Là một Doanh nghiệp thương mại nên khoản chi phí bán hàng là một khoản chi phí không thể thiếu và phải được hạch toán một cách cẩn thận để xác định kết quả kinh doanh. Kế toán chi phí bán hàng của công ty hạch toán chi phí theo từng yếu tố chi phí như chi phí nhân công, chi phí bằng tiền... Để tiến hành hạch toán chi phí đó, kế toán sử dụng các chứng từ như Hóa đơn GTGT mua vào, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ của ngân hàng, bảng phân bổ tiền lương, bảng phan bổ khấu hao TSCĐ...
Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán Công ty tiến hành hạch toán theo 3 yếu tố chi phí. Nội dung quá trình hạch toán yếu tố chi phí bán hàng của Công ty gồm:
Chi phí nhân viên bán hàng: Chi phí này bao gồm chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng. Căn cứ vào Bảng chấm công mà tổ trưởng các bộ phận thực hiện hàng ngày, kế toán tiến hành tính lương các khoản trích theo lương cho các nhân viên bán hàng. Căn cứ vào bảng tính lương và các khoản trích theo lương cho bộ phận phòng kinh doanh – đây chính là chi phí nhân viên bán hàng.
Chi phí khấu hao TSCĐ: Công ty thực hiện trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng. TSCĐ của công ty phục vụ bán hàng bao gồm: Máy vi tính, nhà kho, nhà văn phòng... Kế toán căn cứ vào bảng phân bổ TSCĐ do kế toán TSCĐ chuyển đến để ghi sổ chi tiết và tổng hợp về chi phí bán hàng.
Chi phí mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: Căn cứ vào các chứng từ thu thập được từ bên ngoài khi phát sinh các nghiệp vụ chi trả như: Phiếu chi, hóa đơn GTGT, giấy báo Nợ,...
2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
* Chứng từ:
Các chứng từ sử dụng khi ghi nhận chi phí bán hàng bao gồm: + Hợp đồng mua bán vận chuyển
+ Giấy đề nghị thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản + Phiếu chi
+ Hóa đơn mua hàng
+ Các chứng từ liên quan khác * Quy trình luân chuyển chứng từ:
Song song với việc lập kế hoạch bán hàng, ở Công ty TNHH Sanli Việt Nam khi phát sinh các chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác phải lập dự trù chi phí và phải được giám đốc phê duyệt mới được thực hiện. Đối với các khoản phát sinh lớn như vận chuyển, bốc dỡ, xếp bán hàng phải có hợp đồng mua, bán.
Khi bộ phận nào phát sinh chi phí phải cử người đại diện làm giấy đề nghị thanh toán kèm theo dự trù chi phí đã được giám đốc duyệt và hóa đơn theo quy định. Khi giấy đề nghị thanh toán đã được ban giám đốc và kế toán trưởng công ty ký duyệt thì mới được chuyển đến kế toán thanh toán viết phiếu chi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
* Ví dụ: Ngày 12/5/2012, anh Nguyễn Thanh Tâm thanh toán tiền xăng xe đi công tác. Kèm theo đó là Hóa đơn GTGT do Doanh nghiệp tư nhân Cẩm Tú phát hành như sau:
Biểu số 2.9. Hóa đơn mua xăng
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số:01GTKT3/12 Liên 2: Giao khách hàng Ký hiệu: CT/12T
Ngày 12 tháng 05 năm 2012 0000789 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp tư nhân Cẩm Tú
Địa chỉ : Đường Lỏng – Hà Nội Số tài khoản: 4853595839
Điện thoại: MS: 0148784753 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Tâm
Tên đơn vị: Công ty TNHH Sanli Việt Nam Địa chỉ: 29 Đường 5, Nghĩa Dũng, Ba Đình, HN Số tài khoản: 75695834432
Hình thức thanh toán: CK MS: : 0104782739
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Xăng A92 lớt 35 20.6 721,000 Cộng tiền hàng 721,000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 72,100
Tổng cộng tiền thanh toán 793,100
Số tiền bằng chữ: Bảy trăm chín mươi ba nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Ngày 15/5/2012, anh Nguyễn Thanh Tâm gửi giấy đề nghị thanh toán lên phòng kế toán công ty, với nội dung sau:
Biểu số 2.10. Giấy đề nghị thanh toán
Đơn vị: Công ty TNHH Sanli Việt Nam Địa chỉ: 29 Đường 5 Nghĩa Dũng, BĐ, HN
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày 15 tháng 5 năm 2012
Kính gửi: Giám đốc công ty TNHH Sanli Việt Nam Họ tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Thanh Tâm Bộ phận: Phòng kinh doanh
Nội dung thanh toán: Tiền xăng công tác
Số tiền: 793,100đ ( Bảy trăm chín ba nghìn một trăm đồng chẵn./.) (Kèm theo 01 chứng từ gốc)
Người đề nghị thanh toán
Đã ký
Kế toán trưởng
Đã ký
Giám đốc
Đã ký
Ngày 17/5/2012, sau khi có phê duyệt của giám đốc và kế toán trưởng, thủ quỹ xuất tiền mặt thanh toán cho anh và viết phiếu chi như sau:
Biểu số 2.11. Phiếu chi số 0034566
Đơn vị: Cty TNHH Sanli Việt Nam Đ/c: 29 Đường 5, Nghĩa Dũng,BĐ,HN
Mẫu số: 02-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC
Ngày 20/06/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI số: 0034566
Ngày 17 tháng 5 năm 2012
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thanh Tâm Bộ phận: Phòng kinh doanh
Lý do chi: Thanh toán tiền xăng xe
Số tiền: 793,100 ( Bảy trăm chín mươi ba nghìn một trăm đồng chẵn) (Kèm theo 01 chứng từ gốc)
Đó nhận đủ số tiền: Bảy trăm chín mươi ba nghìn một trăm đồng chẵn./. + Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đỏ quý): ... + Số tiền quy đổi: ...
Giám đốc Đã ký Kế toán trưởng Đã ký Thủ quỹ Đã ký Người lập phiếu Đã ký Người nhận tiền Đã ký Ngoài ra tại Công ty TNHH Sanli Việt Nam, phản ánh chi phí bán hàng còn có một số chứng từ như Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, Bảng thanh toán lương,...
Biểu số 2.12. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Đơn vị: Cty TNHH Sanli Việt Nam Mẫu số: 02-TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/06/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ
Tháng 5 năm 2012 STT TSCĐ theo khoản mục NG TSCĐ Số khấu hao T1 Lũy kế từ đầu năm Nơi sử dụng Nhà cửa 1.004.997.507 3.420.889 3.420.889 1 Nhà làm việc 2 tầng 685.342.543 2.231.236 2.231.236 VP 2 Nhà kho 319.654.964 1.189.653 1.189.653 VP Dụng cụ quản lý 60.654.768 879.422 879.422 1 Máy vi tính 60.654.768 879.422 879.422 VP Cộng 1.065.652.471 3.110.658 3.110.658 Ngày 31 tháng 5 năm 2012 Người lập biểu Đã ký Ngày 31 tháng 5 năm 2012 Kế toán trưởng Đã ký
Biểu số 2.13. Bảng thanh toán tiền lương tháng 5 năm 2012
Công ty TNHH Sanli Việt Nam
Số 29 đường 5 Nghĩa Dũng, Ba Đình, HN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 5 năm 2012
S T
Họ và tên LCB Tổng tiền lương và TN được nhận TƯ kỳ
Các khoản trừ theo QĐ Kỳ 2được lĩnh Lương
chính Tiền ăn trưa Phụ cấp khác Tổng TN NC Thành tiền BHXH BHYT BHTN
1 Nguyễn Thanh Tâm 2.352.000 3.720.000 550.000 700.000 4.970.000 24 4.970.000 141.120 35.280 23.520 4.770.080 2 Trịnh Minh Chiến 1.970.000 2.500.000 550.000 300.000 3.350.000 24 3.350.000 118.200 29.550 19.700 3.182.550 3 Nguyễn Hoàng Hà 1.970.000 2.500.000 550.000 300.000 3.350.000 23 3.246.000 118.200 29.550 19.700 3.078.550 4 Nguyễn Minh Thuận 1.970.000 2.500.000 550.000 300.000 3.350.000 18 2.725.000 118.200 29.550 19.700 2.557.550 5 Bùi Thu Trang 1.970.000 2.500.000 550.000 300.000 3.350.000 20 2.933.000 118.200 29.550 19.700 2.765.550 6 Bùi Hồng Thương 1.970.000 2.500.000 550.000 300.000 3.350.000 22 3.142.000 118.2000 29.550 19.700 2.974.550 Cộng 12.202.000 16.220.000 3.300.000 2.200.000 21.720.000 131 20.366.000 0 732.120 183.030 122.020 19.328.830 Người ghi sổ Đã ký Kế toán trưởngĐã ký Ngày 31 tháng 05 năm 2012 Giám đốc Đã ký