5. Bộ phận thực tập và các nhiệm vụ
5.1.Tạo mã tour mới
Những thông tin cần thu thập trước khi tạo 1 code tour mới:
+ Mã tour du lịch: (bao gồm mã khách với 3 chữ cái viết hoa và số thứ tự của đoàn khách với 4 chữ số)
Có rất nhiều loại mã ký hiệu cho các loại khách có quốc tịch khác nhau, hoặc nhà điều hành khác nhau theo quy ước của công ty, cần chọn mã đúng với quy định và không bi trùng lặp.
Vd như :
CAN: khách Trung Quốc (CAN0668; CAN 0690; CAN 0656…) MAL: khách Malaysia (MAL0253; MAL0232; MAL0210…) ITA: khách Italia (ITA0056;ITA0067;ITA0069…)
POL: khách Ba Lan (POL0028; POL0035;POL0024…) FRA: khách Pháp (FRA0389; FRA0412;FRA0476…) WEN: khách do nhà điều hành Wendy Wu Tour cung cấp OGT: khách do nhà điều hành On The Go Tour cung cấp
+ Nhà điều hành tour: Trong kho dữ liệu của công ty có hơn 200 nhà điều hành phân bố khắp nơi trên thế giới nhưng cần chọn đúng nhà điều hành tương thích với mã tour:
Một số nhà điều hành thường dùng
Mã Tour Nhà Điều hành
WEN WENDY WU TOUR
OGT ON THE GO TOUR
WEX WORLD EXPEDITIONS, AUSTRALIA
SIN SUNNY HOLIDAYS
FAM INDIVIDUAL RUSSIAN MARKET
MAL TOUREX ASIA
+ Tình Trạng Tour: có 3 tình trạng của tour bao gồm
• Đang cập nhập
• Đã xác nhận
• Hủy
Tuy nhiên khi nhập tour mới phải chọn tình trạng là đang cập nhập để tránh nhầm lẫn với những tour đã được xác nhận .
+ Ngôn Ngữ: Công ty lữ hành Hương Giang phục vụ du khách với 15 thứ tiếng, với mỗi yêu cầu về ngôn ngữ cần chọn đúng để việc lựa chọn hướng dẫn viên trở nên dễ dàng hơn: Tiếng Anh; Tiếng Đức; Tiếng Trung Quốc; Tiếng Pháp; Tiếng Hà Lan; Tiếng Ấn Độ; Tiếng Ý; Tiếng Nhật; Tiếng Hàn Quốc; Tiếng Tây Ban Nha; Tiếng Thổ Nhĩ Kỳ; Tiếng Việt Nam; Tiếng Thái Lan; Tiếng Nga; Tiếng Indonesia.
+ Số lượng khách: Nghiên cứu kỹ chương trình và xác nhận của đối tác về số lượng khách chính thức để cập nhập vào hệ thống phần mềm.
+ Ngày đến – Ngày đi: Một chương trình du lịch của du khách bao gồm nhiều điểm thăm quan và kéo dài ngày tuy nhiên trên hệ thống phần mềm quản lý các tour của công ty lữ hành Hương Giang chỉ cập nhật ngày khách đến Hà Nội và ngày khách ở Hà Nội đi.
+ Lưu ý đặc biệt cho tour: Có nhiều tour có những lưu ý quan trọng như cần hướng dẫn viên đón tiễn ga, trong dịp đoàn khách đi du lịch có sinh nhật của một du khách trong đoàn hoặc du khách có yêu cầu xe vận chuyển đặc biệt…