Điều quyết định đến chất lượng của tổ chức công tác kế toán vẫn là các nhân viên kế toán nên việc hoàn thiện đầu tiên là bộ máy kế toán ở công ty. Cụ thể công ty cần thực hiện để nâng cao trình độ của nhân viên kế toán là:
- Thực hiện chương trình đào tạo kế toán viên. Trong đó, kết hợp các kiến thức kế toán tài chính, kế toán thuế, kế toán quản trị và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán.
- Có thể vài năm một lần kế toán viên đổi các phần hành cho người khác thông qua đó mọi người sẽ có tầm nhìn khái quát hơn về kế toán hiểu sâu sắc từng phần hành của công việc đồng thời khi quay trở lại công việc cũ họ sẽ làm tốt hơn.
- Nhà quản lý, cấp lãnh đạo cần nhận thức rõ ràng hơn nữa vai trò của kế toán quản trị gắn với kế toán tài chính, từ đó có định hướng cụ thể gắn kế toán quản trị với kế toán bán hàng để phân tích, định hướng công tác bán hàng một cách cụ thể và rõ nét hơn.
Hỗ trợ việc xây dựng phần mềm kế toán trong đó tích hợp các chức năng kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán thuế, và phân tích hoạt động kinh doanh.
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
Việc mã hóa hệ thống tài khoản kế toán cần được thực hiện dễ nhớ hơn, tránh nhầm lẫn, trùng lặp.
Nhìn chung, hệ thống Tài khoản sử dụng tại công ty TNHH Sanli Việt Nam là tương đối hoàn thiện và chi tiết. Tuy nhiên, việc mã hóa các khách hàng, nhà cung cấp, Ngân hàng thành dạng số làm cho hệ thống tài khoản trở nên cồng kềnh khó nhớ. Vì vậy, công ty có thể chuyển việc mã hóa từ dạng số thành dạng ký tự để việc theo dõi được thuận tiện hơn.
Ví dụ: để theo dõi các khoản phải thu của công ty Toàn Cầu của phòng kinh doanh , kế toán có thế sử dụng tài khoản 131102ToanCau.
Công ty cũng nên đưa vào sử dụng các tài khoản phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu như TK 521, 531, 532. Vì trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, các khoản giảm trừ doanh thu như: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại rất hiếm xảy ra nhưng không phải là không có, trong trường hợp đó, kế toán sẽ thực hiện bù trừ ngay trên hóa đơn, nên việc hạch toán các tài khoản này không xuất hiện.
Ví dụ minh họa: theo hợp đồng kinh tế số 05-06/KD4 ngày 12/06/2012 giữa công ty cổ phần An Khang với cơng ty Sanli Việt Nam, công ty Sanli Việt Nam sẽ bán cho công ty An Khang 1 lô hàng, trị giá 35.750.000 đồng (đã bao gồm 10% thuế GTGT), hàng sẽ được giao cho công ty An Khang vào ngày 12/06/2012, nhưng do quá trình vận chuyển có trục trặc, đến ngày 20/06/2012 công ty Sanli Việt Nam mới giao được hàng theo hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho số 003824:
CÔNG TY TNHH SANLI VIỆT NAM
Địa chỉ: 29 Đường 5 – Nghĩa Dũng – Ba Đình - Hà Nội Điện thoại: (04)38694175 * Fax: (04)38694168 * Email:
Mã số thuế: 0104782739
HÓA ĐƠN (GTGT)
Số tài khoản: Liên 1: Lưu Mẫu số: 01 GTKT-3LL01 NH No CN Nam HN: 431.101.000030 VND Ký hiệu: AK/12T NH Vietcombank HN: 001.100.0013441 VND Số: 0103824
Ngày 20 tháng 06 năm 2012 Họ tên người mua hàng:
Đơn vị: Công ty cổ phần An Khang
Địa chỉ: Số 18, Ngô Gia Tự B, Phố chợ Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM/CK Mã số thuế: 0101936613
STT
Tên hàng hóa, dịch
vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
Đèn trang trí Bộ 250 130.000 32.500.000
I
Cộng tiền hàng hóa dịch
vụ: 32.500.000
II Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 3.250.000
III
Tổng cộng tiền thanh
toán: 35.750.000
Số tiền bằng chữ: Ba mươi lăm triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Nhưng do hàng giao không đúng thời hạn trân hợp đồng nên công ty Sanli Việt Nam đồng ý giảm 2% giá bán cho công ty An Khang (có văn bản kèm theo), đồng thời xuất hóa đơn GTGT số 003828 là hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn GTGT số 003824
CÔNG TY TNHH SANLI VIỆT NAM
Địa chỉ: 29 Đường 5 Nghĩa Dũng – Ba Đình - Hà Nội Điện thoại: (04)38694175 * Fax: (04)38694168 * Email:
Mã số thuế: 0104782739
HÓA ĐƠN (GTGT)
Số tài khoản: Liên 1: Lưu Mẫu số: 01 GTKT-3LL01 NH No CN Nam HN: 431.101.000030 VND Ký hiệu: AK/12T
NH Vietcombank HN: 001.100.0013441 VND Số: 003828 Ngày 20 tháng 06 năm 2012
Họ tên người mua hàng:
Đơn vị: Công ty cổ phần An Khang
Địa chỉ: Số 18, Ngô Gia Tự B, Phố chợ Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM/CK Mã số thuế: 0101936613
STT
Tên hàng hóa, dịch
vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
I
Cộng tiền hàng hóa dịch
vụ: 31.850.000
II Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 3.185.000 III
Tổng cộng tiền thanh
toán: 35.035.000
Số tiền bằng chữ: Ba mươi lăm triệu không trăm ba mươi lăm nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Khi đó kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 5321 2.600.000
Nợ TK 3331 260.000 Có TK 1311 2.860.000
Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán đã phát sinh sang TK 5111 để xác định doanh thu thuần:
Nợ TK 5111- Doanh thu bán hàng nhập khẩu P.KD4 Có TK 5321- Giảm giá hàng bán P.KD4
Việc theo dõi các khoản giảm trừ Doanh thu giúp nhà quản trị Doanh nghiệp thấy được đầy đủ các nguyên nhân làm doanh thu trong kỳ bị giảm sút để đưa ra những quyết định phù hợp về chính sách giá cả, chính sách ưu đãi phù hợp, nhằm thu hút thêm khách hàng và củng cố mối quan hệ với khách hàng thân thiết, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty
Công tác hạch toán giá vốn hàng bán của công ty có thể nói là khá rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán của kế toán. Tuy nhiên như đã nói ở trên, công tác hạch toán giá vốn hàng bán của công ty vẫn chưa chú trọng đến công tác phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa đã tiêu thụ.
Trước hết, khi phát sinh các khoản chi phí thu mua hàng hóa trong quá trình mua hàng nhập khẩu, kế toán công ty nên định khoản tách riêng phần giá trị chi phí mua hàng:
Nợ TK 133 Thuế GTGT
Có TK 1111, 1112… Tổng chi phí mua hàng
Sau đó khi xuất bán hàng hóa, kế toán sẽ phân bổ chi phí thu mua hàng đã tiêu thụ như định khoản sau:
Nợ TK 632 Chi phí thu mua cho số hàng đã tiêu thụ
Có TK 1562 Chi phí thu mua cho số hàng đã tiêu thụ
Ở đây công ty có thể sử dụng công thức sau để phân bổ chi phí thu mua cho số hàng đã tiêu thụ:
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ
= Tiêu thức phân bổ của hàng tiêu thụ trong kỳ x
Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kỳ và chi phí thu mua phát Tổng tiêu thức phân bổ của
hàng tiêu thụ trong kỳ