Do đặc tớnh vật liệu của cụng ty chiếm một tỷ trọng lớn trong giỏ thành sản phẩm, nờn đũi hỏi phải phản ỏnh, theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập- xuất- tồn kho cho từng thứ, từng loại cả về số lượng, chủng loại và giỏ trị.thụng thường qua việc tổ chức kế toỏn chi tiết vật liệu, kế toỏn sẽ đỏp ứng được nhu cầu này.
Hạch toỏn chi tiết vật liệu được thực hiện kết hợp giữa kho và phũng kế toỏn nhằm mục đớch theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập- xuất- tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng và giỏ trị. Việc hạch toỏn chi tiết vật liệu làm cơ sở ghi sổ kế toỏn và kiểm tra, giỏm sỏt sự biến động của chỳng.
Để cú thể tổ chức thực hiện được toàn bộ cụng tỏc vật liệu núi chung và kế toỏn chi tiết vật liệu núi riờng, trước hết phải bằng phương phỏp chứng từ kế toỏn để phản ỏnh toàn bộ cỏc nghiệp vụ liờn quan đến tỡnh hỡnh nhập, xuất, vật liệu.
Nhằm tiến hành cụng tỏc ghi sổ (thẻ) kế toỏn đơn giản, rừ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu sai sút trong việc ghi chộp và quản lý nguyờn vật liệu, cụng
ty đó chọn phương phỏp ghi thẻ song song. Việc ỏp dụng phương phỏp này ở cụng ty được tiến hành như sau:
+ Sơ đồ kế toỏn nguyờn vật liệu theo phương phỏp ghi thẻ song song
Sơ đồ 2.1 : sơ đồ kế toỏn NVL theo phương phỏp ghi thẻ song song
+ Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ỏnh ghi chộp hàng ngày tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại vật liệu theo chỉ tiờu số lượng. Mỗi loại vật liệu được theo dừi trờn một thẻ kho để tiện cho việc ghi chộp, kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý được thuận lợi.
Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ kế toỏn chi tiết Bảng kờ tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (1) (1) (2) (2) (3) (4) : Ghi hàng ngày : Ghi cuối thỏng : Đối chiếu kiểm tra
Khi nhận được cỏc chứng từ kế toỏn về nhập, xuất, tồn vật liệu thủ kho kiểm tra tớnh hợp lý, hợp phỏp của chứng từ đú, đối chiếu với số liệu vật liệu thực nhập kho, thực xuất kho rồi tiến hành ghi vào thẻ kho về số lượng.
+ Ở phũng kế toỏn: Định kỳ 10-15 ngày một 1 lần kế toỏn vật liệu đem chứng từ lẻ đối chiếu với thẻ kho và ký xỏc nhận vào thẻ kho.
Đồng thời kế toỏn sau khi nhận được cỏc chứng từ nhập xuất vật liệu kế toỏn chi tiết vật liệu kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư theo cả 2 chỉ tiờu số lượng và giỏ trị.