Hố đơn GTGT Biên bảng giao hàng
2.2 Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hĩa” (trường hợp bán hàng qua kho). Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”
Tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng” Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”
Để theo dõi cơng nợ được dễ dàng và chi tiết, mỗi khách hàng sẽ được tạo một mã tài khoản khách hàng. Do đĩ, tài khoản 131 được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng như sau:
Tài khoản 131K_KFC: Cơng ty Liên doanh TNHH KFC Việt Nam. Tài khoản 131K_MCHAUA:Cơng ty TNHH Một Châu Á.
Ngồi ra, kế tốn cịn sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 1111 “Tiền mặt Việt Nam” Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng” Tài khoản 33311 “Thuế GTGT đầu ra” Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”
2.3 Tính giá hàng hĩa xuất kho theo phương pháp giá bình quân gia quyền
Đơn giá thực tế bình quân gia quyền
Giá thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ + Giá thực tế hàng hóa nhập trong kỳ Số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng hàng hóa nhập trong kỳ Giá thực tế hàng
hóa xuất trong kỳ Số lượng hàng hóa xuất trong kỳ x Đơn giá thực tế bình quân gia quyền
2.4 Quy trình ghi sổ:
Khi cĩ nhu cầu về hàng hĩa, khách hàng trực tiếp điện thoại yêu cầu cơng ty báo giá. Bộ phận kinh doanh cĩ trách nhiệm lập Bảng báo giá và gửi cho khách hàng. Nếu đồng ý với giá cơng ty đưa ra, sẽ cĩ hai phương thức đặt hàng từ khách hàng: ký kết Hợp đồng kinh tế hoặc Gửi đơn đặt hàng.
Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, Bộ phận kinh doanh sẽ lập lệnh xuất kho, kèm hĩa đơn bán hàng hoặc Phiếu giao hàng. Lệnh xuất kho phải được ký duyệt của Giám đốc hoặc Trưởng phịng kinh doanh. Lệnh xuất kho được lập thành 2 liên: Liên 1 lưu, liên 2 chuyển xuống kho.
Lệnh xuất kho kèm hĩa đơn bán hàng: hĩa đơn bán hàng được lập thành 3 liên : liên 1 lưu tại cùi, liên 2 giao khách hàng, liên 3 chuyển bộ phận kế tốn.
Thủ kho căn cứ theo Lệnh xuất kho kèm Hĩa đơn bán hàng lập Phiếu xuất kho để xuất hàng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên : liên 1 giao cho bộ phận bán hàng trực thuộc phịng kinh doanh, liên 2 giao kế tốn, liên 3 lưu tại kho. Phiếu xuất kho phải cĩ đầy đủ chữ ký của thủ kho, chữ ký của người giao hàng.
Sau khi hàng được kiểm giao xuất kho, thủ kho tiến hành nhập đủ số lượng theo từng mặt hàng và mã hàng vào “Bảng theo dõi nhập – xuất – tồn”, đồng thời chuyển phiếu xuất kho cho kế tốn.
2.5 Phương pháp hạch tốn
5111 131 111,112 1561 632 (2) (3) (1) (2) (3) (1)
33311
(1) Căn cứ vào phiếu xuất kho, liên 3 hĩa đơn bán hàng cĩ chữ ký của khách hàng, kế tốn kết chuyển tất cả trị giá vốn hàng bán đã xác định tiêu thụ trong tháng vào cuối tháng.
(2)Ghi nhận doanh thu bán hàng đã xác định tiêu thụ. (3)Khi thu nợ khách hàng.
* Khi lập hĩa đơn và xuất hàng chuyển giao cho khách, đợi đến khi nhận được liên 3 hĩa đơn bán hàng cĩ chữ ký của khách hàng, kế tốn mới tiến hành nhập số liệu Sổ chi tiết hàng hĩa, đồng thời ghi nhận doanh thu đã thực hiện vào Sổ chi tiết bán hàng. Vì cơng ty áp dụng đơn giá xuất kho bình quân gia quyền cuối tháng, nên cuối tháng, kế tốn mới tiến hành kết chuyển trị giá vốn hàng bán đã xác định tiêu thụ.
* Ví dụ: Nghiệp vụ phát sinh tại cơng ty:
- Ngày 22/10/2008, Cơng ty xuất hàng chuyển giao cho Cơng ty Cổ Phần Linh Anh theo đơn đặt hàng, chi phí vận chuyển cơng ty chịu. Bộ phận bán hàng lập lệnh xuất kho kèm hĩa đơn GTGT sêri: LD/2008N số 105870 (đính kèm phụ lục 08) với số tiền là 83,328.195đ, thuế GTGT 10% là 8,332,819đ, chuyển xuống kho yêu cầu xuất hàng. Căn cứ vào lệnh xuất kho, thủ kho lập phiếu xuất kho 29 (đính kèm phụ lục 09) và tiến hành kiểm giao hàng xuất. - Ngày 23/10/2008, kế tốn nhận được liên 3 của hĩa đơn bán hàng cĩ chữ ký của khách hàng, tiến hành nhập vào Sổ chi tiết hàng hĩa, kế tốn hạch tốn:
Ghi nhận doanh thu đã thực hiện:
Nợ TK 131: 91,661,014
Cĩ TK 511: 83,328,195 Cĩ TK 3331: 8,332,819
Cuối tháng, kết chuyển tồn bộ trị giá vốn hàng bán đã xác định tiêu thu trong tháng. Trị giá vốn hàng bán
Nợ TK 632: 79,234,543 Cĩ TK 156: 79,234,543
Ngày 25/10/2008 cơng ty CP Linh Anh thanh tốn bằng tiền mặt, kế tốn lập phiếu thu số 27 (đính kèm phụ lục 10) và ghi: Nợ TK 111: 91,661,014 Cĩ TK 131: 91,661,014 Phần 5: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 1. Về nhân sự kế tốn – bộ máy tổ chức kế tốn * Nhận xét
Hiện nay, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung ở phòng kế toán tài chính của Công ty. Theo hình thức này, tất cả các công việc kế toán như: phân
loại chứng từ, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, lập báo cáo…đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán tài chính của Công ty. Cơ sở trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu như: thu thập, kiểm tra chứng từ và có thể thực hiện xử lý sơ bộ các chứng từ có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
Việc tổ chức bộ máy kế toán như trên mang lại nhiều ưu điểm như:
_ Phát huy tốt vai trò, chức năng kế toán trong việc kiểm tra và giám đốc tài chính hoạt động kinh doanh của Công ty, đồng thời tiết kiệm được chi phí cho bộ máy kế toán của Công ty.
_ Bảo đảm sự lãnh đạo thống nhất của Ban giám đốc Công ty: thực hiện tốt việc kiểm tra và chỉ đạo sát sao hoạt động kinh doanh trên cơ sở các thông tin do phòng kế toán cung cấp.