hàng hóa trong công ty Đại Hoàng Nam
2.3.2.1. Giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa
* Lựa chọn khách hàng làm chủ thể giao kết
Công ty Đại Hoàng Nam (TNHH) là một thương nhân nên công ty có thể lựa chọn các thương nhân hoặc với bên không phải là thương nhân để giao kết hợp đồng.
Tuy nhiên, công ty cũng cần phải lựa chọn khách hàng giao kết để đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng mà còn tìm kiếm lợi nhuận lớn từ hợp đồng đó. Vì trong cùng điều kiện như nhau, không phải việc giao dịch với khách hàng nào cũng đem lại thành công. Vì vậy, một nhiệm vụ quan trọng của công ty trong giai đoạn chuẩn bị là lựa chọn khách hàng.
Để tìm hiểu về một khách hàng mà mình muốn đặt quan hệ làm ăn, thông thường công ty sẽ sử dụng đội ngũ nhân viên kinh doanh của mình xâm nhập vào thị trường tìm hiểu đối tác mà mình muốn thiết lập quan hệ làm ăn.
* Hình thức của hợp đồng
Theo quy định của pháp luật, công ty có thể lựa chọn bất cứ hình thức nào để giao kết hợp đồng. Do đó, tùy vào từng trường hợp, từng đối tác, từng khách hàng mà công ty có thể ký hợp đồng dưới các hình thức: văn bản, fax, email hoặc thậm chí thông qua điện thoại để giao kết.
Đối với Công ty Đại Hoàng Nam (TNHH) do điều kiện gặp gỡ, trao đổi giữa Công ty và bạn hàng là thuận lợi nên từ trước tới nay, công ty thường sử dụng hình thức ký kết là ký bằng văn bản và ký trực tiếp. Đó là hình thức hai bên gặp gỡ trực tiếp với nhau và cùng ký vào văn bản hợp đồng. Hình thức này gồm nhiều loại hình hợp đồng khác nhau như: hợp đồng mua bán hàng hoá mẫu, hợp đồng mua bán hàng hoá được soạn thảo riêng lẻ..
Hợp đồng mua bán hàng hoá mẫu và hợp đồng mua bán hàng hoá soạn thảo riêng lẻ được áp dụng cho mối quan hệ đối với các khách hàng có giá trị đặt mua lớn. Nội dung của các loại hợp đồng này phức tạp thể hiện ở sự chi tiết nội dung các điều khoản. Trước khi hợp đồng này được ký kết nó phải trải qua một quá trình đàm phán giữa cán bộ Công ty với khách hàng…
Ngoài ra, Công ty cũng sử dụng “Phiếu báo giá”, “Đơn chào hàng”, “Đơn đặt
hàng”… - một hình thức của tài liệu giao dịch. Nhưng những tài liệu giao dịch này
không có chức năng thiết lập nên hợp đồng mà nó chỉ có tác dụng giúp khách hàng có thêm thông tin về hàng hoá của Công ty. Nếu khách hàng thấy chủng loại và giá cả hàng hoá phù hợp với nhu cầu của mình thì có thể liên lạc bằng điện thoại, hoặc gặp trực tiếp để hẹn ngày đến ký hợp đồng.
Nói chung dù ký kết theo đúng thủ tục trực tiếp hay gián tiếp thì Công ty vẫn tuân theo quy định của pháp luật về thủ tục thời điểm hình thành hợp đồng và hình thức hợp đồng luôn thể hiện dưới dạng một văn bản, dấu hiệu xác nhận sự chấp nhận hợp đồng của Công ty là chữ ký của Giám đốc hoặc người đại diện theo uỷ quyền kèm theo dấu tư cách pháp nhân của Công ty.
2.3.2.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng
* Giao nhận hàng
Đối với hầu hết hợp đồng mua hàng hóa của công ty, thì địa điểm nhận hàng đều quy định tại kho của công ty. Còn đối với hợp đồng bán hàng hóa thì địa điểm giao hàng tại kho bãi của bên mua đối với hợp đồng có số lượng lớn và địa điểm giao hàng là kho bãi của công ty đối với hợp đồng có số lượng ít.
Thực hiện nội dung về thời điểm giao nhận hàng thì tùy theo thỏa thuận trong từng hợp đồng cụ thể giữa công ty với bạn hàng. Tuy nhiên, điều khoản này chủ yếu là thực hiện theo quy định trong LTM 2005:
- Nếu hai bên thỏa thuận thời gian giao hàng một cách cụ thể trong hợp đồng thì phải giao hàng đúng thời điểm đó.
- Nếu bên bán giao hàng trước thời hạn đã thỏa thuận thì bên mua có quyền nhận hàng hoặc không nhận hàng.
- Nếu bên bán giao hàng sau thời hạn đã thỏa thuận thì bên mua có quyền: + Không nhận sản phẩm, phạt vi phạm nếu có thỏa thuận và bồi thường thiệt hại như không thực hiện hợp đồng.
+ Hoặc nhận sản phẩm, phạt vi phạm nếu có thỏa thuận và đòi bồi thường thiệt hại.
Trong hợp đồng bán hàng hóa, nếu công ty giao hàng đúng như thời hạn mà bên mua không nhận hàng thì công ty lưu kho sản phẩm và có quyền yêu cầu bên mua trả chi phí bảo quản, lưu kho.
* Kiểm tra hàng hóa trước khi xuất và nhận hàng để hạn chế rủi ro
Công ty luôn tiến hành hoạt động kiểm tra hàng hóa trước khi xuất kho và khi nhận hàng để đảm bảo hàng hóa đó đúng tiêu chuẩn, quy cách đã thỏa thuận trong hợp đồng. Công ty có quyền từ chối nhận hàng nếu thấy hàng không đáp ứng yêu cầu và yêu cầu bên mua phải tiếp nhận hàng nếu chứng minh hàng công ty cung cấp là đúng theo hợp đồng mà hai bên đã ký kết. Những việc làm này của công ty đã hạn chế phần nào rủi ro khi giao hàng.
* Chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa
Quyền sở hữu hàng hóa có thể thực hiện vào bất cứ lúc nào, có thể trước khi giao hàng, tại thời điểm giao hàng hay sau khi giao hàng tùy theo thỏa thuận của hai bên hợp đồng. Nếu hai bên hợp đồng không có thỏa thuận thì theo quy định của pháp luật hiện hành. Sau khi chuyển quyền sở hữu, người mua sẽ có toàn quyền đối với hàng hóa đồng thời phải chịu những rủi ro đối với hàng hóa đó nếu không do lỗi của bên nào. Bên cạnh đó, do mặt hàng mà công ty kinh doanh là những hàng hóa mà pháp
luật không yêu cầu đăng ký quyền sở hữu nên việc chuyển quyền sở hữu không cần có điều kiện.
* Làm thủ tục thanh toán
Thanh toán tiền hàng là nghĩa vụ quan trọng nhất của bên mua. Người mua phải thanh toán tiền hàng đó đúng như đã thỏa thuận trong hợp đồng, ngay cả trong trường hợp hàng hóa bị mất mát, hư hỏng sau khi quyền sở hữu hàng hóa đã được chuyển từ người bán sang người mua. Trừ trường hợp do lỗi của bên người bán gây ra. Một số phương thức thanh toán mà công ty Đại Hoàng Nam sử dụng là:
+ Thanh toán ngay: Việc thanh toán được thực hiện ngay sau khi bên bán hoàn thành nghĩa cụ giao hàng hoặc bên mua hoàn thành thủ tục nhận hàng tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng. Kiểu thanh toán này có ưu điểm là nhanh gọn, thuận tiện cho cả người mua lẫn người bán. Có hai phương thức thanh toán ngay mà công ty sử dụng nhiều nhất đó là thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng ủy nhiệm chi (chuyển tiền). + Thanh toán trước: Bên mua thanh toán trước cho bên bán một phần hoặc toàn phần bộ số tiền hàng sau khi ký xong hợp đồng nhưng trước khi nhận hàng. Cách này không phổ biến lắm vì rủi ro dễ xảy ra đối với bên mua. Tuy nhiên, với cách này thì bên bán có thể yên tâm sản xuất hay đặt hàng từ bên khác mà không lo bên mua chạy hàng. Số tiền bên mua trả trước phải đủ để ràng buộc bên mua thực hiện như hợp đồng đã ký kết.
+ Trả chậm: Hai bên có thể thỏa thuận việc bên mua sẽ trả tiền trong một thời gian nhất định sau khi nhận hàng. Phương thức này chủ yếu xảy ra đối với những đối tác đã có quan hệ làm ăn lâu dài, tin tưởng lẫn nhau và có uy tín. Bên mua chưa đủ tiền thanh toán ngay và bên bán cũng chưa cần thiết phải thu hồi vốn ngay. Phương thức này cũng có thể có rủi ro đối với bên bán, nhất là khi bên mua rơi vào tình trạng mất khả năng thanh toán.
Bên cạnh đó, công ty rất linh hoạt trong việc thu tiền bán hàng từ khách hàng. Đối với những khách hàng mới, lần đầu giao dịch công ty thường yêu cầu thanh toán 100% ngay sau khi nhận hàng. Đồng thời, cũng thỏa thuận với khách hàng rằng về thời hạn thanh toán các lần giao dịch sau. Tùy vào đối tượng khách hàng, tùy vào mức độ uy tín của khách hàng mà áp dụng phương thức thanh toán linh hoạt. Đối với phần lớn các khách hàng, công ty sẽ áp dụng phương thức thanh toán 70% ngay sau khi giao hàng và 30% còn lại sẽ thanh toán trong vòng 15 ngày. Một số khách hàng đặc biệt sẽ được ưu tiên có thể chỉ phải thanh toán 50% ngay khi nhận hàng. Một hình thức ưu tiên khác giành cho khách hàng đặc biệt có thể thanh toán trong vòng 30 ngày sau khi giao hàng
Nếu không có tranh chấp phát sinh, hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty Đại Hoàng Nam đã cố gắng không để xảy ra các tranh chấp bằng cách thực hiện công việc giao hàng đúng về số lượng, chất lượng và tiến độ. Nhưng việc phát sinh ra tranh chấp là không thể tránh khỏi, các vụ tranh chấp này đa phần đều phát sinh do lỗi của bên đối tác chậm trễ trong việc thanh toán. Khi xảy ra tranh chấp đó công ty thường sử dụng các biện pháp như thương lượng và trọng tài thương mại. Khi phát sinh tranh chấp thì hai bên nỗ lực tối đa chủ động bàn bạc để tháo gỡ và thương lượng giải quyết tranh chấp. Công ty sử dụng phương pháp tự thương lượng bởi vì công ty muốn tạo ra sự thiện chí, muốn hợp tác lâu dài với các bên đối tác. Khi tiến hành thương lượng thì vụ việc sẽ được giải quyết dứt điểm bằng sự xác định rõ ràng phần quyền và nghĩa vụ tài sản của mỗi bên.
Trường hợp công ty và bên đối tác không thương lượng, hòa giải được với nhau khi đó công ty sẽ giải quyết tranh chấp thông qua trọng tài thương mại.