trả theo đúng hạn nhưng cũng có nhiều khách hàng quá hạn. Mặc dù vậy, hiện tại công ty vẫn chưa lập các khoản nợ phải thu khó đòi, điều này gây ảnh hưởng lớn đến nguồn vốn trong công ty khiến cho công ty bị khách hàng chiếm dụng vốn. Lập dự phòng nợ
phải thu khó đòi sẽ giúp công ty hoạt động ổn định và có các biện pháp xử lí kịp thời đối với những khoản nợ bị chiếm dụng.
Nội dung: Công ty phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra để tiến hành lập dự
phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng công ty đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án...thì công ty dự kiến mức độ tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lí doanh nghiệp.
- Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi trên TK 229 “Dự phòng tổn thất tài sản”, chi tiết TK 2293 “Dự phòng phải thu khó đòi” theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng khoản phải thu khó đòi mà doanh nghiệp đã lập dự phòng
Cách hạch toán dự phòng phải thu khó đòi:
- Căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được kế toán ghi:
Nợ TK 642 : Số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập Có TK 2293: Số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập
- Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lí doanh nghiệp phần chênh lệch:
Nợ TK 642: Số dự phòng cần trích lập thêm Có TK 2293: Số dự phòng cần trích lập thêm
- Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch ghi giảm chi phí quản lí doanh nghiệp:
Nợ TK 2293: Số dự phòng cần hoàn nhập Có TK 642: Số dự phòng cần hoàn nhập