Sau khi tổng hợp những thông tin về lô hàng, nhân viên chứng từ của công ty sẽ lên tờ khai cho lô hàng xuất khẩu này. Hiện nay, có hai cách khai báo là: viết lên tờ khai hải quan và khai báo bằng tờ khai điện tử. Tuy nhiên, công ty cổ phần sản xuất thương mại Hoàng Tiến hiện vẫn đang sử dụng phương thức thứ nhất để khai báo hải quan. Để thực hiện nhanh bước này trong quá trình làm thủ tục hải quan thì nhân viên chứng từ cần phải am hiểu về công việc và cẩn thận trong ghi chép. Trong thời gian tới, công ty sẽ hướng
tới việc khai báo bằng Hải Quan điện tử nhằm giảm thiểu thời gian cũng như tiết kiệm chi phí cho việc xuất khẩu hàng hóa.
Hoàng Tiến sử dụng phương pháp nộp hồ sơ theo kiểu truyền thống, tài liệu được mang trực tiếp tới cơ quan Hải quan, doanh nghiệp nhận mã số tờ khai trực tiếp tại cơ quan Hải quan, khai báo trực tiếp vào tờ khai rồi nộp lại cho cơ quan Hải quan.Trong bước này thì công ty cần chuẩn bị trước và đầy đủ các giấy tờ và chứng từ có liên quan để cơ quan hải tiện trong việc kiểm tra hàng hóa.
Để hoàn thiện 2 bước trên doanh nghiệp cần nâng cao trình độ nhân viên khai báo hải quan. Thực tế cho thấy do sự hiểu biết còn hạn chế của nhân viên trực tiếp đi làm thủ tục hải quan nên nhiều lúc công ty phải chịu những sai sót hay vi phạm hành chính không đáng có, đặc biệt là những nhân viên này vẫn chưa quen với công tác khai báo hải quan điện tử. Vì vậy, công ty cần đào tạo nâng cao trình độ cho các nhân viên, thường xuyên tổ chức các khóa học, nghiệp vụ tại công ty hoặc bố trí hẳn một ngân sách để gửi nhân viên đi học, đi tu nghiệp, đặc biệt là phổ biến các kiến thức mới về hải quan điện tử cho nhân viên. Thêm vào đó, công ty cũng cần có những chính sách tuyển dụng thêm những cán bộ trẻ, có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu, làm thủ tục hải quan, tận dụng những nhân tài đồng thời sàng lọc những nhân viên không đủ khả năng thích nghi với cơ chế mới.
Ngay từ khâu tuyển dụng, công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn được những nhân viên trẻ, nhiệt tình, năng động. Có thế mới tạo thuận lợi cho khâu đào tạo về sau. Hàng năm, công ty nên tổ chức các cuộc sát hạch về nghiệp vụ để mỗi cán bộ luôn phải tự học tập, không lơ là việc trau dồi, làm giàu kiến thức, trình độ cho mình.
Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức cho cán bộ công nghân viên cũng rất quan trọng, góp phần giúp công ty nâng cao hiệu quả trong công việc. Đó là
tinh thần trách nhiệm, tư duy sáng tạo trong công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn tài sản, cơ sở vật chất của công ty. Đối với một công ty như Hoàng Tiến, tinh thần trách nhiệm, tính cần mẫn trong công việc càng đặc biệt quan trọng. Hơn thế, việc nâng cao ý thức còn giúp công ty sử dụng hiệu quả các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho hoạt động dịch vụ kinh doanh của mình, đẩy mạnh hiệu quả công tác khai báo làm thủ tục hải quan. Để làm được như vậy công ty cần:
- Tuyên truyền để nâng cao ý thức của mọi cán bộ công nhân viên trong công việc, trong sử dụng thiết bị, tài sản của công ty.
- Đưa ra nội quy chặt chẽ, chính sách thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích tinh thần tự giác, thực hiện chính sách đãi ngộ tốt đối với người có sáng kiến cải tiến công việc.
- Chính sách sử dụng lao động phải đúng người, đúng việc, lãnh đạo công ty phải gương mẫu trong thực hành tiết kiệm, ý thức, trách nhiệm cao với công việc.
Mục đích của công ty là luôn hướng đến hiệu quả kinh doanh, hướng đến lợi nhuận thật nhiều. Muốn có hiệu quả kinh doanh thì công ty phải luôn chú ý đến công tác đào tạo cán bộ công nhân viên ở các cấp trong công ty đặc biệt là trong phòng xuất nhập khẩu.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện thủ tục xuất trình hàng hoá, phương tiện vận tải để cơ quan hải quan kiểm tra
Thực chất đây là hoạt động phân loại hàng hóa theo quy định của pháp luật, là hoạt động quan trọng mang tính chất quyết định và có ảnh hưởng lớn tới kết quả của các công tác khác như công tác tính và thu thuế, công tác phòng chống buôn lậu và gian lận thương mại,…
Hàng hóa xuất khẩu phải được sắp xếp 1 cách trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát để phân luồng hàng hóa. Khi hàng hóa được phân luồng thì có thể
thuộc 1 trong 3 luồng: xanh, đỏ, vàng.
Để bước này được tiến hành nhanh thuận tiện thì chủ hàng chấp hành tốt pháp luật về hải quan theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Thông tư 194/2010/TT-BTC.
3.2.3 Giải pháp phát triển công nghệ thông tin trong việc lưu trữ hồ sơ
Việc lưu giữ hồ sơ là vô cùng quan trọng bởi nếu làm mất tờ khai ‘‘bản lưu của người khai hải quan ” thì doanh nghiệp phải có công văn cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật và có xác nhận của công an thì mới được photo sao y tờ khai bản chính từ ‘‘ bản lưu của hải quan’’.Vì vậy doanh nghiệp cần phát triển công nghệ thông tin.
Để đẩy mạnh quá trình đổi mới tiến tới thực hiện các thủ tục hải quan điện tử, công ty cổ phần sản xuất thương mại Hoàng Tiến cần tin học hoá các hoạt động của công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổng hợp, xử lý, phân tích và khai báo dữ liệu. Muốn phát triển công nghệ thông tin và ứng dụng những công nghệ mới trong hoạt động khai báo, làm thủ tục hải quan, công ty cần tuyển dụng những nhân viên IT có kinh nghiệm và giỏi chuyên môn, đồng thời đầu tư mở rộng mạng lưới công nghệ thông tin tại công ty, cập nhật công nghệ mới cho các nhân viên, nâng cao, xây dựng cơ sở hạ tầng vật chất kỹ thuật đáp ứng đầy đủ nhu cầu mở rộng phát triển công nghệ thông tin của mình. Tuy nhiên, đầu tư vào cơ sở vật chất là một chiến lược lâu dài cần nhiều thời gian và nguồn lực tài chính, do đó công ty nên có kế hoạch cải tiến cơ sở vật chất hợp lý nhằm đáp ứng quy mô hiện tại của công ty. Có như vậy, công tác khai báo, làm thủ tục hải quan tại công ty mới có thể được tiến hành thuận lợi, thông suốt và dễ dàng, giảm thiểu được những chi phí phát sinh không đáng có, đẩy mạnh các hoạt động dịch vụ kinh doanh của công ty, tạo nhiều lợi nhuận và đạt được các chỉ tiêu đã đề ra