Việc kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với chứng từ và so sánh với tình hình thực tế luôn là một yêu cầu quan trọng trong công tác quản lý và hạch toán NVL ở Công ty CP rượu bia NGK Aroma. Kiểm kê để phát hiện chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách với tình hình thực tế phải được tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ. Vào thời điểm cuối năm, công tác tổ chức kiểm kê NVL tại Công ty CP rượu bia NGK Aroma được tổ chức nhằm xác định tình hình của NVL tồn kho hoặc số NVL thừa, thiếu để đưa ra các kế hoạch cho năm tới và các giải pháp hợp lý.
-Công tác kiểm kê NVL giúp cho các nhà chuyên trách trong Công ty nắm bắt được tình hình của NVL, cụ thể là:
+ Phòng Kế hoạch Vật tư nắm bắt tình hình NVL để lên kế hoạch sản xuất và đảm bảo số lượng NVL đủ phục vụ cho sản xuất.
+ Nhà quản lý nắm bắt tình hình của NVL để theo dõi tình hình sản xuất của Công ty và xem xét tồn kho của NVL có hợp lý không để đưa ra các giải pháp kịp thời.
Mục đích của công tác kiểm kê là xác định trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận có liên quan trong việc bảo quản NVL và việc ghi sổ kế toán.
-Trình tự tiến hành kiểm kê diễn ra như sau:
Sơ đồ 2.4. Sơ đồ trình tự kiểm kê nguyên vật liệu
Vào thời điểm cuối năm thì bộ phận kiểm kê tiến hành kiểm kê NVL để xác định số vật liệu tồn kho. Bộ phận kiểm kê tiến hành kiểm kê 2 kho: kho NVL chính và kho vật liệu phụ. Sau đó, Ban kiểm kê sẽ lập Biên bản kiểm nghiệm NVL chính và vật liệu phụ, đồng thời xác định nguyên nhân của số vật liệu thừa (thiếu) và lập biên bản xử lý.
Ví dụ 8: Ngày 30/12/2013, Công ty tiến hành kiểm kê kho NVL chính và kho vật liệu phụ. Sau khi kiểm kê xong Biên bản kiểm kê được lập như sau:
Ban kiểm kê tiến hành kiểm
kê NVL
Lập biên bản
Biểu 2.16. Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu
BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU
Thời điểm kiểm kê: 8 giờ 15 phút ngày 30 tháng 12 năm 2013. Ban kiểm kê gồm:
+ Ông : Mai Anh Tuấn- Chức vụ: Quản lý sản xuất - Đại diện Công ty CP rượu bia NGK Aroma. Trưởng ban + Ông : Hoàng Minh Tiến - Chức vụ: Thủ kho - Đại diện Công ty CP rượu bia NGK Aroma. Uỷ viên
+ Ông : Phạm Văn Lịch - Chức vụ: Trưởng phòng Kế hoạch Vật tư. Ủy viên - Đã kiểm kê kho nguyên vật liệu chính có những loại vật tư dưới đây:
ST
T Tên vật tư Mã số ĐVT
Đơn
giá Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch
SL TT SL TT Thừa Thiếu
SL TT SL TT
A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 Gạo 1020 Kg 10.600 6.189,3 65.606.580 6.103 64.691.800 86,3 914.780 2 Than kíp 1025 Kg 4.324 13.030 56.341.720 13.030 56.341.720
Công ty CP rượu bia NGK Aroma Yên Tập- Nhân Hòa- Mỹ Hào- Hưng Yên
Mẫu số 05-VT
Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
3 Gạo nếp 1026 Kg 12.054 48 578.602 48 578.602 4 Chai trắng 500ml 2015 Chai 5.960 395.604 2.357.799.840 395.604 2.357.799.840 6 Chai Trắng 300ml 2016 Chai 4.560 355.880 1.622.812.800 355.880 1.622.812.800 7 …. 8 Dao Kếp 3014 Cuộn 6 1.742.000 10.452.000 1.742.000 10.452.000 9 Vỏ thùng carton 29.5% 500ml 4101 Cái 7.790 8.984 69.985.360 8.984 69.985.360 10 Vỏ thùng carton 39.5% 500ml 4102 Cái 7.632 6.578 50.203.296 6.578 50.203.296 11 Băng dính chữ A 99039 Cuộn 65.176 618 40.278.768 618 40.278.768 12 Áo Blue 99040 Cái 95.000 3 285.000 3 285.000
… … … … … … … … … … … … … Cộng 20.935.127.960 20.825.219. 750 914.780 Trưởng phòng Kế hoạch vật tư (Ký, họ tên) Kế toán trưởng
Theo kết quả kiểm kê ở trên ta thấy: kết quả kiểm kê NVL phát hiện thiếu 86.3 kg gạo trị giá 914.780 đồng chưa rõ nguyên nhân. Căn cứ vào Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu ghi:
Nợ TK 1381 : 914.780
Có TK 1521 : 914.780
Sau khi xác định được nguyên nhân Ban kiểm kê tiến hành lập biên bản xử lý như sau:
Biểu 2.17.Biên bản xử lý nguyên vật liệu thiếu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
BIÊN BẢN XỬ LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU THIẾU
Hôm nay ngày 30 tháng 06 năm 2013 tại Công ty CP rượu bia NGK Aroma, chúng tôi gồm:
1. Ông : Mai Anh Tuấn- Chức vụ: Quản lý sản xuất - Đại diện Công ty CP rượu bia NGK Aroma. Trưởng ban
2. Ông : Hoàng Minh Tiến - Chức vụ: Thủ kho - Đại diện Công ty CP rượu bia NGK Aroma. Uỷ viên
3. Ông : Phạm Văn Lịch - Chức vụ: Trưởng phòng Kế hoạch Vật tư. Ủy viên Căn cứ theo kết quả kiểm kê nguyên vật liệu tại thời điểm ngày 30 tháng 12 năm 2013 của Ban kiểm kê:
- Số liệu thực tế tồn trong kho tại thời điểm kiểm kê: GạoQ5 tồn kho là 6.189,3 kg với trị giá tồn kho là 65.606.580 đồng
- Số liệu tồn trên sổ sách và chứng từ kế toán: Gạo Q5 tồn kho 6.103 kg với trị giá tồn kho là 64.691.800 đồng
- Cân đối:
+ Thiếu : Gạo Q5 thiếu 86,3 kg, trị giá 914.780 đồng
- Nguyên nhân: do bảo quản không tốt đã để xảy ra hư hỏng, gạo bị ẩm mốc và mất phẩm chất
- Biện pháp xử lý:
Số nguyên vật liệu trên bị thiếu hụt so với sổ sách đã được xác định nguyên nhân là do bảo quản không tốt đã xảy ra hư hỏng, mặt khác số nguyên vật liệu thiếu cũng không đáng kể, không nghiêm trọng vì vậy chúng tôi sẽ tiến hành chuyển phần giá trị nguyên vật liệu bị thiếu hụt vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
Trưởng phòng kế hoạch vật tư (Ký, họ tên)
Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên)
Thủ kho (ký, họ tên)
Trưởng ban (Ký, họ tên)
- Khi có biên bản xử lý số nguyên vật liệu thiếu, kế toán căn cứ vào Biên bản xử lý ghi:
Nợ TK 632 : 914.780
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP RƯỢU BIA NGK AROMA