- Địa chỉ: Trụ sở chính tại tầng 12, tòa nhà CMC, phố Duy Tân, Dịch Vọng
b. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
2.2. Thực trạng công tác kế toán bán mặt hàng máy vi tính tại công ty TNHH sản xuất và thương mại CMC
thành lập hơn 7 năm nhưng công ty luôn giữ được sự phát triển ổn định cũng như việc nâng cao vị thế của mình trên thị trường. Với việc đặt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận lên hàng đầu thông qua việc đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, thì công tác kế toán ở đây luôn được đặc biệt quan tâm. Công ty đang xây dựng những chiến lược kinh doanh hiệu quả để mở rộng mạng lưới bán hàng bằng việc đưa ra những chính sách về phương thức bán hàng và phương thức thanh toán phù hợp để có thể đẩy mạnh công tác bán hàng.
- Chính sách kinh doanh của công ty: Công ty chủ yếu là bán buôn và bán lẻ. Trong quá trình bán hàng công ty đã có các chính sách ưu đãi cho khách hàng như chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua với số lượng lớn hay chiết khấu thanh toán cho khách hàng khi họ trả tiền trước hạn...Cùng với đó, công ty còn xây dựng những dịch vụ sau bán tốt nhất dành cho khách hàng.
- Đội ngũ lao động: Các nhân viên, chuyên viên và quản lí trong công ty đều là những người có kinh nghiệm và năng lực. Bên cạnh đó, họ còn thường xuyên được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về bán hàng cũng như các nghiệp vụ chuyên môn khác và được cấp các chứng chỉ mang tầm quốc tế.
- Bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty được thiết kế một cách khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Hiện nay, công tác kế toán tại công ty được thực hiện theo đúng các qui định của luật kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014. Việc đầu tư các phần mềm kế toán hiện đại đã giúp cho công ty có thể tiết kiệm được sức lao động, giảm thiểu thời gian và công việc quản lí sổ sách cũng đơn giản hơn, điều này sẽ giúp cho các kế toán viên hoàn thành được công việc của mình một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
2.2. Thực trạng công tác kế toán bán mặt hàng máy vi tính tại công tyTNHH sản xuất và thương mại CMC TNHH sản xuất và thương mại CMC
2.2.1.Đặc điểm nghiệp vụ bán mặt hàng máy vi tính tại công ty
2.2.1.1. Đặc điểm nhóm hàng
Hiện nay, công ty chủ yếu phân phối mặt hàng máy tính của các hãng nổi tiếng như: Acer, Toshiba, CMS… với chất lượng tốt, mẫu mã đa dạng, phong phú đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng. Với một số mặt hàng máy vi tính điển hình như: máy tính CMS X-Media X710441, CMS Vipo 535, Acer Aspire E5...đều là những sản phẩm máy tính có cấu hình cao, hiện đại, kiểu dáng gọn nhẹ, thẩm mĩ cao với nhiều chủng loại khác nhau như máy tính để bàn, máy tính bảng, laptop...và những thiết bị, linh kiện điện tử khác như màn hình máy tính, cây máy tính, ổ cứng...để có thể đáp ứng nhu cầu cho mọi khách hàng kể cả những khách hàng khó tính nhất. Những mặt hàng này chủ yếu được bán buôn cho các đại lí hoặc các cá nhân, tổ chức có nhu cầu tiêu dùng. Đặc biệt, khi nước ta đang trong giai đoạn toàn cầu hóa thì nhu cầu về mặt hàng này lại càng gia tăng đáng kể và thị trường tiềm năng của nó thì ngày càng được mở rộng mà nhóm hàng về công nghệ thông tin thì thường xuyên thay đổi theo chiều hướng ngày càng hiện đại về tính năng và gọn nhẹ về tính thẩm mĩ. Chính vì điều này mà công ty phải luôn không ngừng nỗ lực để nâng cao chất lượng sản phẩm của mình để có thể bắt kịp với xu hướng từ đó khẳng định vị thế với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
2.2.1.2. Phương thức bán hàng
Công ty sử dụng chủ yếu 2 phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ
Phương thức bán buôn: Đây là phương thức bán hàng chiếm tỉ trọng lớn trong
quá trình tiêu thụ sản phẩm của công ty. Phương thức này giúp cho hàng hóa được tiêu thụ một cách nhanh chóng vì khối lượng bán lớn, tránh được tình trạng ứ đọng hàng. Mặt khác, phương thức này còn giúp công ty mở rộng được quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng khác nhau, điều này có ý nghĩa quan trọng vì nó sẽ giúp công ty mở rộng qui mô kinh doanh, tăng sức cạnh tranh cũng như uy tín trên thị trường.
• Qui trình: Sau khi đề nghị đặt hàng của khách hàng được giám đốc duyệt sẽ được chuyển đến kế toán. Kế toán gửi xuống thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa trong kho xem có đáp ứng đủ không. Khi đó sẽ xảy ra 2 trường hợp:
+ Nếu trong kho không đáp ứng đủ số lượng hàng yêu cầu thì thủ kho sẽ báo lại cho kế toán. Kế toán căn cứ vào đề nghị đặt hàng cùng với thông báo của thủ kho về
lượng hàng tồn trong kho là bao nhiêu để kế toán tiến hành đặt thêm hàng ở nơi khác. Căn cứ vào thời gian giao nhận hàng mà bên đặt hàng yêu cầu, kế toán sẽ bố trí thời gian giao hàng sao cho hợp lí nhất.
+ Nếu trong kho đủ để đáp ứng số lượng hàng yêu cầu thì thủ kho cũng phải báo lại cho kế toán biết. Tuyệt đối thủ kho không được giao hàng khác để thay thế.
Sau đó, thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho gửi đến kế toán. Kế toán kiểm tra phiếu xuất kho và các chứng từ kèm theo rồi sau đó, dựa vào phiếu xuất kho để ghi hóa đơn GTGT để xuất cho khách hàng. Trong đó, phiếu xuất kho gồm 3 liên: liên 1 thủ kho giữ, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho kế toán và hóa đơn GTGT cũng gồm 3 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho thủ kho.
Phương thức bán lẻ: Theo phương thức này, khách hàng sẽ đến mua hàng tại các
cửa hàng của công ty. Nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp bán hàng, nhận tiền và giao hàng cho khách. Bên cạnh đó, nhân viên bán hàng còn chịu trách nhiệm bảo quản và xem hàng tồn kho ở cửa hàng. Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên bán hàng xem xét lượng hàng có tại cửa hàng. Nếu đủ thì nhân viên bán hàng viết phiếu xuất kho và phiếu thu tiền. Nếu cửa hàng đó có nhân viên kế toán thì nhân viên bán hàng sẽ đưa phiếu xuất kho cho kế toán để kế toán viết hóa đơn GTGT (nếu khách hàng cần). Tại cửa hàng, khi khách hàng thanh toán thì nhân viên bán hàng sẽ viết phiếu thu có 3 liên gồm: liên 1 lưu tại cửa hàng, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho kế toán để tổng hợp
2.2.1.3. Phương thức thanh toán
Công ty sử dụng 2 phương thức thanh toán chủ yếu là thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng.
Đối với việc thanh toán thì khách hàng có thể là thanh toán trả ngay hoặc thanh toán trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định sau khi nhận được hàng.
+ Phương thức thanh toán trực tiếp: Việc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt chủ yếu được sử dụng với phương thức bán lẻ. Còn với bán buôn thì ít dùng vì lượng tiền thanh toán của khách hàng là khá lớn.
+ Phương thanh toán trả chậm, trả góp: Dùng chủ yếu cho bán buôn. Theo phương thức này, khách hàng sẽ trả từ 30-50% giá trị hợp đồng khi nhận hàng. Phần còn lại sẽ được khách hàng trả góp (Thời gian trả góp tùy vào sự thỏa thuận giữa 2 bên). Tất nhiên khách hàng sẽ phải có tài sản thế chấp, chịu lãi suất hoặc sẽ phải mua
với một giá cao hơn, do đó hình thành công nợ phải thu của khách hàng. Phương thức này hiện nay đang chiếm tỉ trọng khá lớn bởi lẽ khi các doanh nghiệp trong cùng ngành xuất hiện nhiều thì môi trường cạnh tranh lại ngày càng gay gắt và phương thức thanh toán trả chậm sẽ thu hút khách hàng hơn. Nhưng bên cạnh đó, công ty luôn phải quản lí chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn kinh doanh với chính sách nếu khách thanh toán trước thời hạn thì sẽ được chiết khấu thanh toán còn ngược lại nếu quá thời hạn thanh toán thì khách sẽ phải chịu lãi suất khá cao. Tuy nhiên, việc bán chịu chủ yếu vẫn chỉ được áp dụng cho nhóm khách hàng có quan hệ lâu dài với công ty còn với những khách hàng mới hoặc vãng lai thì sẽ không cho bán chịu trừ khi có vật thế chấp.
2.2.1.4 Tính giá vốn hàng bán
Do công ty kinh doanh ít các loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn và mặt hàng ổn định nên để thuận tiện cho việc tính toán, theo dõi giá vốn hàng bán, công ty sử dụng phương pháp thực tế đích danh. Theo phương pháp này thì hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Mặt khác, đây là phương pháp có nhiều ưu điểm vì nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán nên rất thích hợp với công ty
2.2.1.5. Thời điểm ghi nhận doanh thu
Khi hai bên đã có đủ căn cứ để xác nhận là hàng hóa đã được chuyển giao cho khách hàng thì lúc này kế toán sẽ ghi nhận doanh thu.
+ Trường hợp bán lẻ: Khách hàng nhận hàng và thanh toán tiền hàng. + Trường hợp bán buôn
*Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Khách hàng đến nơi nhận hàng, đại diện bên mua kí nhận đủ hàng và bên mua chấp nhận thanh toán một phần hay toàn bộ số tiền hàng thì lúc này kế toán ghi nhận doanh thu.
*Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng: Khi đó, công ty sẽ dùng phương tiện vận tải của mình để vận chuyển hàng cho người mua. Hàng gửi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty, đến khi nào bên mua nhận được hàng, chứng từ và chấp nhận thanh toán 1 phần hay toàn bộ tiền hàng (tùy theo hợp đồng đã kí kết) thì quyền sở hữu mới được chuyển giao từ người bán sang cho người mua. Lúc này, kế toán mới ghi nhận doanh thu.
2.2.1.6. Chính sách bán hàng
Để đáp ứng được nhu cầu của mọi đối tượng khách hàng, công ty đã xây dựng những chính sách bán hàng linh hoạt, giá bán hàng hóa của công ty sẽ được tính toán dựa trên giá mua hàng vào và được điều chỉnh theo giá thị trường trên cơ sở giá cả cạnh tranh một mặt vừa đảm bảo bù đắp chi phí, mặt khác đảm bảo tạo sra lợi nhuận cho công ty. Bên cạnh đó, công ty còn có các dịch vụ vận chuyển, lắp đặt khi mua và bảo hành, chăm sóc khách hàng sau bán, với mong muốn có thể làm hài lòng mọi khách hàng khi đã mua sản phẩm của công ty.
Hiện tại, công ty đã áp dụng chính sách ưu đãi cho khách hàng như sau: + Chính sách chiết khấu thương mai
Thực chất thì chiết khấu thương mại là khoản tiền mà DN thưởng cho khách hàng khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Đây là một trong những chiến lược hiệu quả giúp thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá cho DN. Cụ thể, tỉ lệ chiết khấu là 1% với những đơn hàng có giá trị từ 100 triệu đồng đến 200 triệu đồng, tỉ lệ 2% đối với đơn hàng từ 200 triệu đồng đến 300 triệu đồng còn với những đơn hàng từ 200 triệu trở lên thì công ty sẽ chiết khấu 3%.
+ Chính sách giảm giá hàng bán
Công ty đã xây dựng rất tốt các chính sách liên quan đến giảm giá hàng hoá như đối với các khách hàng thường xuyên, với những hàng hoá tồn kho đã lâu hoặc lỗi thời...và đặc biệt trong những dịp lễ tết như ngày quốc tế phụ nữ 8/3, ngày quốc khách 2/9...công ty luôn có chương trình giảm giá và quà tặng kèm theo hay những chương trình giới thỉệu sản phẩm tới khách hàng.
2.2.1.7. Chính sách về bảo hành sản phẩm
Đối với việc bảo bành sản phẩm máy vi tính thì công ty sẽ cam kết trong hợp đồng mua bán với khách hàng. Tùy vào từng loại mà thời gian bảo hành sẽ khác nhau nhưng thông thường thời gian bảo hành đối với máy vi tính là từ 2-3 năm.
2.2.1.8. Dự phòng
Hiện tại, công ty chưa có kế hoạch lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho.