Mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật tư ,đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trước.Căn cứ vào phiếu báo giá này công ty chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả trước tùy vào khả năng của công ty.Nếu trả sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hóa đơn do
đơn vị bán cùng lúc hàng về nhập kho công ty.Như vậy là không có trường hợp hàng về hóa đơn chưa về.kế toán ghi sổ trường hợp duy nhất là hàng về hóa đơn cùng về
-Trường hợp căn cứ vào phiếu báo giá công ty ứng trước tiền để thanh toán cho người bán.Theo chứng từ số 212 ngày 8/10/2010.trên nhật ký chung và sổ chi tiết thanh toán với người bán
Nợ TK 331: 26.775.000 Có TK 111: 26.775.000
+Đến ngày 10/10/2010 hàng về kèm theo hóa đơn số 140 ngày 10/10/2009 số tiền vật liệu nhập về là 25.500.000đ căn cứ vào chứng từ này kế toán ghi nhật ký chung theo định khoản mở sổ cái TK152 , VAT 5%
Nợ TK 152 : 25.500.000 Nợ TK 1331 :1.275.000 Có TK 331:26.775.000
-Trường hợp không có hàng người bán phải hoàn lại số tiền cho công ty.Khi công ty nhận lại số tiền 25.500.000
Nợ TK 111 : 26.775.000 Có TK 331 : 26.775.000
Ngày 17/10/10 công ty nhận giấy báo nợ của ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội ngày 17/10/10 báo đã chuyển séc trả tiền ngân hàng cho cửa hàng vật liệu số 2 Thanh Xuân ,Hà Nội ,số tiền ghi nhật ký chung theo định khoản
Nợ TK 331 80.850.000 Có TK 112 : 80.850.000
-Trường hợp công ty mua vật liệu đã thanh toán bằng tiền mặt
theo hóa đơn ngày 9/10/09 số 361 nhập xăng , dầu cho công ty . công ty đã thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt,số tiền ghi trên hóa đơn số 361 ngày 9/10/09 là 2.000.000 đ.Căn cứ hóa đơn trên kế toán ghi sổ nhật ký chung theo định khoản và sổ cái TK152 ( gồm VAT)
Nợ TK 152 : 2.000.000đ Nợ TK 1331 100.000đ Có TK 111 : 2.100.000 đ
-Trường hợp nhập kho vật kho vật liệu ngày 24/10/10 ,theo hóa đơn số
NHB.công ty trả bằng tiền vay ngắn hạn 8.800.000 đ.Căn cứ vào hóa đơn số NHB kế toán ghi vào sổ nhật ký chung theo định khoản (Nhật ký chung và ở sổ cái TK152)
Nợ TK 152 : 8.800.000 đ Nợ TK 133 : 440.000 đ Có TK 311 : 8.840.000đ
-Trường hợp kế toán tạm ứng tiền cho nhân viên tiếp liệu để mua NVL CCDC không được hạch toán vào tk 141 mà kế toán vẫn viết phiếu chi tiền mặt nhưng cho đến khi nào nhập kho vật liệu công cụ dụng cụ của nhân viên tiếp liệu mua về sẽ hạch toán như trường hợp công ty mua vật liệu,công cụ dụng cụ thanh toán trực tiếp
Trong tháng căn cứ vào hóa đơn của đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho , kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng người bán sau đó kế toán ghi vào các cột phù hợp trên sổ chi tiết TK 331 theo các định khoản trên.