Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phí về nguyên vật liệu chính( vải chính, vải lót); vật liệu phụ (Mex dựng, cúc nhựa, cúc bấm….), nửa thành phẩm mua ngoài sử dụng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
Với những NVL cần số lượng lớn và thường xuyên thì công ty lựa chọn nhà cung cấp và tiến hành ký kết hợp đồng lâu dài với nhà cung cấp. Những NVL phát sinh không thường xuyên, số lượng ít thì Công ty tham khảo bảng báo giá của một số nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
VLC mua ngoài được hạch toán vào tài khoản 1521 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, và chi tiết cho tài khoản 15211 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp may”; ngoài ra vật liệu hạch toán vào tài khoản 1522 “ chi phí nguyên vật liệu phụ”; nhiên
liệu như dầu Fo hạch toán vào tài khoản 1523 “ nhiên liệu”; 1524 “ phụ tùng thay thế”.
Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để tính giá thành thực tế của vật liệu xuất dùng trực tiếp theo phương pháp tính mà Công ty đang sử dùng và tập hợp theo các đối tượng đã xác định.
• Chứng từ sử dụng : Để hạch toán kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp công ty sử dụng các chứng từ như phiếu xuất kho, bảng kê phân loại công cụ dụng cụ, giấy đề nghị tạm ứng mua nguyên phụ liệu ,giấy đề nghị thanh toán tạm ứng và các chứng từ mua hàng, kế toán kiểm tra và phân loại chứng từ và nhập vào phần hành kế toán trên máy tính.
• Vận dụng tài khoản
Kế toán sử dụng TK 621 “ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” để hạch toán CPNVL. Tài khoản này được chi tiết thành hai tài khoản cấp hai là 6211 “chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp” và 6212 “chi phí nguyên vật liệu phụ trực tiếp” và một số TK kế toán liên quan như TK 111-“ Tiền mặt” , TK 112-“ Tiền gửi ngân hàng”, TK 331- “Phải trả người bán”…
CPNVLTT có thể được tập hợp theo phương pháp ghi trực tiếp hoặc phương pháp phân bổ gián tiếp theo các tiêu chuẩn như: Định mức chi phí, chi phí kế hoạch, khối lượng sản phẩm sản xuất.
Đường dẫn trong phần mềm kế toán : Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ cập nhật số liệu/ phiếu nhập mua hàng và chọn “Mới”. Tìm mã khách (người đi mua hàng), ghi các thông tin cần thiết (người giao hàng, diễn giải), tiếp theo ghi số phiếu nhập, ngày nhập, số hoá đơn, số seri…Ghi nợ cho tài khoản 15211 “nguyên liệu chính may”, và ghi Có các tài khoản tương ứng như 141, 331,111,112… Sau đây là giao diện phiếu nhập kho:
Từ các phiếu nhập kho, máy sẽ tự động lên bảng tổng hợp phiếu nhập kho nguyên liệu theo mã hàng đã đặt trong phần mã sản phẩm.
Khi cần thông tin, kế toán bấm lệnh in, máy sẽ in ra Bảng kê phiếu nhập mua hàng theo yêu cầu ( phụ lục 2-1 ).
Khi có lệnh sản xuất do phòng kinh doanh chuyển đến, phòng kế toán dựa vào phiếu xuất kho và lệnh sản xuất để xuất kho nguyên vật liệu chi tiết cho từng mã hàng và nhập vào máy theo đường dẫn:
Kế toán hàng tồn kho/ cập nhật số liệu/ phiếu xuất kho, sau đó chọn “mới”. Dựa vào lệnh sản xuất sẽ ghi tên người nhận hàng, nêu lên diễn giải. Tìm mã hàng trong danh mục vật tư hàng hoá, điền các thông tin cần thiết. Ghi Nợ TK 621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, hoặc ghi Nợ TK 627-“ chi phí sản xuất chung”- Nếu dùng cho sản xuất dưới phân xưởng, Ghi Có các tài khoản 15211 “nguyên liệu chính may”, hoặc Có tài khoản 15212 “vật liệu phụ may”.Dưới đây là giao diện phiếu xuất kho:
Từ phiếu xuất kho, máy sẽ tổng hợp lên bảng kê phiếu xuất kho theo mã hàng. Khi cần thông tin, kế toán bấm theo đường dẫn:
Vật tư/ Báo cáo hàng xuất/ Bảng kê phiếu xuất, sau đó chọn thời gian từ 01/01/2013 đến 31/01/2013 và bấm lệnh in. Ta có bảng kê phiếu xuất kho ( theo phụ lục 2-2 ).
Căn cứ vào bảng kê phiếu xuất, kế toán lập bảng kê phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ và bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ ngoài excel ( theo phụ lục 2-3, 2-4) .
Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là căn cứ để xác định CPNVLTT xuất dùng trong kỳ. Theo bảng phân bổ NVL trên, ta thấy tổng chi phí NVLTT xuất dùng trong kỳ là 2.998.286.500 đ.
Các số liệu sẽ tự động nhập vào sổ chi tiết TK 621 cho các mã 1209, 1089, 912 ( theo phụ lục 2-5, 2-6 , 2-7).