6. Kết cấu đề tài
3.3.1. Tăng cường sự linh hoạt và chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà
chọn nhà cung cấp.
Với việc mở rộng thêm danh mục nhà cung cấp của xí nghiệp, xí nghiệp cần chủ động tìm kiếm và lựa chọn thêm cho mình nhà cung cấp mới chứ không dừng lại ở những nhà cung cấp hiện tại. Song song với việc đó thì doanh nghiệp cũng vẫn củng cố và giữ mối quan hệ làm ăn tốt đẹp với những nhà cung cấp truyền thống hiện tại. Dẫu biết rằng doanh nghiệp đang có khá nhiều thuận lợi khi mua hàng của nhà cung cấp truyền thống. như doanh nghiệp có thể yên tâm hơn về, chất lượng, mẫu mã, thời gian giao hàng, tiết kiệm chi phí, sự tin tưởng, giúp đỡ lẫn nhau, những ưu ái khác trong mua hàng. Tuy nhiên doanh nghiệp không nên áp dụng quan điểm về các nhà cung cấp truyền thống một cách cứng nhắc.
Để có thể thành công, tìm cho mình những cơ hội mới thì mỗi một doanh nghiệp đều phải biết chấp nhận rủi ro. Cần linh hoạt và chủ động trong công tác tìm kiếm cho mình nhà cung cấp khác để tiến hành mua thí điểm. Bởi ở các nhà cung cấp mới doanh nghiệp có thể có thêm cơ hội mới, hưởng ưu đãi hơn do nhà cung cấp mới có thể muốn giữ chân doanh nghiệp, tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp với nhau. Nếu nhà cung cấp mới có thể đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp một cách tốt nhất, phù hợp với tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp, là những nhà cung cấp có uy tín, thì doanh nghiệp cũng nên có phương hướng cho công tác mua hàng những lần tiếp theo.
Xí nghiệp cần đề ra một hệ thống các tiêu chuẩn để đánh giá nhà cung cấp cho rõ ràng, khoa học trước khi lựa chọn, để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất với xí nghiệp.Xí nghiệp có thể áp dụng thang điểm sau để đánh giá từng nhà cung cấp cho xí nghiệp mình
Bảng 3.1.Đánh giá NCC theo phương pháp thang điểm
S T T Tiêu thức đánh giá Điểm Hệ số 0,5 - 1 1,5 - 2 2,5 – 3
1 Giá bán giá bán lẻ Giá bán sỉ Có chiết khấu
theo số lượng 4 2 Thời gian giao hàng Chậm 4-5
ngày
Chậm 2-3
ngày Đúng yêu cầu 4
3 Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng yêu cầu
Chỉ đáp ứng <50% SL Đáp ứng 50%-100% Đáp ứng không giới hạn 3 4 Phương thức thanh toán Trả ngay Chậm 7-10 ngày Chậm 15-30 ngày 2 5 Chất lượng sản Phẩm Có sai sót ngoài quy định tạm chấp nhận được Sai sót trong phạm vi cho phép Đúng với thỏa thuận 3 6 Phương thức giao hàng
Giao tại kho bên bán khoảng cách
> 50 km
Giao tại kho bên bán <=
50 km
Giao tại kho xí
nghiệp 1
7 Sự phản hồi với những
sự cố phát sinh Trên 1 tháng
Từ 1 tuần –
1 tháng Dưới 1 tuần 1
8 Thời hạn đã giao dịch Dưới 1 năm Từ 1- 3 năm Từ 3 năm trở
lên 1
Điểm trung bình = (Tổng điểm * Hệ số) / Tổng hệ số
Sau khi có được tổng điểm và các căn cứ khác đối với mỗi nhà cung cấp thì doanh nghiệp tiến hành lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.
3.3.2. Nâng cao chất lượng của công tác thương lượng và đặt hàng.
Công tác thương lượng và đặt hàng là công việc quan trọng và đòi hỏi người tiến hành công việc này không chỉ am hiểu về chuyên môn, đặc tính kỹ thuật của sản phẩm, mà còn đòi hỏi tính nghệ thuật cao. Nghệ thuật ở đây chính là nghệ thuật về cách thương lượng, đàm phán, các kỹ năng để ứng xử và thuyết phục nhà cung cấp.
“Cần giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp”, đó là nguyên tắc mà doanh nghiệp cần ghi nhớ và nắm rõ trong quá trình giao dịch với nhà cung cấp. Để có thể làm tốt việc thương lượng và đặt hàng với nhà cung cấp trước tiên xí nghiệp phải nghiên cứu,
tìm hiểu kỹ các yếu tố về thương phẩm học như chất lượng, yếu tố kỹ thuật của nguyên vật liệu... Tiếp đó là tìm hiểu về lịch sử hình thành và phát triển của nhà cung cấp, kinh nghiệm, uy tín, khả năng tài chính của nhà cung cấp. Đồng thời nhân sự được bố trí làm công tác thương lượng và đàm phán cũng cần phải được đào tạo và huấn luyện. Thường xuyên tổ chức các buổi nói chuyện, trao đổi kinh nghiệm chuyên môn cho nhân viên. Nhân viên đàm phán thương lượng phải có các kỹ năng, kiến thức cần thiết để đáp ứng nhu cầu công việc.
Xí nghiệp cần chủ động về nhu cầu mua hàng, chủ động trong công tác lên kế hoạch, giảm bớt những giấy tờ và thủ tục không cần thiết, nhanh chóng xử lý các giấy tờ một cách khoa học, khẩn trương, tránh tình trạng mất thời gian trong các khâu thủ tục, hồ sơ, giấy tờ mua hàng. Không nên bố trí công việc một cách chồng chéo giữa các phòng ban. Mọi thủ tục, giấy tờ về đơn đặt hàng nên giao cho bên vật tư, tránh rườm rà, mất thời gian.
Mặt khác xí nghiệp cũng cần quy định với nhà cung cấp về việc tăng giá NVL. Nếu có sự biến động nào về giá cả thì nên tiến hành thông báo lại cho xí nghiệp để xí nghiệp có những phương án giải quyết cho phù hợp, tránh tình trạng xí nghiệp không kịp chuẩn bị về tài chính. Thường xuyên theo dõi xem nhà cung cấp có dùng chính sách ép giá đối với doanh nghiệp hay không?