CHƯƠNG 6 Tễ CHỨC VÀ KIỂM SOÁT LOGISTIC
6.1.1Sự cần thiết phải thiết lập tổ chức logistics
Tổ chức Logistics là nội dung cơ bản đầu tiờn để thực thi Logistics.
Tổ chức Logistics cú thể hiểu là sơ đồ hỡnh thức cỏc mối quan hệ chức năng, một tập hợp vụ hỡnh cỏc mối quan hệ được cỏc thành viờn của doanh nghiệp ngầm hiểu.
Logistics là hoạt động mà mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện để đảm bảo cho sự dịch chuyển của hàng húa và dịch vụ. Điều này cú nghĩa mọi doanh nghiệp luụn cần một cấu trỳc chức năng nhất đinh dự cú tớnh hỡnh thức hay khụng, để thực hiện hoạt động này. Tuy nhiờn cú thể thấy rằng khi cơ cấu tổ chức logistics ra đời sẽ mang lại một số lợi ớch thiết thực.
6.1.1.1.Giải quyết mõu thuẫn.
Hỡnh thức tổ chức truyền thống của nhiều doanh nghiệp là tạo nhúm cỏc hoạt động theo chức năng chủ yếu: Tài chớnh, Sản xuất và Marketing (hỡnh 6.1).
Theo quan điểm Logistics, sự sắp xếp này là do phõn tỏn cỏc hoạt động Logistics vào trong 3 chức năng với mục đớch chủ yếu cú phần nào khỏc với Logistics. Điều này cú nghĩa, trỏch nhiệm vận chuyển cú thể bị coi nhẹ, dự trữ bị phõn tỏn ở 3 chức năng, và quỏ trỡnh cung ứng (thực hiện đơn đặt hàng) hàng hoỏ cho khỏch hàng xếp sau marketing hoặc tài chớnh. Tuy nhiờn, trỏch nhiệm chủ yếu của marketing cú thể là tối đa hoỏ doanh thu, của nghiệp vụ cú thể là giảm đến mức thấp nhất chi phớ bỡnh quõn, cũn của tài chớnh cú thể là tối đa hoỏ chi phớ vốn sao cho tối đa hoỏ mức thu hồi đầu tư của doanh nghiệp. Tuy nhiờn, những mõu thuẫnvề mục đớch cú thể làm cho hệ thống Logistics hoạt động dưới mức tối ưu, và do đú hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp bị giảm sỳt. Vớ dụ, marketing cú thể yờu cầu cung ứng nhanh để hỗ trợ cho bỏn, trong khi đú cỏc hoạt động nghiệp vụ lại mong muốn chi phớ vận chuyển thấp nhất. Trừ phi cú sự phối hợp chặt chẽ giữa cỏc tuyến chức năng, cũn trong đa số mọi trường hợp, khụng đảm bảo được sự cõn đối chi phớ- dịch vụ Logistics. Như vậy cần thiết phải cú cấu trỳc tổ chức để phối hợp cỏc hoạt động Logistics phõn tỏn.
6.1.1.2.Tăng cường hiệu quả cụng tỏc quản trị.
Thiết lập cấu trỳc tổ chức cho cỏc hoạt động Logistics cũng cú nghĩa xỏc định tuyến quyền lực và trỏch nhiệm cần thiết để tin chắc rằng, hàng hoỏ được di chuyểnphự hợp với kế hoạch và việc kế hoạch hoỏ lại cú thể được tiến hành khi cần thiết. Nếu như cõn đối giữa dịch vụ khỏch hàng và chi phớ là cấp thiết cho cỏc hoạt động của doanh nghiệp thỡ một số người sẽ được giao nhiệm vụ theo dừi sự chuyển dịch của hàng hoỏ, tức là đó quản trị Logistics. . . Yờu cầu chuyờn mụn hoỏ quản trị Logistics đũi hỏi phải cú cấu trỳc tổ chức Logistics thớch ứng.
Trỏch nhiệm
* Bỏn hàng * Chi phớ đảm bảo dự trữ * Mỏy múc, thiết bị * Quảng cỏo * Xử lý thụng tin * Lập kế hoạch sản xuất * Dịch vụ KH * Lợi nhuận từ đầu tư * Chất lượng hàng húa
* Tập hợp đơn hàng * Mua hàng * Kờnh phõn phối * Vận chuyển Động cơ * Dự trữ lớn * Dự trữ nhỏ * Dự trữ lớn * Sản xuất hàng loạt nhỏ, thường xuyờn * Sản xuất hàng loạt lớn, khụng thường xuyờn * Xử lý đđh nhanh chúng * Xử lý đđh với chi phớ thấp * Quỏ trỡnh giao hàng nhanh chúng
* Gửi hàng hoỏ theo đơn hàng với CF thấp nhất * Trỡnh độ dịch vụ cao * Trỡnh độ dịch vụ cõn đối chi phớ * Trỡnh độ dịch vụ thấp
* Số lượng mua nhỏ * Số lượng mua lớn
Hỡnh 6.1: Tổ chức với yờu cầu khỏc nhau đối với cỏc hoạt động Logistics.
6.1.1.3. Tầm quan trọng của tổ chức đối với quản trị Logistics
Cỏc ngành kinh doanh khỏc nhau thỡ tầm quan trọng của tổ chức đối với Logistics cũng khỏc nhau:
Ngành khai thỏc: Đõy là ngành sản xuất vật liệu thụ và do đú, mua và vận chuyển là cỏc hoạt động Logistics chủ yếu. Cỏc doanh nghiệp thuộc ngành này thường cú bộ phận (phũng)quản trị vật liệu.
165 Giỏm đốc Tài chớnh
Ngành dịch vụ: Gồm cỏc lĩnh vực như bệnh viện, cụng ty bảo hiểm, cụng ty vận tải. Cỏc ngành này biến đổi việc cung cấp hữu hỡnh thành quỏ trỡnh cung cấp dịch vụ - tiờu thụ một số sản phẩm hữu hỡnh để sản xuất ra dịch vụ. Mua và quản trị dự trữ là những hoạt động Logistics chủ yếu, ớt quan tõm đến vận chuyển do nhiều hoạt động cung ứng được chấp nhận theo mức giỏ cung ứng. Tổ chức Logistics chủ yếu tập trung cho quản trị vật tư, nguyờn liệu và hàng húa phục vụ cho quỏ trỡnh cung cấp dịch vụ.
Ngành thương mại: Kinh doanh thương mại là kinh doanh dịch vụ phõn phối nờn hầu hết cỏc hoạt động mua, bỏn và dự trữ tại doanh nghiệp đều sử dụng dịch vụ ngành logistics, hoặc doanh nghiệp tự tổ chức thực hiện cỏc hoạt động logistics cho mỡnh. Tại cỏc quốc gia đang phỏt triển, do ngành logistics ra đời sau, phỏt triển chậm nờn cỏc doanh nghiệp cú nhu cầu logistics thường tự thực hiện lấy cỏc hoạt động logistics cho mỡnh. Chớnh vỡ vậy tại cỏc doanh nghiệp thương mại, hầu hết cỏc hoạt động cũng như cơ cấu tổ chức bộ mỏy doanh nghiệp thường tập trung cho hoạt động Logistics.
Ngành sản xuất hàng hoỏ: Được đặc trưng bởi việc cỏc doanh nghiệp mua nhiều vật tư nguyờn liệu từ nhiều nhà cung ứng để sản xuất ra những mặt hàng hữu hỡnh cú giỏ trị cao. Cỏc doanh nghiệp này phải triển khai cỏc hoạt động Logistics quan trọng, cả khớa cạnh cung ứng và phõn phối. Thiết kế tổ chức trong cỏc doanh nghiệp này bao gồm cả quản trị vật tư và phõn phối vật lý.