- Địa chỉ: Trụ sở chính tại tầng 12, tòa nhà CMC, phố Duy Tân, Dịch Vọng
2.2.2.Thực trạng kế toán bán mặt hàng máy vi tính tại công ty TNHH sản xuất và thương mại CMC
b. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
2.2.2.Thực trạng kế toán bán mặt hàng máy vi tính tại công ty TNHH sản xuất và thương mại CMC
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT (Phụ lục 2.2, 2.4): Căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng và các chứng từ khác có liên quan, bộ phận kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT. Đây sẽ là căn cứ quan trọng để ghi nhận doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra. Trên hóa đơn GTGT luôn đảm bảo đầy đủ các nội dung theo qui định như họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh tóan, mã số thuế, số lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán.
- Phiếu xuất kho (Phụ lục 2.2, 2.5): Được dùng làm căn cứ cho xuất hóa đơn. Khi công ty bán hàng cho xuất kho hàng hóa để cung cấp cho khách hàng thì bộ phận kho phải lập phiếu xuất kho để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa xuất kho sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng. Đây cũng là căn cứ để tính giá thành của hàng hóa. Trên phiếu xuất kho luôn đảm bảo đầy đủ các nội dung theo qui định như: tên mặt hàng xuất kho, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, thành tiền..
- Phiếu thu (Phụ lục 2.6): Được sử dụng khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thu tiền mặt VNĐ hoặc ngoại tệ. Phiếu thu là căn cứ để xác định số tiền mặt thực nhập quĩ để làm cơ sở cho thủ quĩ của công ty thu tiền, ghi sổ quĩ và đồng thời kế toán bán hàng sẽ ghi sổ các khoản phải thu có liên quan.
- Giấy báo Có: Là chứng từ do ngân hàng gửi để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng cho công ty.
Trình tự luân chuyển chứng từ: Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, các chứng
từ được lập phản ánh đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ này sẽ được kế toán kiểm tra về tính hợp lệ, hợp pháp. Nếu các chứng từ này đúng thì luân chuyển đến bộ phận kế toán tổng hợp để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Sau khi được sử dụng để ghi sổ các chứng từ sẽ được bảo quản và lưu trữ theo đúng qui định
Ví dụ: Nghiệp vụ phát sinh ngày 17/03/2015. Công ty TNHH sản xuất và thương mại CMC bán máy tính cho công ty TNHH thương mại Phố Hiến bao gồm 150 bộ máy tính CMS - Media X54240 với giá 6.100.000đ/bộ (chưa bao gồm thuế GTGT 10%) và 150 màn hình AOC 18.5”E970SWLN với giá 1.680.000đ/chiếc ( chưa bao gồm thuế GTGT 10%)
Khi công ty chấp nhận bán cho công ty TNHH thương mại Phố Hiến, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT (phụ lục 2.2). Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại cuống gốc để tại phòng kế toán bán hàng, liên 2 được chuyển đến cho khách hàng để làm chứng từ thanh toán, liên 3 được chuyển xuống kho để xuất hàng cho khách sau đó sẽ được chuyển về phòng kế toán để kế toán viên ghi nhận doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán. Khi nhận được hóa đơn GTGT do bộ phận kế toán chuyển tới bộ phận quản lí kho, nhân viên kho sẽ chịu trách nhiệm lập phiếu xuất kho (phụ lục 2.3) theo đúng số lượng hàng cần xuất trên hóa đơn GTGT.
Sau khi được kế toán trưởng kiểm tra, xem xét kĩ lưỡng các nội dung trên hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho và kết luận là đúng và chính xác thì 2 chứng từ này sẽ được chuyển cho kế toán viên tổng hợp để ghi vào các sổ kế toán có liên quan.
Các hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho sau khi được sử dụng để ghi sổ kế toán sẽ được sắp xếp và lưu trữ theo đúng qui định để tránh mất mát, mục nát, hư hỏng.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng chủ yếu các tài khoản sau
- TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Kế toán mở TK 511 để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế. Công ty đã mở tài khoản chi tiết cho từng mặt hàng với các tài khoản cấp 3 như sau:
+ TK 51111 “ Doanh thu bán hàng máy tính”
+ TK 51112 “ Doanh thu bán hàng màn hình máy tính” + TK 51113 “ Doanh thu bán hàng cây máy tính”...
- TK 131 “ Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của công ty đối với khách hàng về tiền hàng hóa bán ra. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng khách hàng như sau:
+ TK 1311 “Phải thu khách hàng – Công ty TNHH thương mại Phố Hiến” + TK 1312 “Phải thu khách hàng – Công ty phát triển công nghệ Thịnh Phát” +TK 1313 “Phải thu khách hàng – Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam” ... - TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Phản ánh trị giá gốc của hàng hóa đã tiêu thụ trong kì
. TK 632 cũng được mở chi tiết cho từng nhóm mặt hàng như sau: + TK 6321 “ Giá vốn hàng máy tính”
+ TK 6322“ Giá vốn hàng màn hình máy tính” + TK 6323 “ Giá vốn hàng cây máy tính”...
- TK 156 “Hàng hóa” :phản ánh số hiện có và sự biến động của hàng hóa theo giá mua thực tế. Tài khoản này cũng được mở chi tiết cho từng nhóm mặt hàng với các tài khoản cấp 3 như sau:
+ TK 15611 “ Máy tính”
+TK 15612 “ Màn hình máy tính” +TK 15613 “ Cây máy tính”..
Ngoài ra, công ty còn sử dụng các tài khoản như: TK 3331 “ Thuế GTGT phải nộp”, TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”..
2.2.2.3.Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ bán hàng chủ yếu
Bán buôn hàng hóa
Sau khi lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT của hàng bán, căn cứ vào các chứng từ này kế toán tăng khoản phải thu khách hàng (nếu khách hàng chưa trả tiền) hoặc ghi tăng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng (nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản), ghi tăng doanh thu bán hàng và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp. Đồng thời, kế toán ghi nhận giá vốn: ghi tăng giá vốn hàng bán và ghi giảm giá trị hàng hóa trong kho.
Trong trường hợp công ty phải chịu chi phí khi bán hàng như: chi phí chuyển hàng, chi phí gửi hàng, chi phí vận chuyển và các chi phí khác có liên quan đến quá trình bán hàng thì căn cứ vào phiếu chi hay các chứng từ khác có liên quan, kế toán sẽ hạch toán tăng chi phí bán hàng, thuế GTGT được khấu trừ và tăng khoản tiền phải thanh toán nếu công ty nhận nợ hoặc ghi giảm tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng nếu công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng.
Ví dụ: Ngày 17/03/2015, Công ty TNHH sản xuất và thương mại CMC bán máy tính cho công ty TNHH thương mại Phố Hiến số hàng hóa bao gồm:
+ 150 bộ máy tính CMS - Media X54240 với giá 6.100.000đ/bộ (chưa bao gồm thuế GTGT 10%)
+ 150 màn hình AOC 18.5”E970SWLN với giá 1.680.000đ/chiếc (chưa bao gồm thuế GTGT 10%) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi đồng ý bán cho khách hàng, kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn GTGT (Phụ
lục 2.2) để chuyển liên 2 xuống kho để xuất hàng. Thủ kho sẽ căn cứ vào hóa đơn
GTGT để lập phiếu xuất kho (Phụ lục 2.3)
Căn cứ vào phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT đã lập, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 131: 1.283.700.000 Có TK 511:1.167.000.000 Có TK 3331:116.700.000
Ở bút toán này, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận khoản phải thu của khách hàng vào sổ Cái TK 131 (cột phát sinh Nợ ghi 1.283.700.000đ) , sau đó theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khách hàng trên sổ chi tiết TK 1311 “Phải thu của khách hàng trong nước” (Phụ lục 2.11). Doanh thu bán hàng sẽ được kế toán ghi nhận vào sổ cái TK 511 (cột phát sinh Có ghi 1.167.000.000đ) sau đó theo dõi chi tiết cho từng loại hàng trên sổ chi tiết TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” (Phụ lục 2.9). Và kế toán ghi vào sổ cái TK 3331 (cột phát sinh Có ghi 116.700.000đ) khoản thuế GTGT phải nộp rồi theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra”
Cuối kì, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 632:775.000.000
Có TK 156:775.000.000
Ở bút toán này, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán vào sổ cái TK 632 (cột phát sinh Nợ ghi 775.000.000đ) sau đó theo dõi chi tiết từng loại mặt hàng trên sổ chi tiết TK 6321 “Giá vốn bán hàng hóa” (Phụ lục 2.10). Đồng thời, kế toán cũng ghi nhận lượng hàng xuất bán vào sổ cái TK 156 (cột phát sinh Có ghi 775.000.000đ) và chi tiết trên sổ chi tiết TK 1561 “Máy tính” (Phụ lục 2.12).
Khi nhận được tiền thanh toán của công ty TNHH thương mại Phố Hiến về số hàng đã mua ngày 17/03/2015 bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn thì kế toán sẽ căn cứ vào giấy báo có để ghi tăng tiền gửi ngân hàng (ghi vào sổ Cái TK 112 cột phát sinh Nợ 1.283.700.000 đ và theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết TK 112102NH “Nông nghiệp và phát triển nông thôn” (Phụ lục 2.13)) và giảm khoản phải thu của khách hàng (ghi vào sổ Cái TK 131 cột phát sinh Có 1.283.700.000 đ và chi tiết vào TK 1311 “Phải thu của khách hàng trong nước” (Phụ lục 2.11)) với định khoản như sau
Nợ TK 112: 1.283.700.000 Có TK 131: 1.283.700.000
Công ty thường bán lẻ hàng hóa cho các cơ quan, công ty khác hoặc các cá nhân với mục đích tiêu dùng. Hàng hoá được cho khách hàng tại kho hay các cửa hàng của công ty
Ví dụ: Ngày 31/03/2015, công ty TNHH sản xuất và thương mại CMC xuất bán cho công ty TNHH thiết bị Nhật Nam số hàng bao gồm:
+ 1 bộ máy tính CMS X – Media X710441 với giá 6.760.000đ/ bộ ( chưa VAT 10%)
+ 1 màn hình máy tính Viewsonics VA19A với giá 1.681.818 đ/chiếc ( chưa VAT 10%)
Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt
Khi phát sinh nghiệp vụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho (Phụ lục 2.4) kèm hoá đơn GTGT (Phụ lục 2.5), liên 2 màu đỏ giao cho khách hàng, kế toán tiến hành viết phiếu thu (Phụ lục 2.6) thu tiền từ khách hàng. Dựa vào 2 chứng từ là phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT kế toán ghi vào các sổ kế toán có liên quan.
+ Ghi nhận doanh thu bán hàng Nợ TK 111:9.286.000
Có TK511: 8.441.818 Có TK 3331: 844.182
Ở bút toán này, kế toán ghi tăng tiền mặt vào sổ Cái TK 111 (cột phát sinh Nợ ghi 9.286.000đ) và theo dõi trên sổ chi tiết TK 1111 “Tiền Việt Nam”. Doanh thu bán hàng được ghi vào Sổ Cái TK 511 (cột phát sinh Có ghi 8.441.818đ) và theo trên sổ chi tiết TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” (Phụ lục 2.14). Đồng thời, kế toán cũng ghi nhận số thuế GTGT phải nộp vào sổ cái TK 3331 (cột phát sinh Có ghi 844.182đ) và theo dõi trên sổ chi tiết TK 33311” Thuế GTGT đầu ra”
+ Đồng thời, ghi nhận giá vốn hàng bán Nợ TK 632:5.450.000
Có TK 156: 5.450.000
Ở bút toán này, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán vào sổ cái TK 632 (cột phát sinh nợ 5.450.000đ) và theo dõi chi tiết từng loại mặt hàng trên sổ chi tiết TK 6321 “Giá vốn bán hàng hóa” (Phụ lục 2.10). Đồng thời, kế toán cũng ghi nhận lượng hàng xuất bán vào sổ cái TK 156 (cột phát sinh Có 5.450.000đ) và chi tiết trên sổ chi tiết TK 1561 “Máy tính” (Phụ lục 2.12)
Trường hợp phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu
Ví dụ: Ngày 19/01/2015, công ty TNHH sản xuất và thương mại CMC xuất bán cho công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 7 chiếc máy DocuPrint CP 105 với tổng thanh toán 28.000.000 đ (VAT 10%). Khách hàng nhận nợ.
Ngày 5/3/2015, công ty TNHH thiết bị Nhật Nam nhận được hàng. Tuy nhiên do hàng không đúng qui cách mà công ty này đã yêu cầu, hai bên chấp nhận làm biên bản trả lại hàng hóa, công ty TNHH thiết bị Nhật Nam chuyển trả lại toàn bộ số hàng cùng hóa đơn GTGT, công ty TNHH sản xuất và thương mại CMC đã nhập kho đủ số hàng.
Như vậy, căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, kế toán hạch toán: Nợ TK 131:28.000.000
Có TK 511: 25.454.545 Có TK 3331: 2.545.455
Căn cứ vào biên bản trả lại hàng hóa (phụ lục 2.7), hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho tương ứng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 5213:25.454.545 Nợ TK 3331: 2.545.455 Có TK 131:28.000.000 2.2.2.3. Sổ kế toán công ty áp dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ trên máy vi tính với các sổ kế toán chủ yếu sau:
- Nhật kí chung (Phụ lục 2.8)
- Sổ Cái TK 511,TK 632, TK 131, TK 3331..
- Sổ chi tiết TK 5111 (Phụ lục 2.9), TK 6321 (Phụ lục 2.10), TK 1311 (Phụ lục 2.11), TK 156 (Phụ lục 2.12)
- Sổ tiền gửi ngân hàng (Phụ lục 2.13)