5. Bộ phận thực tập và các nhiệm vụ
5.3.Xin giấy phép vào thăm lăng
Với tất cả các đoàn khách nước ngoài trên 10 người đều cần xin cấp giấy phép vào thăm lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh qua cổng Hùng Vương sẽ gần và thuận tiện hơn cho du khách so với cổng Ngọc Hà. Để xin cấp giấy phép cần làm bản thống kê danh sách các đoàn thăm lăng trước một tháng để ban Quản lý Lăng chủ tịch sắp xếp cấp giấy phép cho công ty.
Đây là danh sách các đoàn đi thăm lăng cần xin giấy phép vào tháng 3 do em thống kê và tổng hợp. Với những đoàn khách có chương trình đi thăm lăng vào thứ 2 và thứ 6 (ngày lăng Bác đóng cửa phải chú thích lại để hỏi ý kiến du khách có muốn thăm lăng vào ngày khác không)
Bảng 5.1: Danh sách đoàn khách thăm lăng tháng 3-2013
STT Code Quốc Tịch Số
lượng Ngày đi
1 HGH0034 Pháp 24 05-Tháng3-13 2 ITA0002 Ý 11 05-Tháng3-13 3 HGH0089 Pháp 12 06-Tháng3-13 4 IDN0125 Inđônêxia 14 07-Tháng3-13 5 AUS0011 Úc 18 09-Tháng3-13 6 WEX0266 Úc 62 09-Tháng3-13 7 CEC0017 Séc 19 11-Tháng3-13 (Thứ 2) 8 POL0054 Ba Lan 13 12-Tháng3-13 9 POL0051 Ba Lan 14 13-Tháng3-13 10 HGH0026 Pháp 38 16-Tháng3-13 11 WEX0231 Úc 15 18-Tháng3-13 (Thứ 2) 12 BGR0003 Bulgari 21 19-Tháng3-13 13 CHN0281 Đài Loan 20 19-Tháng3-13 14 DEU0032 Đức 21 19-Tháng3-13 15 ENG0037 Anh 19 20-Tháng3-13 16 IDN0126 Inđônêxia 16 21-Tháng3-13 17 CAN0706 Hồng Kông 46 22-Tháng3-13 (Thứ 6) 18 HGH0038 Pháp 36 23-Tháng3-13 19 HGH0043 Pháp 36 31-Tháng3-13 20 HGH0102 Anh 19 31-Tháng3-13 5.4. Đặt các dịch vụ cho tour a) Đặt nhà hàng
Trên hệ thống phần mềm của công ty lữ hành Hương Giang bao gồm khoảng 70 nhà hàng, theo chương trình đề ra tùy thuộc đoàn khách có sở thích như thế nào mà phòng điều hành lựa chọn nhà hàng hợp lý cho đoàn khách. Việc nhập dữ liệu về vấn đề ăn uống cần lưu ý những điểm sau
+ Chọn mức giá cho thực đơn. + Ngày sử dụng dịch vụ.
+ Bữa ăn khách sử dụng tại nhà hàng : Bữa sáng, bữa trưa, bữa tối. + Số lượng khách.
+ Tính tổng giá cho cả đoàn khách.
+ Lưu ý với những đoàn khách trên 15 người sẽ được nhà hàng chiết khấu 1 khách.
b) Hướng dẫn viên
Nhập hướng dẫn viên cho đoàn khách theo sự sắp xếp của trưởng phòng điều hành bao gồm những thông tin sau
+ Tên hướng dẫn viên. + Ngôn ngữ.
+ Số điện thoại và địa chỉ của hướng dẫn. + Số hộ chiếu, số thẻ hướng dẫn.
+ Ngày hướng dẫn viên đi tour.
c) Các dịch vụ khác
Trong các dịch vụ khác bao gồm :
• Vé Tàu
• Vé rối nước
• Nước uống cho đoàn
Vé Tàu:
Công ty Lữ hành Hương Giang nhận đặt 2 loại vé tàu: + Vé Hà Nội đi Lào Cai 2 chiều
Các nhà cung cấp vé tàu của công ty bao gồm : + Livitran
+ TSC
+ King express
Khi đặt vé trên hệ thống cần nhập các thông tin như sau + Nhà cung cấp vé
+ Loại vé (cứng, mềm, giường hay VIP…) + Giá vé
+ Ngày sử dụng vé tàu + Số lượng khách
Vé xem rối nước :
Hầu như các đoàn khách nước ngoài đến Việt Nam đều yêu thích môn nghệ thuật múa rối nước của các nghệ nhân Việt Nam. Việc đặt vé rối nước cần nhập những thông tin như sau :
+ Nhà cung cấp gồm có 3 nhà cung cấp vé rồi nước công ty nhận đặt ( Rối nước Thăng Long ; Rối nước Trường Chinh và Rối nước Hạ Long)
+ Ngày sử dụng vé + Số lượng vé cần đặt + Gía vé
+ Giờ chiếu (có nhiều giờ múa rối nước diễn ra khác nhau từ khảng 14h đến 21h, cần chọn khung giờ hợp lý với chương trình của khách du lịch)
Theo quy định của công ty mỗi ngày khách sẽ được cung cấp 1 chai nước khoáng 500ml, một thùng nước khoáng có 24 chai, tùy theo số lượng đoàn khách và số ngày khách đi du lịch mà đặt số thùng nước uống sao cho đầy đủ. Hãng nước uống công ty đặt là AMSWA với mức giá 50.000vnđ/thùng 24 chai.
5.5. Báo cáo tổng hợp một số khoản kinh phí nhỏ phát sinh
Trong trường hợp có những khoản chi phí nhỏ phát sinh thêm trong chuyến đi, cần lập bản chi phí phát sinh để trình lên phòng kế toán yêu cầu chi trả.
Bảng 5.2: Thống kê chi phí tiền lì xì cho khách Trung Quốc trong đợt tết Nguyên Đán 2013
CODE DATE IN-DATE
OUT PAX LÌ XÌ/PAX (VNĐ) TOTAL (VNĐ) CAN0686 10-14/2 14 12.000 168.000 CAN0592 11-12/2 25 12.000 300.000 CAN0702 11-15/2 18 12.000 216.000 CAN0583 11-15/2 26 12.000 312.000 CAN0630 12-14/2 19 12.000 228.000 CAN0631 13-16/2 20 12.000 240.000 CAN0607 13-17/2 17 12.000 204.000 CAN0608 13-17/2 27 12.000 324.000 CAN0609 14-18/2 14 12.000 168.000 CAN0632 14-16/2 30 12.000 360.000 CAN0685 15-19/2 21 12.000 252.000 Tổng tiền 2.772.000
Bảng 5.3: Tiền ăn sáng phát sinh cho một số đoàn khách do chuyến bay thay đổi
CODE
DATE IN-DATE
OUT PAX PRICE
TOTAL (USD) MAL0371 19-20/1 39 2 USD 78 CAN0697 28-30/1 23 2 USD 46 CAN0632 14-16/2 30 2 USD 60 WEN0631 13-16/2 20 2 USD 40 WEX0230 12-14/2 19 2 USD 38 CAN0583 11-15/2 26 2 USD 52 POL0056 13-17/2 27 2 USD 54 USA0035 13-16/2 3 2 USD 6 Tổng 374 5.6. Bàn giao tour
Trước khi chương trình bắt đầu 2 ngày cần bàn giao tour cho hướng dẫn viên với các tài liệu như sau :
+ Phong bì to đựng tài liệu bên trong
+ Phiếu đánh giá chương trình phát cho khách
+ Phiếu giao nhận tour (2 bản 1 bản công ty giữ lại, 1 bản giao cho hướng dẫn viên )
+Báo cáo tour của hướng dẫn viên + Vé xem rối nước của đoàn (nếu có) + Bảng nhựa đón khách tại sân bay
+ Biển giấy chào đoàn khách bằng ngôn ngữ của khách + Chương trình tour
5.7. Tạo hồ sơ cho hướng dẫn viên
Với các thông tin của các hướng dẫn viên nhiệm vụ của em là đọc và đưa vào Hồ sơ mẫu của công ty như sau:
I. KNOWLEDGE
Bachelor's Degree in Tourism BA Level
First Aid Training Course When 1994
Poor Fair Good Excellent Destination Culture & Heritage V
History V Art V Hilltribes Remote Areas V Gastronomy V II. EXPERIENCE
Group size FIT Activities Cooking V
GIT Trekking V
MICE V Biking V
Kayaking V
Clients' Nations Climbing
Asia V
Australia V Number of guide days/month 23
Europe V Local
USA V Throughout
Canada V
GUIDE NAME: TRAN QUOC QUYEN
Language: English
Freelance guide: Free land In-house guide:
Date of birth: 29/03/1971 Place of birth: Thua Thien Hue Place of living: HCM CITY Country:VIET NAM Marital status: SGL
Mobile phone: 0913.728727 Email: tranquyen2001@yahoo.com
Destinations North Vietnam V Types of tours
Centre Vietnam V Culture V
South Vietnam V Adventure NO
Cambodia MICE V
Laos
III. RATING OF SKILLS
Poor Fair Good Excellent
Language (Speaking) V
Language (Listening) V
Communicate with clients V
Meet the request of clients V
Solve on spot problem V
Lead the group V
Coordinate with drivers, operation V
Flexibility V
Carefullness V
IV. CLIENTS' APPRAISAL
Please list at least 3 comments of clients from the latest trips: Comment 1:
Trip name: WENDY WU - VIET NAM ESCAPE Number of pax: 20
Nationality: AUSTRALIAN + BRITISH
Destinations visited: SGN - DLI - NHA - HAOI AN - HUI - HAN Number of days: 15 DAYS
Date of travel: 22/2 - 08/03/2013
Clients' comments: Humorrous + Efficient + Helpful + Excellnet
Comment 2:
Trip name: VIETNAM PANORAMA Number of pax: 17
Nationality: AUSTRALIAN + BRITISH
Destinations visited: SGN - DLI - NHA - QUI NHƠN - HOI AN - HUI - HAN Number of days: 17days
Date of travel: 04/02 - 20/02
Clients' comments: Humorrous + Efficient + Helpful + Excellnet
Comment 3:
Trip name: ANGKOR TO THE BAY Number of pax: 16
Nationality: AUSTRALIAN + BRITISH
Destinations visited: SGN - MEKONG - HOI AN - HUI - HAN Number of days: 11days
Date of travel: 05/11 - 17/11/2012
Clients' comments: Humorrous + Efficient + Helpful + Excellnet
6. Áp dụng những kiến thức đã học trong trường
Những kiến thưc được học tại trường Đại học Kinh tế quốc dân và đặc biệt là Khoa Du lịch – Khách sạn đã giúp ích rất nhiều trong quá trình thực
tập tại công ty lữ hành Hương Giang của em. Qua những bộ môn chuyên ngành đã cho em nhiều hiểu biết và kiến thức để áp dụng trong công việc thực tế, nắm bắt rõ các khái niệm chuyên sâu trong một ngành đòi cao về chất lượng phục vụ như lữ hành.
Công ty lữ hành Hương Giang là một trong những doanh nghiệp lữ hành hàng đầu Việt Nam về uy tín, chất lượng và sự chuyên nghiệp trong công việc. Công ty cung cấp cho các khách hàng , tổ chức và cá nhân một giải pháp du lịch toàn diện từ những dịch vụ đơn lẻ tới các chương trình du lịch trọn gói. Phương thức phục vụ được thiết kế hoàn hảo nhằm thoả mãn những yêu cầu khắt khe nhất của mỗi khách hàng bao gồm:
• Tư vấn, thiết kế và tổ chức các chương trình du lịch trọn gói kết hợp với các sự kiện, học tập, giao lưu, hội nghị, hội thảo, các hoạt động xây dựng đội nhóm…
• Tổ chức tour du lịch trong nước và ngoài nước.
• Đặt vé máy bay trong nước và quốc tế.
• Đặt phòng khách sạn trong nước và quốc tế.
• Đặt xe du lịch và dịch vụ đón tiễn sân bay.
• Tư vấn xin thị thực xuất nhập cảnh Việt Nam và các nước khác.
• Tư vấn làm bảo hiểm du lịch.
• Dịch vụ phiên dịch và hướng dẫn viên du lịch.
• Dịch vụ đặc biệt cho VIP
Công ty cung cấp đa dạng các dịch vụ tới cho khách du lịch vì vậy đòi hỏi tất cả các nhân viên phải có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực lữ hành, khách sạn, có kỹ năng giao tiếp tốt và luôn thân thiện, cởi mở trong mọi tình huống.
Trong quãng thời gian 2 tháng thực tập tại phòng điều hành công ty lữ hành Hương Giang em đã được giao rất nhiều công việc khác nhau và đòi hỏi
vận dụng kiến thức được học tương đối nhiều. Nhờ những bộ môn đã học trong trường như: Quản trị kinh doanh lữ hành; Hướng dẫn du lịch, Tâm lý và nghệ thuật giao tiếp ứng xử trong kinh doanh du lịch; Thực hành nghiệp vụ kinh doanh lữ hành và hướng dẫn du lịch; Tiếng anh chuyên ngành du lịch và khách sạn; Quản trị hệ thống thông tin trong du lịch… em cảm thấy vô cùng tự tin có thể hoàn thành tốt các công việc được giao trong quá trình thực tập. Các bộ môn được giảng dạy tại Khoa Du lịch – Khách sạn không chỉ trang bị cho em những kiến thức lý luận, nghiệp vụ về du lịch lữ hành mà còn trang bị cho em những kinh nghiệm thực tế những trải nghiệm của các thầy cô. Qua quá trinh được đào tạo tại trường Đại học Kinh tế quốc dân với chuyên ngành Quản trị kinh doanh lữ hành và hướng dẫn du lịch đã hình thành cho em nhiều kiến thức cũng như các kỹ năng quản lý và kỹ năng tác nghiệp trong công việc tại công ty lữ hành Hương Giang.
Trong lĩnh vực đào tạo về du lịch, Trường Đại học Kinh tế quốc dân là ngôi trường đào tạo các cử nhân ngành quản trị lữ hành, du lịch khách sạn chuyên sâu và hiệu quả nhất. Tốt nghiệp ngành học này, sinh viên có khả năng làm việc ở nhiều vị trí linh hoạt như hướng dẫn viên du lịch, điều hành tour, quản lý... Hiện nay, chương trình học ngành Quản trị kinh doanh lữ hành và hướng dẫn du lịch tại trường chủ yếu tập trung vào đào tạo những kiến thức chuyên sâu và vô cùng quan trọng của nghiệp vụ lữ hành như: Thiết kế chương trình du lịch, tổ chức xúc tiến, quảng cáo và bán sản phẩm, điều hành và tổ chức thực hiện chương trình du lịch, thiết lập và duy trì các mối quan hệ với các đối tác, chăm sóc khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình điều hành thực hiện chương trình du lịch, đánh giá kết quả kinh doanh và tổng kết công việc… Một nhân viên quản trị lữ hành cần phải biết phân tích, đánh giá xu hướng phát triển thị trường du lịch, thiết kế và xây dựng chương trình du lịch, tổ chức quảng cáo, xúc tiến và bán sản phẩm, quản lý và điều hành thực hiện chương trình, chăm sóc khách hàng, giải quyết các
thiết lập và duy trì các mối quan hệ với đối tác, báo cáo đánh giá kết quả công việc nhằm đáp ứng nhu cầu của khách du lịch trong nước và quốc tế… để công ty có thể đạt hiệu quả cao trong kinh doanh và thu được nhiều lợi nhuận. Những kiến thức và nghiệp vụ cần thiết đó trong công việc về du lịch, lữ hành em đều được các thầy cô trong khoa Du lịch – Khách sạn hướng dẫn, truyền đạt tận tình để nắm được nhiệm vụ và trách nhiệm của mình khi là một nhân viên của công ty lữ hành và có thể hoàn thành tốt những công việc được giao phó.
Bên cạnh những kỹ năng về nghiệp vụ đó những bộ môn khác như: Tâm lý và nghệ thuật giao tiếp ứng xử trong kinh doanh du lịch; Tiếng Anh chuyên ngành du lịch khách sạn và Quản trị hệ thống thông tin trong du lịch giúp em có khả năng giao tiếp ứng xử tốt, xử lý linh hoạt các tình huống trong công ty, với các đối tác và hướng dẫn viên để có sự hợp tác ăn ý và thoải mái nhất. Tiếng Anh là một trong những ngôn ngữ bắt buộc có trong công ty lữ hành Hương Giang do công ty có nhiểu người nước ngoài làm việc và công việc thường xuyên phải sử dụng tiếng Anh vì vậy qua môn Tiếng Anh chuyên ngành du lịch khách sạn đã cung cấp cho em một vốn từ tương đối về chuyên ngành lữ hành để không quá lúng túng khi bước vào môi trường làm việc chuyên nghiệp như vậy .
7. Đóng góp ý kiến bổ sung
+ Bổ sung thêm một số kiến thức hoặc môn học liên quan như
• Môn học liên quan tới hàng không, tàu du lịch, đặt vé máy bay, đặt vé tàu…
• Thuế trong du lịch
• Xuất nhập cảnh đối với khách du lịch quốc tế
• Các ký hiệu viết tắt trong du lịch
• Môn học liên quan tới các dịch vụ bổ sung khác như (rối nước; dạy nấu ăn cho du khách; dạy làm nghề thủ công…)
+ Tăng cường các chuyến thực tế cho sinh viên du lịch, khách sạn
Du lịch là một trong những công việc yêu cầu cao về chất lượng cũng như tính chính xác cao vì thế sinh viên chuyên ngành du lịch, khách sạn nên được tham gia nhiều chuyến đi thực tế tại các điểm du lịch, các nhà hàng khách sạn để được trực tiếp quan sát và rút ra những bài học cần thiết cho bản thân. Bên cạnh đó chúng em cũng có cơ hội học hỏi phong cách làm việc chuyên nghiệp hiệu quả của các doanh nghiệp du lịch lớn.
+ Nâng cao trình độ ngoại ngữ cho sinh viên
Ngày nay khi toàn cầu hóa, việc giao lưu trao đổi giữa các nước trên thế giới ngày càng được mở rộng, đặc biệt trong ngành du lịch ngoại ngữ là điều không thể thiếu. Vì thế, các sinh viên chuyên ngành du lịch cần có vốn ngoại ngữ tốt, khả năng giao tiếp với người nước ngoài trôi chảy. Em mong muốn nhà trường có thể tạo thêm điều kiện để sinh viên được giao lưu với người nước ngoài, các bạn du học sinh…thường xuyên hơn để nâng cao trình độ ngoại ngữ của mình để có thể thành công trong công việc.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ những thông tin em sưu tập được trong quá trình