2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Chi phí bán hàng của Công ty là các chi phí liên quan đến việc bán hàng bao gồm: Chi phí nhân viên, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
Chi phí bán hàng sau khi được tập hợp chung cho sản phẩm tiêu thụ, đến cuối kỳ theo quy định của Công ty, chi phí bán hàng sẽ được phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ.
* Chứng từ sử dụng
Căn cứ để hạch toán chi phí bán hàng là phiếu chi, Bảng tính lương và BHXH, Bảng trích BHXH, BHYT, KPCĐ, Bảng trích khấu hao TSCĐ, các chứng từ khác có liên quan.
* Tài khoản sử dụng
Chi phí bán hàng của Công ty được hạch toán trên TK 641-Chi phí bán hàng. Và tài khoản này được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí, cụ thể như quy định hiện hành của Bộ Tài chính.
2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng tại Công ty cổ phần môi trường xanh và xanh bao gồm tất cả các khoản chi phí phục vụ cho công tác bán hàng tại Công ty.Chi phí bán hang bao gồm cảchi phí tiếp khách để ký kết hợp đồng bán hàng, chi phí giao dịch và các chi phí khác liên quan đến quá trình bán hàng.
Kế toán chi phí bán hàng sử dụng TK 641
Tài khoản này dùng để phán ánh các khoản chi phí bán hàng phát sinh và kết chuyển các khoản chi phí đó để xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản này được kế toán của Công ty tổ chức chi tiết theo từng yếu tố chi phí. Trong tháng căn cứ trên hóa đơn, chứng từ có liên quan tới chi phí bán hàng do các phòng ban đưa lại, kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sẽ kết hợp cùng với phiếu chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng để nhập số liệu vào máy.
Kế toán thường hạch toán chi phí bán hàng theo hợp đồng (trường hợp) hợp đồng lớn mua hàng bán không hết trong kỳ kế toán phân bổ theo phương pháp:
CPBH phân bổ cho hàng còn lại chưa tiêu thụ
= CPBH còn lại ĐK + trong kỳ còn P.bổCPBH phát sinh x Trị giá hàng còn lại cuối kỳ Trị giá hàng xuất kho TK + Trị giá hàng còn lại cuối kỳ * Phương pháp hạch toán
- Chi phí nhân viên bán hang bao gồm: Lương chính
Phụ cấp lương Bảo hiẻm xã hội Bảo hiểm y tế Kinh phí công đoàn
Hàng ngày kế toán tổng hợp tiền lương của Công ty cổ phần môi trường xanh và xanh tính lương cho công nhân viên bán hàng và trích phí trên
• Phương pháp tính lương và các khoản trích theo lương
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quy trình công nghệ, Công ty CP Xi măng Bút Sơn đã áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm căn cứ trên đơn giá ban hành của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam. Đơn giá này được chia làm hai loại đó là: Đơn giá lần đầu được căn cứ trên đơn giá tiền lương của Tổng Công ty và đơn giá lần hai dựa trên sản lượng tiêu thụ sản phẩm, bán thành phẩm của cả năm (Công ty sẽ trình tổng sản lượng tiêu thụ và đơn giá phù hợp để Tổng Công ty duyệt, sau đó tính ra số tiền lương phải trả cho công nhân viên gọi là lương bổ sung), mục đích là để điểu chỉnh tiền lương cán bộ công nhân viên trong Công ty trong những tháng mà sản lượng tiêu thụ không như kế hoạch do cả nhân tố chủ quan và khách quan.
Hàng tháng, kế toán tính số tiền lương, các khoản trích theo lương được tính vào chi phí nhân viên bán hàng như sau:
Tổng quỹ lương sản phẩm trong toàn Công ty được xác định theo công thức:
Trong đó: F là tổng quỹ lương của toàn Công ty Q là tổng sản lượng tiêu thụ
ĐQ là đơn giá tiền lương
Trả lương theo hệ số lương cố định bằng 1 và theo hệ số mức lương được xếp tại Nghị định 26/CP của Chính phủ, cùng với các hệ số phụ cấp chức vụ, hệ số trách nhiệm, phụ cấp ca 3, phụ cấp khu vực và ngày công thực tế. Mục đích của việc xác định tiền lương là để tính ra số tiền BHXH, BHYT tính vào chi phí nhân viên bán hàng.
Khi nhận được Bảng thanh toán lương từ phòng Tổ chức- Lao động, kế toán sẽ tiến hành phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí theo tỉ lệ như sau:
- Trích quỹ BHXH 20% tổng số tiền lương cơ bản phân phối ở vòng 1: 15% Công ty phải chịu tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 5% được trừ trực tiếp vào thu nhập của người lao động.
- Trích quỹ BHYT 3% trên tổng số tiền lương cán bộ phân phối ở vòng 1: 2% Công ty phải chịu tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% được trừ trực tiếp vào thu nhập của người lao động
- Trích KPCĐ theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động gồm: tiền lương vòng 1, tiền lương vòng 2 và tiền lương bổ sung (nếu có) và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Những khoản trợ cấp trong các trường hợp ốm đau thai sản của nữ công nhân viên, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp… được tính toán trên cơ sở mức lương được phân phối ở vòng 1 và theo quy định của Nghị định 26/CP.
Ngoài ra, trong trường hợp khi quyết toán quý, sáu tháng hoặc quyết toán năm, nếu vẫn còn quỹ lương thì Công ty sẽ tiến hành phân phối lương bổ sung cho người lao động.
Biểu mẫu 13: Bảng thanh toán tiền lương (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
ĐVT: Đồng Stt Họ và tên Hệ số Mức tính lương Tổng cộng Các khoản giảm trừ (BHYT, BHXH, KPCĐ) Thành tiền 1 2 3 4 5=3x4 6=5*8% 7 Nguyễn Thị Hồng 2,34 650.000 1.521.00 0 121.680 1.399.320
Khi có bảng lương (thanh toán một lần trong tháng) kế toán hạch toán vào phần hành kế toán chi tiết tiền vốn:
Có TK 111, 334 Sổ trích BHXH, BHYT, KPCĐ
Nợ TK 641 Có TK 338
• Chi phí vận chuyển và bốc dỡ
Khi vận chuyển hàng hoá đến nơi tiêu thụ, cán bộ chuyên chở có phát sinh chứng từ (Xăng xe, cầu phà đối với xe của Công ty, Hoá đơn vận chuyển, cán bộ chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán, kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ và viết phiếu chi cho người trực tiếp đi giao hang với chứng từ gôc giao cho thủ quỹ thanh toán.
Sau đó kế toán hạch toán bút toán này vào máy ở phần tiền vốn (tiền mặt VNĐ) Nợ TK 641
Có TK 111, 141 (với số tiền CB tạm ứng trước khi vận chuyển hàng).
Biểu mẫu số 14: Hoá đơn cước vận chuyển
Đơn vị: CÔNG TY THÀNH HƯNG Địa chỉ:
HOÁ ĐƠN CƯỚC VẬN CHUYỂN
Ngày 14 tháng 12 năm 2009
Liên 2
Họ và tên khách hàng: Công ty cổ phần môi trường xanh và xanh Địa chỉ: 59 Lý Thường Kiệt
Phương tiện vận chuyển: taxi tải Loại đường:
Khoảng cách vận chuyển: 8km
Đi từ: Lý Thường Kiệt Đến Hoàng Quốc Việt
Ngày 14 tháng 12 năm 2009
Xác nhận của khách hàng Người lập
Hình thức thanh toán bằng tiền mặt
Stt Tên quy cách hàng hoá
vận chuyển ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3
1 Máy điều hoà Chiếc 10 30.000 300.000 Tổng số tiển bằng chữ: Ba trăm nghìn đồng chẵn./. Khách hàng (Ký, họ tên) Người thu tiền (Ký, họ tên)
Người viết hoá đơn (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng (Ký, họ tên,đóng dấu)
Khi trả tiền nước, tiền điện thoại, thuê nhà, hội nghị, tiếp khách thực hiện hợp đồng, kế toán căn cứ vào phiếu chi định khoản vào phần kế toán chi tiết tiền vốn- tiền VNĐ
Nợ TK 641: chi phí bán hàng Có TK 111, 112
Trường hợp hạch toán chi phí trả trước để thực hiện hợp đồng hoặc hợp đồng chưa khả thi kế toán định khoản:
Nợ TK 1431 Có TK 111
Hạch toán phận bổ trong kỳ cho hàng đã bán Nợ TK 641 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 1421
Cuối kỳ hạcht toán kế toán tổng hợp các yếu tố chi phí bán hàng để lấy số liệu để phân bổ cho từng loại, nhóm sản phẩm, hàng hoá và xác định kết quả. Các khoản phát sinh bán hàng có liên quan đến TK công nợ, kế toán ghi
Nợ Tk 641: Chi phí bán hàng
Có TK 331: Phải trả cho khách hàng (chi tiết từng khách hàng) Có TK 131: Trả trước cho khách hàng
Cuối kỳ hạch toán kế toán tổng hợp các yếu tố cho chi phí bán hàng để lấy số liệu phân bổ cho từng loại và kết chuyển xác định kết quả chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán.
Nợ TK 911
Có TK 641
Nợ TK 142
Có TK 641
Các phần hành trên được biểu hiện ở: - Sổ quỹ tiền mặt
- Bảng kê thuế GTGT đầu vào - Sổ chi tiết Tk 641
- Báo cáo chi tiết số phát sinh TK 641
- Các sổ khác có lieu quan TK 331, TK 313, TK 142
Và được in ra bất cứ khi nào, khi các bộ phận khác có liên quan (ban giám đốc, thuế muốn kiểm tra)
Biểu mẫu 15: Báo cáo chi tiết sổ phát sinh TK 641
BÁO CÁO CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH TÀI KHOẢN 641 Công ty cổ phần môi trường xanh và xanh
Từ ngày 01/12/2009 đến ngày 31 tháng 12 năm 2009
ĐVT: VNĐ
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
20/12/09 25/11 Long TT tiền thuê xe đưa NV thực hiện HĐ cầu Hoà Bình
1111 1.904.765
……… …… ……… ……… ………….
……… …… ……… ……… ………….
14/12/09 15/7 Cty Thành Hưng vận chuyển máy điều hoà thực hiện hợp đồng viện KHKTHN 1111 300.000 30/12/09 K/C CPBH từ ngày 01/12/09 đến ngày 31/12/09 9111 108.505.620 Tổng cộng 108.505.620 108.505.62 0 Dư cuối kỳ 0 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
• Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN)
- Nội dung và phương pháp phân bổ chi phí QLDN của Công ty cổ phần môi trường xanh và xanh.
Chi phí quản lý của Công ty bao gồm: Lương quản lý Vật liệu quản lý Khấu hao TSCĐ Thuế Phí, lệ phí Dịch vụ mua ngoài Đồ dung văn phòng
Chi phí quản lý thường được tính chi tiết từng nội dung chi phí và được phân bổ cho các hoạt động kinh doanh theo từng thời điểm kinh doanh, phương pháp phân bổ tương tự như phân bổ chi phí bán hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phương pháp hạch toán
+ Kế toán chi phí tiền lương quản lý
Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc (Bảng thanh toán lương CBNV quản lý của Công ty ứng dụgn và phát triển công nghệ), phiếu chi, kế toán đưa phần hành vào máy theo quy định khoản ở phần kế toán chi tiết vốn VNĐ
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có các TK liên quan
Trích BHXH, BHYT như phần chi phí bán hàng. + Kế toán chi phí khấu hao TSCĐ
Khi trích khấu hao TSCĐ kế toán căn cứ vào nguyên giá TSCĐ để tính mức khấu hao, theo từng thiết bị máy móc, nhà xưởng.
Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 214: khấu hao TSCĐ
Cơ sở để kế toán tập hợp số liệu tính định khoản khấu hao hàng năm. Kế toán chỉ cần vào dữ liệu TSCĐ 1 lần máy sẽ tự động tính việc trích khấu hao.
Hiện nay, Công ty cổ phần môi trường xanh và xanh áp dụng phương pháp tính khấu hao đường thẳng để tính và phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ vào chi phí sản
xuất kinh doanh trong kỳ, dựa trên tỷ lệ khấu hao và nguyên giá TSCĐ, kế toán xác định mức khấu hao bình quân tháng theo công thức:
Mức khấu hao năm = Nguyên giá x Tỷ lệ khấu hao năm
Ví dụ: Đối với TSCĐ là nhà Trung tâm văn phòng tiêu thụ tại phòng Kinh doanh-Tiêu thụ có nguyên giá là 931 385 964 đồng, tỷ lệ khấu hao 10%. Theo phương pháp khấu hao đã trình bày ở trên thì:
Mức khấu hao năm là:
931 385 964 x 10% = 93 138 596,4 (đồng) Mức khấu hao tháng là:
93 138 596,4 12 12