4. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động
4.2. chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban
ban
4.2.1. Phòng Tổ chức – Hành chính 4.2.2. Chức năng :
-Tham mưu cho Giám đốc về phương án kiện toàn tổ chức, bộ máy quản lý theo hướng tinh gọn và hoạt động có hiệu quả. Xây dựng, đề xuất cơ cấu tổ chức, quy chế hoạt động và phân công nhiệm vụ cho Cán Bộ Công Nhân Viên ( CB.CNV), các cấp quản lý, các bộ phận trong Công ty, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo theo Điều lệ Công ty
- Lập kế hoạch lao động, tuyển dụng nhân sự đáp ứng đầy đủ số lượng và chất lượng để bố trí sử dụng lao động có hiệu quả.
- Tổ chức, phối hợp đào tạo kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng quản lý cho CB.CNV.
- Quản lý lao động, ngày công, kết hợp với trưởng các đơn vị đánh giá năng lực, thành tích CB.CNV của từng đơn vị để phục vụ công tác tiền lương, công tác đào tạo, công tác quy hoạch phát triển nhân sự.
- Theo dõi các chế độ Bảo Hiểm Y Tế (BHYT), Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH), Bảo Hiểm Tai Nạn (BHTN) và thực hiện chế độ ốm đau, thai sản… và các chế độ phúc lợi khác cho toàn bộ CB.CNV trong Công ty
- Hướng dẫn và lập các thủ tục về giảm từ gia cảnh cho CB.CNV trong Công ty, phối hợp với phòng Tài chính kế toán tính thuế và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hàng tháng cho toàn bộ CB.CNV Công ty để quyết toán thuế cuối năm với cơ quan chức năng theo quy định
- Quy hoạch phát triển nhân sự để nâng cao khả năng và hiệu quả của bộ máy tổ chức. Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, an ninh trật tự và an toàn vệ sinh lao động của Công ty.
- Tổ chức giám sát việc áp dụng và thực hiện các nội quy, quy chế tại các phòng ban và các đơn vị trực thuộc. Phối hợp với Ban ISO Kiểm tra, theo dõi và đôn đốc việc ban hành, áp dụng, duy trì cải tiến hiệu quả hệ thống quản lý ISO 9001:2000 trong Công ty.
- Mua sắm, cung cấp văn phòng phẩm phục vụ hậu cần cho các phòng ban trực thuộc Công ty.
- Kiểm tra về hình thức các văn bản của Công ty gửi đi trước khi đóng dấu.
- Tổ chức, huấn luyện, kiểm tra, đôn đốc công tác Phòng Cháy Chữa Cháy( PCCC) ,An Toàn Lao Động( ATLĐ), … trong phạm vi toàn Công ty.
- Lập, thanh lý và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng kinh tế liên quan đến mua sắm Tài Sản Cố Định, Công Cụ Dụng Cụ , hợp đồng thuê kho, mặt bằng, hợp đồng bốc xếp, các hợp đồng dịch vụ điện thắp sáng, nước sinh hoạt, thông tin liên lạc, dịch vụ bảo vệ…và một số hợp đồng khác có liên quan của Công ty theo đúng quy định của pháp luật ( ngoại trừ các hợp đồng phát sinh tại các Chi nhánh trong phạm vi được HĐQT ủy quyền cho Gíam đốc Chi nhánh ký sẽ do chi nhánh lập và theo dõi nhưng có trách nhiệm theo dõi và kiểm tra).
- Báo cáo, thống kê đầy đủ, thực hiện báo cáo kịp thời thông tin,các số liệu có liên quan đến nghiệp vụ của phòng theo quy định của các cơ quan quản lý Nhà Nước - Kết hợp với các phòng ban và các Chi nhánh trong Công ty hoàn thiện các hạng mục kinh tế, nhằm hoàn thành kế hoạch kinh doanh của Công ty.
- Tham mưu và theo dõi thực hiện công tác đầu tư xây dựng cơ bản… - Thực hiện một số công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc Công ty.
4.2.3. Quyền hạn
- Tổ chức các cuộc hợp thuộc lĩnh vực, phạm vi nhiệm vụ của phòng để phổ biến, hướng dẫn thực hiện, giải đáp các ý kiến…
- Cử cán bộ chức danh trong phòng làm thành viên của các Hội đồng: tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật lao động v.v..
- Đề nghị nâng bậc lương hằng năm, mức lương và các chế độ khác của CB,CNV trong toàn Công ty.
- Đề nghị các đơn vị trong công ty cung cấp các số liệu, hồ sơ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Tham dự các cuộc hợp của công ty có liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ của phòng hoặc cử các cán bộ của phòng tham dự ( Khi được người chủ trì cuộc hợp cho phép).
- Thực hiện các quyền khác theo phân công, ủy quyền của Gíam đốc Công ty. 4.2.4. Phòng Tài Chính Kế Toán
4.2.5. Chức năng
- Phòng tài chính kế toán là đơn vị chức năng nghiệp vụ chuyên ngành, giúp việc cho giám đốc Công ty trong quản lý, điều hành về công tác kế toán, tài chính của toàn công ty phù hợp với đặc điểm kinh doanh của toàn công ty, phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam, của Công ty mẹ,để đảm bảo các hoạt động của công ty đạt hiệu quả cao
- Quản lý nguồn vốn và tài sản của công ty theo quy chế, quy định của nhà nước, Công ty mẹ và điều lệ Công ty.
4.2.6. nhiệm vụ:
- Tổ chức xây dựng bộ máy hạch toán kế toán- tài chính cho Công ty sau khi được giám đốc và HĐQT phê duyệt.
- Đề xuất, tư vấn cho giám đốc Công ty cho việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn vốn, tài sản của công ty, đề xuất các biện pháp cụ thể về quản lý vốn, tài sản để đảm bảo cho các hoạt động kinh doanh của công ty bảo toàn và phát triển được nguồn vốn.
- Tổ chức việc ghi chép cập nhật, tính toán, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời đúng chế độ kế toán, thống kê theo hệ thống sổ sách, biểu mẫu đúng quy định của pháp luật về chuẩn mực kế toán. Hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, kê khai thuế, thực hiện các báo cáo liên quan đến tài chính kế toán cho cơ quan hữu quan.
- Xây dựng các quy trình, quy chế quản lý nội bộ trong công tác quản lý và sử dụng vốn, tài sản của Công ty.
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ, sổ sách tài liệu, chứng từ số liệu kế toán và giữ bí mật các tài liệu, số liệu tài chính của Công ty.
- Hướng dẫn, đào tạo về nghiệp vụ kế toán tài chính, cập nhật các quy định,chính sách, pháp luật trong quản lý kinh tế, tài chính , thuế cho người làm kế toán trong đơn vị.
- Chịu trách nhiệm về số liệu, tài liệu trên các báo cáo theo đúng chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Theo dõi, cập nhật số liệu thu thập hằng ngày, thông qua số liệu thống kê để nắm rõ tình hình hoạt động của công ty. Đề xuất các biện pháp,thông tin phản ánh kịp thời cho Gíam đốc và các đơn vị liên quan trong Công ty.
- Thực hiện việc thanh toán, quyết toán đầy đủ, kịp thời. Không thanh toán bất cứ trường hợp nào thấy sai sót, không hợp lệ, không đúng thủ tục, đơn giá, số lượng, chứng từ bị tẩy xóa và vật tư hàng hóa khi nghiệm thu không đúng cách, phẩm chất theo hợp đồng mua bán.
- Tập hợp, cung cấp số liệu cần thiết cho việc thiết lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính, tình hình thu chi tài chính và các mặt công tác liên quan khác trong công ty
- Phối hợp với phòng Tổ Chức-Hành Chính xây dựng quỹ lương hằng năm và thực hiện thanh toán quyết toán với các cơ quan chức năng về BHXH,BHYT,BHTN, thuế TNCN theo đúng quy định.
- Kết hợp với các phòng ban, các Chi nhánh trong Công ty hoàn thiện các hạng mục kinh tế, nhằm hoàn thành kế hoạch kinh doanh của Công ty.
- Quản trị hệ thống mạng, hệ thống thông tin liên lạc, quản lý website Công ty và thiết lập các phần mềm văn phòng, phần mềm bảo mật…
- Thực hiện các công việc và báo cáo theo sự phân công chỉ đạo của cấp trên. 4.2.7. Quyền hạn:
- Tham gia soạn thảo các quy trình, quy chế quản lý nội bộ
- Tham gia các hội đồng, ban của Công ty : Hội đồng thi đua khen thưởng-Kỹ luật, Hội đồng giá, Ban quản lý dự án v.v….
- Hoạt động độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán theo quy định
- Yêu cầu các cán bộ liên quan trong Công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính.
- Kiểm tra định kì hoặc đột xuất tình hình thực hiện công tác kế toán, thống kê, quản lý Thu Chi, kiểm kê quỹ tiền mặt, kho hàng hóa, vật tư,công cụ, dụng cụ, tài sản và trang thiết bị tại các kho, Chi nhánh của Công ty.
- Đề xuất về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỹ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ.
- Đề xuất khen thưởng các cá nhân, đơn vị thực hiện tốt công tác kế toán- tài chính trong Công ty và đề xuất xử lý kỉ luật những cá nhân và đơn vị vi phạm.
- Thực hiện các quyền khác theo ủy quyền của giám đốc Công ty. 4.2.8. Phòng Kinh Doanh
4.2.3.1. Chức năng :
- Là đơn vị quản lý nghiệp vụ và tổng hợp, tham mưu cho Gíam đốc Công ty, xây dựng kế hoạch kinh doanh, phát triển thị trường, kế hoạch sử dụng lao động phục vụ công tác hỗ trợ bán hàng, dự toán chi phí trong công tác hỗ trợ bán hàng và thực hiện kế hoạch kinh doanh, tài chính hằng năm theo nghị quyết, quyết định của HĐQT và Gíam đốc Công ty.
4.2.3.2. Nhiệm vụ:
- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý điều hành hoạt động tiêu thụ sản phẩm, phát triển thị trường, hệ thống tiêu thụ, thị phần nhằm hoàn thành kế hoạch kinh doanh của Công ty.
- Tham mưu cho Gíam đốc Công ty trong việc xây dựng, triển khai thực hiện các mục tiêu, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của Công ty.
- Xây dựng các kế hoạch, biện pháp khảo sát hệ thống phân phối và người tiêu dùng, đo lường sự thõa mãn của khách hàng, để xây dựng chính sách bán hàng phù hợp với từng địa phương và từng thời kì..
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát và đề xuất thanh toán các chương trình hỗ trợ bán hàng theo đúng quy định.
- Theo dõi nhập xuất hàng hóa, chủ động nguồn hàng, đôn đốc đơn vị vận tải vận chuyển hàng hóa về kịp thời và đúng yêu cầu.
- Lập kế hoạch bán hàng tại các kho do Văn phòng Công ty quản lý, phối hợp với Giám đốc chi nhánh trong việc lập kế hoạch bán hàng tại các Chi nhánh, thực hiện tố các chính sách bán hàng của Công ty, giải quyết các sản phẩm sai lỗi, phế phẩm tại địa phương theo đúng quy định của công ty.
- Quản lý và phối hợp với các phòng ban trong việc quản lý điều hành, sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động hỗ trợ bán hàng và nhân sự thuộc phòng kinh doanh.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngủ CB.CNV làm công tác thị trường, Hỗ trợ bán hàng của công ty.
- Báo cáo, thống kê đầy đủ, thực hiện báo cáo kịp thời thông tin, các số liệu có liên quan đến nhiệp vụ của phòng theo quy định của các cơ quan quản lý nhà nước
- Lưu trữ, quản lý các hồ sơ tài liệu của phòng theo quy định
4.2.3.3. Quyền hạn:
- Đề xuất với giám đốc công ty về các biện pháp tổ chức thực hiện hoặc điều chỉnh chiến lược phát triển của công ty, đề xuất về các biện pháp thực hiện mục tiêu kinh doanh của công ty trong từng thời kì
- Hướng dẫn, kiểnm tra, kiểm soát các đơn vị liên quan theo nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng
- Kiểm tra định kì hoặc đột xuất tình hình thực hiện công tác bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, số lượng, chất lượng của hàng hóa tại các kho của Công ty.
- Yêu cầu các đơn vị liên quan cung cấp tài liệu ,thông tin, số liệu để thực hiện các nhiệm vụ của phòng.
- Thực hiện các quyền khác theo sự phân công , ủy quyền của Gíam đốc Công ty. 4.2.9. Bộ Phận Thị Trường
Bộ phận thị trường tại các Chi nhánh/khu vực là bộ phận trực thuộc hệ thống của Phòng Kinh Doanh Công ty dưới sự chỉ đạo điều hành của Gíam Đốc Công ty, Phòng Kinh Doanh và dưới sự quản lý hành chính của Gíam đốc Chi nhánh. Chịu trách nhiệm về công tác kinh doanh và thị trường của Chi nhánh/khu vực.
Từng chức danh công việc: giám sát tỉnh, nhân viên phát triển thị trường thực hiện nhiệm vụ theo bảng mô tả công việc và chấp hành tốt nội quy lao động, quy chế Công ty cũng như Pháp Luật Nhà Nước.
Theo đó từng nhân viên chức danh công việc phải có:
- Kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng báo cáo cho Gíam đốc Chi nhánh, phòng Kinh Doanh
- Phối hợp với giám đốc Chi Nhánh để thực hiện nhiệm vụ và hoàn thành nhiệm vụ được giao.