Cơng ty ký hợp đồng mua hàng hoặc gọi điện trực tiếp đặt hàng với nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ chuyển hàng đến giao tại kho của Cơng ty. Địa chỉ giao hàng được cơng ty quy định cụ thể trên hợp đồng hoặc báo trực tiếp qua điện thoại.
Chi phí vận chuyển bên nào trả tùy thuộc vào điều kiện quy định trong hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên.
1.2 Phương thức thanh tốn tiền hàng
Thơng thường, mua hàng trong nước cơng ty sử dụng hình thức thanh tốn bằng tiền mặt là chủ yếu, được thực hiện qua 2 phương thức:
- Thanh tốn trực tiếp: Sau khi nhận được hàng hĩa, cơng ty sẽ thanh tốn ngay cho nhà cung cấp.
- Thanh tốn trả chậm (mua chịu): Nhà cung cấp sẽ quy định về thời hạn thanh tốn, cách thức thanh tốn đối với cơng ty.
1.3 Phương pháp xác định giá mua thực tế của hàng hĩa
Hiện nay, Cơng ty xác định giá thực tế của hàng hĩa mua vào theo cơng thức sau:
Giá thực tế của hàng hóa mua vào Giá mua hàng hóa Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cơng ty khơng hạch tốn vào tài khoản 1562 theo quy định mà hạch tốn tồn bộ vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”.
Cơng ty khơng sử dụng tài khoản cấp 2 “Tài khoản 1561” mà sử dụng tài khoản cấp 1 “Tài khoản 156” để hạch tốn trị giá mua hàng hĩa nhập kho.
1.4 Thủ tục chứng từ
- Đơn đặt hàng - Hĩa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu chi - Ủy nhiệm chi - Giấy báo nợ
1.5 Tài khoản sử dụng
Tài khoản được sử dụng chủ yếu để phản ánh nghiệp vụ mua hàng là tài khoản 156 “Hàng hĩa”.
Ngồi ra, kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản khác như: Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”
Tài khoản 111 “Tiền mặt”
Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng-Tiền Việt Nam”
Tài khoản 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hĩa, dịch vụ” Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”
Tài khoản 331 dùng để hạch tốn cho cả khách hàng trong và ngồi nước, được theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp.
1.6 Quy trình ghi sổ
Hằng ngày, kế tốn nhận được Phiếu nhập kho do thủ kho chuyển đến, kế tốn hàng hĩa căn cứ vào hĩa đơn mua hàng và phiếu nhập kho để nhập vào Sổ chi tiết hàng hĩa theo từng mặt hàng về số lượng, trị giá tiền.
Nếu thanh tốn hàng bằng tiền mặt, sau khi lập phiếu chi kế tốn tiền mặt sẽ tiến hành nhập Sổ chi tiết tiền mặt.
Nếu thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng, sau khi lập Ủy nhiệm chi và chuyển cho Ngân hàng, kế tốn căn cứ vào Giấy báo nợ của Ngân hàng để tiến hành nhập Sổ Tiền gửi Ngân hàng.
Nếu mua theo phương thức tra chậm, Kế tốn cơng nợ cập nhật và theo dõi trên Sổ chi tiết thanh tốn với người bán theo từng nhà cung cấp.
1.7 Phương pháp hạch tốn