2.2.2.1 Nguyên tắc quản lý chi phí của Chi nhánh Ngân hàng Liên Việt Thăng Long:
Việc quản lý chi phí tại bất cứ đơn vị kinh doanh nào cũng vô cùng quan trọng nhưng đối với các ngân hàng thương mại lại càng quan trọng hơn bởi nếu xảy ra tình trạng chi phí quá cao và không hợp lệ sẽ dẫn đến thất thoát tiền của chính doanh nghiệp. Do vậy cần có những biện pháp chặt chẽ để quản lý chi phí hiệu quả.
Quản lý chi phí tại Chi nhánh Ngân hàng Liên Việt Thăng Long được thực hiện trên cơ sở những quy định chung của Nhà nước, của Ngành. Chi nhánh đề ra những quy định cụ thể, có kế hoạch chi tiết về các khaonr mục chi phí ngay từ đầu năm tài chính, trong năm các khoản chi vượt kế hoạch đều phải có thuyết minh đầy đủ và hợp lý.
Chi phí được xác định phải theo nguyên tắc dự chi đầy đủ, cụ thể:
+ Định mức chi tiêu tài chính được xác định gắn với kết quả và nhiệm vụ kinh doanh của Chi nhánh.
+ Chi phí của Ngân hàng là số phải chi phát sinh trong kỳ. Các khoản chi phải được hạch toán kịp thời, đầy đủ và có hóa đơn chứng từ hợp lệ.
+ Chi phí quản lý kinh doanh của Chi nhánh được quản lý theo định mức do Tổng Giám đốc Ngân hàng Liên Việt quy định phù hợp với từng đơn vị thành viên, từng thời kỳ và phù hợp với quy chế quản lý tài chính của Nhà nước.
+ Đối với những khoản chi không đúng chế độ, người quyết định chi phải chịu trách nhiệm. Các khoản vượt định mức được duyệt phải xác định rõ nguyên nhân, chịu trách nhiệm và báo cáo Tổng Giám đốc.
2.2.2.2 Bộ máy quản lý chi phí tại LVB Thăng Long
Để quản lý có hiệu quả, Chi nhánh tổ chức bộ máy quản lý chi phí bao gồm: Giám đốc và một số cán bộ Phòng Kế toán ngân quỹ, Phòng Tổng hợp. Bộ phận này có nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch thu - chi tài chính năm đảm bảo đạt và vượt kế hoạch lợi nhuận được giao, đồng thời xác định mức tiết kiệm chi phí để nâng cao hiệu quả kinh doanh theo quy định về thực hành tiết kiệm chống lãng phí, đăng ký mức thực hiện chi phí gửi về Hội sở chính (Ban Tài chính) theo quy định để xem xét phê duyệt.
- Trên cơ sở kế hoạch thu chi tài chính và mức tiết kiệm đã đăng ký: Giám đốc đơn vị, Trưởng Phòng Kế toán tổ chức thực hiện chi tiêu tại đơn vị. Trường hợp chi phí vượt kế hoạch và định mức được duyệt, Giám đốc đơn vị làm rõ nguyên nhân và báo cáo Tổng Giám đốc xem xét, phê duyệt.
- Trưởng Phòng Kế toán tại đơn vị có trách nhiệm theo dõi, phân tích tình hình thực hiện, nắm bắt tình hình chấp hành kế hoạch, định mức chi tiêu của toàn đơn vị.
Bảng 2-12: Các Khối, Ban/Phòng tham gia vào bộ máy quản lý chi phí tại Chi nhánh Ngân hàng Liên Việt Thăng Long
Phòng Ban chịu trách nhiệm Nhiệm vụ
Phòng Kế toán ngân quỹ Là đầu mối xây dựng lập kế hoạch kinh doanh của chi nhánh, trong đó có kế hoạch chi phí. Thực hiện chức năng hướng dẫn các phòng giao dịch trong việc ghi nhận và hạch toán các khoản chi phí.
Phòng Tổng hợp Phối hợp với Hội đồng tiền lương tại chi nhánh và Phòng Kế toán ngân quỹ trong việc xây dựng chỉ tiêu về chi phí tiền lương trong năm.
Phối hợp với phòng mạng lưới, Khối PR & Marketing tại Hội sở và Phòng Kế toán ngân quỹ của Chi nhánh trong việc xây dựng chỉ tiêu về chi phí quảng cáo tiếp thị. Là đơn vị đầu mối thực hiện lập và trình Ban lãnh đạo phê duyệt Kế hoạch tài sản hàng năm. Quản lý chỉ tiêu chi bảo dưỡng, sữa chữa tài sản.
Khối Công nghệ thông tin Là đơn vị đầu mối thực hiện lập kế hoạch, trình Ban lãnh đạo phê duyệt Kế hoạch công nghệ thông tin hàng năm và quản lý ngân sách đầu tư cho Công nghệ thông tin của Chi nhánh
Phòng Tổng hợp – Chuyên viên Nhân sự phối hợp với Phòng đào tạo tại Hội sở
Là đơn vị đầu mối thực hiện lập và trình Ban lãnh đạo phê duyệt Kế hoạch đào tạo hàng năm.
2.2.2.3. Một số quy định về định mức chi phí tại Ngân hàng Liên Việt Chi nhánh Thăng Long
a) Một số quy định về định mức chi phí của Ngân hàng Liên Việt đang được áp dụng tại LVB Thăng Long
Ngân hàng Liên Việt Thăng Long cùng với các Chi nhánh khác trong hệ thống Ngân hàng Liên Việt thực hiện quản lý chi phí theo Quyết định số 899/2010/QĐ- HĐQT Quy định về chế độ chi tiêu nội bộ. Cùng với Quy chế tài chính, các quy định về thu chi tài chính thực sự trở thành cẩm nang cho chi nhánh trong việc thực hiện các quy định của Pháp luật, Nhà nước và cơ quan chủ quản về tài chính, quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh; khắc phục những hạn chế trong cách quản lý chi tiêu đơn giản, sơ khai, mang tính kế hoạch, chủ quan trước đây và tạo ra tính thống
nhất trong quản lý chi tiêu nội bộ toàn chi nhánh. Dưới đây là bảng tổng hợp định mức chi hoạt động quản lý và công vụ; chi công tác phí đang được áp dụng tại LVB Thăng Long hiện nay.
Bảng 2-13: Phụ cấp định mức chi hoạt động quản lý và công vụ
Số
TT Khoản chi Mức chi tối đa Ghi chú
1 Chi tiền ăn giữa ca
1.1 TP.Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, TP Đà Nẵng 30.000 đồng/người/ngày Mức chi của từngvùng bao gồm cả 1/2 ngày làm việc thứ Bảy (nếu có)
1.2 Các khu vực khác 25.000 đồng/người/ngày
Chú ý : Những ngày làm việc dưới 50% thời gian làm việc theo tiêu chuẩn không được hưởng phụ cấp ăn trưa
2 Chi trang bị máy tính xách tay
Giám đốc/Phó giám đốc chi nhánh 30.000.000 đồng
Thời gian sử dụng >= 36 tháng
3 Chi trang bị thân máy điện thoại di động
Giám đốc/Phó giám đốc chi nhánh 10.000.000 đồng
Thời gian sử dụng >= 24 tháng
4 Chi cước viễn thông CBNV tại Chi nhánh
4.1 Giám đốc/Phó giám đốc kinh doanh 1.000.000 đồng
4.2
Phó Giám đốc không phụ trách KD, Trưởng phòng ( khách hàng, QLTD), Giám đốc phoàng giao dịch 800.000 đồng 4.3 Trưởng phòng ( Kế toán và GDNQ, Phòng Tổng hợp), Phó phòng ( Khách hàng, Phòng QLTD) 500.000 đồng 4. 4 Phó phòng ( Kế toán và GDNQ, phòng Tổng hợp, Tổ trưởng KD thuộc PGD, Trưởng nhóm ( KHDN, KHCN, PTKD, Thẩm định tài sản), Nhân viên/Chuyên viên ( KHDN, KHCN,PTKD, Thẩm định tài sản, Hỗ trợ TD)
300.000 đồng
Nguồn : LVB, Quyết định số 899/2010/QĐ-HĐQT ngày 25/09/2010 và Quyết định số 737/2011/QĐ-LienVietBank ngày 19/04/2011
Số
TT Khoản chi Mức chi tối đa Ghi chú
4 Chi cước viễn thông CBNV tại Chi nhánh
4.5
Trưởng quỹ, Kiểm soát viên, Tổ trưởng GDNQ thuộc PGD, Trưởng nhóm (Tài trợ thương mại, Quản lý tín dụng, Phòng KT & GDNQ, Phòng Tổng hợp), Nhân viên liên hàng, lái xe
Nhân viên Bộ phận hàng chính ( tùy từng đối
tượng cụ thể và do Giám đốc CN quyết định) 200.000 đồng
5 Chi trang phục, đồng phục/năm
5.1 Đồng phục nhóm 1 và nhóm 2 Tối đa 4.000.000 đồng/năm
5.2 Đồng phục nhóm 3 2.000.000 đồng/năm
5 Chi trang phục, đồng phục/năm
- Nhóm 1: Bộ phận GDNQ, Lễ tân, Lái xe
- Nhóm 2: Bộ phận (KHDN, KHCN, PTKD, Thẩm định TD, Hỗ trợ TD) của Chi nhánh và Bộ phận Kinh doanh thuộc PGD
- Nhóm 3: Các đối tượng còn lại
6 Chi phương tiện công tác
6.1 Vé máy bay của các đối tượng tại chi nhánh Hạng thông thường
6.2 Vé phương tiện khác Theo thực tế
7 Chi phụ cấp làm thêm giờ cho lái xe/tháng
Lái xe của Giám đốc chi nhánh 1.000.000 đồng
8 Phụ cấp đi lại/tháng
8.1
Giám đốc PGD, Nhân viên/Chuyên viên (KHDN, KHCN, PTKD, Thẩm định TD, Hỗ
trợ TD) của Chi nhánh, Nhân viên liên hàng 400.000 đống 8.2
Trưởng phòng, Phó phòng (Khách hàng,
QLTD) 300.000 đồng
9 Chi phụ cấp độc hại - rủi ro/tháng
9.1
Trưởng quỹ, Thủ kho tiền, Kiểm ngân, Lái xe
chở tiền, Nhân viên áp tải tiền 300.000 đồng
9.2 Giao dịch viên (Teller) 200.000 đồng
10 Chi khuyến mại nhân dịp khai trương
10.1 Đối với Chi nhánh mới thành lập
Tối đa không quá 200 triệu đồng 10.2 Đối với phòng giao dịch mới thành lập
Tối đa không quá 70 triệu đồng
Nguồn : LVB, Quyết định số 899/2010/QĐ-HĐQT ngày 25/09/2010 và Quyết định số 737/2011/QĐ-LienVietBank ngày 19/04/2011
Số TT Đối tượng Tiền thuê phòng nghỉ/ngày/người Phụ cấp lưu trú/đêm/người 1 Giám đốc Chi nhánh <= 1.500.000 đồng 250.000 đồng 2 PGĐ Chi nhánh, Trường phòng, Phó phòng Chi nhánh <= 1.000.000 đồng 250.000 đồng
3 Các đối tượng còn lại <= 800.000 đồng 200.000 đồng 4
Thời gian công tác trong và ngoài tỉnh (>=50 km một chiều) và đi về
trong ngày 100.000 đồng/người/ngày
Nguồn : LVB, Quyết định số 899/2010/QĐ-HĐQT ngày 25/09/2010
Chi nhánh hạn chế tối đa các chuyến đi công tác của cán bộ nhân viên, chỉ thực hiện các chuyến đi công tác thực sự cần thiết và kết hợp giải quyết nhiều công việc khác nhau. Ngoài ra, việc đi công tác của cán bộ nhân viên ở các đơn vị/bộ phận phải thông báo và có ý kiến của Phòng tài chính nhằm thực hiện việc kiểm soát ngân sách.
Ngoài các nội dung chi theo quy định chung về chế độ tài chính đối với các Tổ chức tín dụng, của Ngân hàng Liên Việt, để quản lý chi phí có hiệu quả, Chi nhánh còn có những quy định hết sức cụ thể về định mức một số khoản mục chi: chi xăng dầu, chi phí tiếp khách,….Các định mức trên được quy định trên nguyên tắc đảm bảo gắn với kết quả hoạt động, quy mô, phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh trong từng thời kỳ của Chi nhánh.
b) Chi xăng dầu
Chi xăng dầu được kiểm soát chặt chẽ theo định mức tiêu hao nhiên liệu đang áp dụng tại Ngân hàng Liên Việt
STT Loại xe Định mức (lít/km)
1 LEXUS LS600 5.1 21
2 LEXUS LX 570 5.7 26
3 MERCEDES S500 5.5 28
4 MERCEDES CGI E250 2.0 16
5 TOYOTA LANDCRUISER PRADO TX - L 2.7 18 6 TOYOTA CAMRY 3.5 19 7 TOYOTA CAMRY 2.5 LE 17 8 TOYOTA CAMRY 2.4 17 9 TOYOTA ALTIS 1.8 14 10 MITSUBISHI PAJERO GL 3.8 23 11 TOYOTA INNOVA G 2.0 16.5 12 TOYOTA HIACE 2.7 18 13 FORD EVEREST 2.5 18 14 MERCEDES S600 32
Nguồn : LVB, Quyết định số 2992/2010/QĐ-LienVietBank ngày 31/12/2010 và số 1370/2011/QĐ-LienVietBank ngày 11/07/2011
* Định mức tiêu hao nhiên liệu được điều chỉnh dựa theo khu vực, số Km vận hành và thời gian sử dụng thực tế của xe.
- Các xe tại Khu vực Hà Nội và TP Hồ Chí Minh được cộng thêm 5% so với định mức trên.
- Xe vận hành từ 150.000 Km đến 300.000 Km hoặc thời gian sủ dụng từ trên 5 năm đến 10 năm: Điều chỉnh cộng thêm 5% so với định mức trên.
- Xe vận hành từ trên 300.000 Km hoặc thời gian sử dụng trên 10 năm : Điều chỉnh cộng thêm 10% so với định mức trên.
Nhằm tăng cường quản lý việc thanh toán xăng xe ô tô, Ngân hàng Liên Việt quy định như sau :
- Các lái xe khi đổ xăng xe phải yêu cầu đơn vị bán hàng xuất ngay hóa đơn tiền xăng xe trong ngày, đồng thời chốt số Km tại thời điểm đổ xăng, số lượng xăng đổ phải phù hợp với số Km vận hành thực tế của xe, trừ các trường hợp đặc biệt (đơn
vị bán hàng hết hóa đơn hoặc chưa có người viết hóa đơn, đổ xăng để đi công tác gấp không kịp chờ viết hóa đơn…) nhưng thời gian lấy hóa đơn cũng không được quá 2 ngày (trường hợp đổ xăng để đi công tác gấp thì thời gian lấy hóa đơn không được quá 02 ngày sau khi kết thúc chuyến công tác), các trường hợp lấy hóa đơn sau ngày đổ xăng phải ghi chú rõ ngày đổ xăng thực tế trên bộ chứng từ thanh toán. - Việc thanh toán xăng xe tối đa theo định mức quy định, nghiêm cấm các trường hợp không sử dụng hết định mức nhưng vẫn lấy hóa đơn để thanh toán cho đủ định mức
- Các bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm thanh toán tiền xăng xe phải thực hiện kiểm tra, kiểm soát đầy đủ, đúng các quy định về quản lý, sử dụng xe ô tô của Ngân hàng Liên Việt
So với các văn bản trước đây, định mức chi xăng dầu đã được quy định chi tiết và chặt chẽ hơn, sát với hoạt động kinh doanh. Nếu như trong quyết định 1935a, định mức tiêu hao nhiên liệu đối với các loại xe ô tô của Ngân hàng Liên Việt được tính trên cơ sở số lít/km thì tại quyết định 2992 ngày 31/12/2010 thì các định mức này vẫn được tính dựa trên số lít/km nhưng có tính đến các yếu tố khu vực, số km vận hành, thời gian sử dụng thực tế của xe và quản lý chặt chẽ việc thanh toán xăng xe ô tô (Công văn số 934/2011/CV-LienVietBank ngày 17/5/2011)
Bên cạnh việc quản lý theo đúng định mức Ngân hàng Liên Việt Thăng Long không ngừng nghiên cứu đưa ra các biện pháp nhằm kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ, tránh tình trạng không sử dụng hết định mức nhưng vẫn lấy hóa đơn để thanh toán cho đủ định mức như : Thay vì để các lái xe tự đi đổ xăng, Phòng kế toán nội bộ là người trực tiếp ký hợp đồng mua xăng xe với nhà cung cấp cho tất cả các loại xe hoạt động tại Chi nhánh. Bên cung cấp có nhiệm vụ chốt số km và số lít xăng tại thời điểm đổ xăng gửi thông báo về phòng kế toán nội bộ. Bên cạnh đó cán bộ thanh toán cũng lập sổ theo dõi thời gian, số km, số lít xăng để kiểm soát việc sử dụng xăng của từng loại xe. Vì vậy các khoản chi xăng dầu luôn ở dưới định mức của Ngân hàng Liên Việt.
Theo quy định của Ngân hàng Liên Việt định mức chi phí tiếp khách được xác định dựa trên : Số dư Hy động vốn bình quân, Dư nợ bình quân, thời gian hoạt động của Chi nhánh
* Cách tính tỷ lệ chi phí tiếp khách:
Tỷ lệ CP tiếp khách được áp dụng = Tỷ lệ CP tiếp khách theo số dư huy động vốn BQ + Tỷ lệ CP tiếp khách theo Dư nợ BQ
- Tỷ lệ chi phí tiếp khách được xác định vào các thời điểm cuối tháng
- Số dư huy động vốn bình quân/ Dư nợ bình quân được xác định bằng cách lấy tổng số dư huy động vốn/ Dư nợ tại các thời điểm cuối tháng (:) tổng số tháng, tính đến thời điểm xác định chi phí tiếp khách.
Ngân hàng Liên Việt Thăng Long là Chi nhánh thuộc nhóm có số dư Huy động vốn bình quân >=1.000 tỷ tương ứng với tỷ lệ %/CP HĐ là 2,5%; Dư nợ bình quân thuộc khoảng (>=500 tỷ và <1.000 tỷ) tỷ lệ %/CP HĐ là 1,0%. Vậy tỷ lệ CP tiếp khách của Chi nhánh là 3,5% tổng chi hoạt động.
Nhằm tối thiểu hóa khoản chi này, Giám đốc chi nhánh quy định : Các khoản chi này phải gắn với hiệu quả kinh doanh, đảm bảo tiết kiệm và phải có chủ trương được duyệt của cấp có thẩm quyền phê duyệt. Tỷ lệ CP tiếp khách được áp dụng tối đa tại chi nhánh là 3% tổng chi hoạt động. Bên cạnh đó Ban lãnh đạo cũng đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, tìm kiếm những nguồn vốn với chi phí thấp như: duy trì mối quan hệ lâu bền với khách hàng. Điều này giúp ngân hàng vừa tiết kiệm chi phí thẩm định khi khác hàng có nhu cầu vay căn cứ vào