Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ, hạch toán, giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu, là minh chứng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của DN đều được lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập 1 lần cho 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung của chứng từ
số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Các chứng từ phải có đầy đủ dấu theo quy định, chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống chữ ký đã đăng ký theo quy định, gồm chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng. Tại các đội xây dựng hàng tháng gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán, bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Công ty sử dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc và lựa chọn một số chứng từ mang tính hướng dẫn để phục vụ cho việc hạch toán ban đầu. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện chặt chẽ và đầy đủ, hệ thống chứng từ cùng biểu mẫu theo quy định.
Để phục vụ cho việc hạch toán ban đầu công ty đã lựa chọn một số chứng từ sử dụng thường xuyên nhất, gồm:
- Phần hành lao động tiền lương: sử dụng bảng chấm công, bàng thanh toán tiển lương, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
- Phần hành hàng tồn kho: sử dụng phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm , hàng hóa.
- Phần hành bán hàng: sử dụng hóa đơn GTGT, hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho.
- Phần hành tiền tệ: sử dụng phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền.
- Phần hành tài sản cố định: sử dụng biên bản giao nhận TSCĐ , biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.