Do đặc điểm vật liệu của cụng ty chủ yếu là mua ngoài, một phần nhỏ là do bờn đặt hàng gia cụng cung cấp, nờn khi cú nhu cầucụng ty cử cỏn bộ vật tư đến nơi ký hợp đồng. Khi vật liệu chuyển về kho cụng ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cỏch, đơn giỏ vật liệu, nguồn mua, tiến độ thực hiện hợp đồng kiểm nhận vật tư gồm:
Phũng kế hoạch đại diện thủ kho, hội đồng kiểm nhập vật tư của cụng ty sẽ lập “ biờn bản kiểm nghiệm vật tư” thành 2 bản. Một bản giao cho phũng kế hoạch để ghi sổ theo dừi tỡnh hỡnh hợp đồng, một bản giao cho phũng kế toỏn làm căn cứ ghi sổ kế toỏn.
Trường hợp vật liệu khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất hoặc thiếu hụt thỡ phải lập thờm một bản giao phũng kế hoạch làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bỏn. Đối với vật liệu đảm bảo cỏc yờu cầu trờn đủ tiờu chuẩn nhập kho. Kế toỏn căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng và biờn bản kiểm nghiệm vật tư đồng thời lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn với đầy đủ cỏc chữ ký.
+ Một liờn giao cho thủ kho để nhập vật liệu vào thẻ kho rồi sau đú chuyển cho phũng kế toỏn để làm căn cứ ghi vào sổ kế toỏn.
+ Một liờn giao cho phũng kế hoạch sản xuất vật tư giữ và lưu lại. + Một liờn do người mua gửi cựng với hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho (do bờn bỏn lập) và gửi cho phũng kế toỏn làm thủ tục thanh toỏn.