Xác định nhu cầu
tuyển dụng
Trưởng các phòng ban
Phiếu yêu cầu tuyển
dụng 1 tuần Lập kế hoạch tuyển dụng từ nhu cầu các phòng ban Cán bộ phụ trách tuyển dụng Kế hoạch tuyển dụng: thời gian, địa điểm, bộ phận phụ trách, hình
thức, phương pháp
3 ngày
Phê duyệt yêu cầu
tuyển dụng Ban giám đốc 2 ngày
Tuyển mộ nhân lực
Cán bộ phụ trách tuyển dụng
- Thông báo tuyển dụng - Bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc
Sau 1 tuần Thu nhận hồ sơ Bộ phận tiếp tân/ Phòng Hành chính nhân sự Sau ngày đăng tin (tùy
vị trí và yêu cầu mà thời gian khác
nhau)
Xử lý hồ sơ Cán bộ phụ trách
tuyển dụng DATA ứng viên Sau 1 tuần
Danh sách Thư mời phỏng vấn
Phòng Hành chính nhân sự
-DATA sau khi chọn lọc - Thư mời phỏng vấn qua email/ gọi điện trực tiếp qua điện thoại
Sau 2 ngày Phỏng vấn tuyển dụng Ban Giám đốc/ Trưởng các bộ phận/ TP. Nhân sự/ Cán bộ phụ trách tuyển dụng - Bộ câu hỏi phỏng vấn - Phiếu đánh giá kết quả phỏng vấn Sau 4 ngày Quyết định tuyển dụng Ban Giám đốc/ Trưởng các bộ phận/ TP. Nhân sự
- Thư mời nhận việc
Hội nhập nhân viên mới Phòng Hành chính – nhân sự - Hợp đồng thử việc - Giáo trình hội nhập Ngay ngày nhận việc Đánh giá tuyển dụng Trưởng các phòng ban/Cán bộ tuyển dụng
- Đánh giá nhân viên thử việc - Thư cám ơn Sau 2 tháng thử việc Triển khai ký hợp đồng lao động chính thức Phòng Hành chính – nhân sự Hơp đồng lao động và các văn bản liên quan
Sau khi đánh giá tuyển
dụng
Nguồn: Phòng Hành chính – nhân sự
Quy trình tuyển dụng tại HR World được cụ thể và chi tiết qua bảng trên. Dựa vào bảng trên mà cán bộ phụ trách tuyển dụng cũng như các phòng ban liên quan tiến hành công tác tuyển dụng khi có nhu cầu. Công ty đã rất chú trọng vấn đề nhân sự đặc biệt là tuyển dụng, có sự đầu tư xây dựng quy trình tuyển dụng cụ thể nhằm tuyển dụng được đội ngũ nhân viên có đủ chất và lượng.
1 Xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng
Trưởng các phòng ban có nhu cầu tuyển dụng điền vào phiếu yêu cầu tuyển dụng (phụ lục 3) về năng lực, kinh nghiệm, đặc điểm cá nhân để từ đó gửi Phòng Hành chính - nhân
sự xem xét lên kế hoạch tuyển dụng (phụ lục 4) gồm thời gian, các bộ phận liên quan, kinh phí cho tuyển dụng để gửi lên Ban Giám đốc kí duyệt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi kế hoạch được phê duyệt, Phòng ban có nhu cầu cùng Phòng Hành chính nhân sự triển khai kế hoạch, lập ra hội đồng tuyển dụng thường bao gồm TP Hành chính nhân sự, Chuyên viên Tuyển dụng, Trưởng (Phó) phòng ban có nhu cầu tuyển dụng nhân sự. Nếu các vị trí cấp cao thì cần đại diện Ban lãnh đạo tham gia cùng hội đồng tuyển dụng.
Kế hoạch tuyển dụng chính là cơ sở cho việc thực hiện quá trình tuyển dụng và đánh giá quá trình có được như kế hoạch đã đề ra hay không. Vậy nên lập kế hoạch tuyển dụng nhân lực cần tiếp tục phát huy để tăng tính chính xác cho tuyển dụng, tạo tiền đề cho các bước triển khai tiếp theo.
2 Tuyển mộ nhân lực
1 Lựa chọn nguồn tuyển mộ
Hiện nay thì người lao động thường quan tâm tới các thông tin tuyển dụng qua website hay các mạng xã hội vì lợi thế nhanh chóng và chi phí rẻ hay không mất phí.
Công ty đã sử dụng trang web của công ty là hrworld.vn và các trang web việc làm
(phụ lục 5) careerlink.com.vn, Mywork.vn, vieclam.24h.com.vn.... để thu hút ứng
viên. Ngoài ra facebook hiện nay được đánh giá là công cụ để tìm kiếm ứng viên dễ dàng bởi đối tượng công ty tìm kiếm là những lao động có trình độ, họ sử dụng facebook để kết bạn, giao lưu hay tìm kiếm công việc nên facebook hiện nay được HR World khai thác vì số lượng nhân lực lớn, dồi dào, không mất chi phí. Đối tượng mà công ty hướng đến là người lao động làm việc ở nước ngoài yêu cầu thành thạo tiếng Nhật, tiếng Trung như vị trí Phát triển thị trường, nhân viên hồ sơ nên việc tiếp cận qua facebook là dễ dàng hơn hết, trong những cộng đồng, kênh việc làm người Việt tại Nhật Bản hay Trung Quốc. Ngoài ra, công ty còn có các hình thức truyền thông gián tiếp thu hút được nhiều lao động biết đến và mong muốn làm việc tại công ty như các bài viết về môi trường làm việc, chính sách đãi ngộ của công ty, sự hấp dẫn của nghề nghiệp...
Đối với một số vị trí cấp cao, Trưởng phòng Nhân sự kết hợp với các Trưởng phòng ban đề nghị Ban lãnh đạo sử dụng dịch vụ headhunter, dịch vụ này khá là đắt đỏ và khi tìm được người phù hợp công ty headhunt sẽ báo lại với công ty để quyết định tuyển dụng hay không. Ngoài ra, có thể đề nghị tuyển trực tiếp ngay trong nội bộ công ty, thông qua quá trình, kinh nghiệm làm việc, mức độ gắn bó với công việc,… của nhân viên đó.
Hình 3.5: Nguồn tuyển mộ mà công ty sử dụng
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra Như vậy qua khảo sát người lao động làm việc trong công ty trong đó 8 nhân viên mới thì họ biết đến thông tin tuyển dụng qua các website, mạng xã hội (facebook, fanpage,…) là 56%; qua giới thiệu của nhân viên đã làm ở công ty là 32%. Đây là 2
nguồn chính để thu hút nhân lực về cho công ty. Ngoài ra công ty còn tuyển nhân lực thông qua hội chợ việc làm là 4%, qua trung tâm giới thiệu việc làm và các kênh khác là không đáng kể.
Qua phỏng vấn một số nhân viên phòng Hành chính nhân sự họ sử dụng thông tin tuyển dụng qua website và mạng xã hội bởi vì tiếp cận được nguồn tuyển dụng nhanh, hiệu quả, và nhất là facebook, fanpage… vì được cập nhật thường xuyên và liên tục. Thông qua website, qua mạng xã hội thì công ty lại ở thế bị động, nghĩa là chờ ứng viên chủ động tiếp cận đến thông tin tuyển dụng và tham gia ứng tuyển. Như tháng 6/2014, Phòng Nhân sự cũng đề lên Ban lãnh đạo chi trả cho tuyển dụng là 30.000.000 đồng trong thời gian là 6 tháng cuối năm qua các website như vietnamwork.com, timviecnhanh.com… Vì yêu cầu tuyển dụng lớn, có nhiều đơn hàng từ phía Nhật. Tuy nhiên hiệu quả không cao, mỗi gói cước 3 tháng chi phí 3.000.000 đồng cho 1 vị trí nhưng số lượng hồ sơ thu về 6 tháng còn lại là gần 20 hồ sơ và số hồ sơ đạt yêu cầu chỉ khoảng 10 hồ sơ.
Thời gian có những đơn đặt hàng lao động gấp hay khan hiếm nhân lực, công ty phải sử dụng thêm dịch vụ headhunter cho các vị trí nhân sự cấp cao hay cần gấp cho các nghiệp đoàn, đối tác công ty. Chi phí cho 1 nhân sự vào làm việc là 1 tháng lương của vị trí đó, ví dụ như vị trí Chuyên viên Phát triển thị trường Nhật Bản làm việc tại Nhật là 1700 USD.
Đối với nguồn tuyển mộ từ nhân viên đang làm việc tại công ty, những thông tin thu thập được thông qua khảo sát cho thấy: Thị trường Nhật Bản hay Đài Loan những năm gần đây là những thị trường “hot” của Việt Nam nhưng số lượng người quay trở lại làm việc tại Việt Nam sau khi học, làm việc ở Nhật là không nhiều, và khi họ sang Nhật học tập hay công tác chắc chắn sẽ quen rất nhiều những người lao động giống họ, hay thậm chí cả những nghiệp đoàn tại Nhật. Chính vì vậy, mà nhân viên tại HR World cho rằng công ty cần chú trọng khai thác từ chính nhân viên trong công ty, có những khoản thưởng nhất định cho những nhân viên này. Tuy nhiên, theo phản ánh của nhân viên thì khi giới thiệu người vào làm việc họ chỉ được thưởng một phần nhỏ so với khi công ty thuê dịch vụ headhunt nên chính nhân viên cũng không quan tâm và có một số bộ phận không đồng ý với chính sách này.
Nội dung của thông báo tuyển dụng của công ty (Phụ lục 6) gồm các nội dung như vị trí công việc cần tuyển, mô tả công việc, yêu cầu, quyền lợi, cách thức liên hệ để tăng thông tin xác thực, hấp dẫn và thu hút ứng viên.
Thông báo tuyển dụng chính là hình thức đầu tiên mà ứng viên biết rõ về vị trí mà họ sẽ đảm nhận nếu trúng tuyển tại công ty. Các vị trí của công ty thường được thiết kế đơn giản nêu nên các yêu cầu, mô tả không cầu kì như những vị trí yêu cầu sự sáng tạo hay trí tưởng tượng. Chẳng hạn thông báo tuyển dụng cho vị trí Phát triển thị trường Nhật Bản, bao gồm các tiêu chí về số lượng tuyển dụng, nơi làm việc (Hà Nội hoặc Nhật Bản), ngày hết hạn nộp hồ sơ, mô tả công việc như đi công tác hàng tháng, quý, làm việc với các đối tác Nhật Bản. Tiêu chuẩn công việc là yêu cầu mà công ty đưa ra để ứng viên trúng tuyển vào làm như tốt nghiệp đại học, tiếng Nhật thành thạo, khả năng thuyết phục… Quyền lợi nếu được làm việc như lương, thưởng, chế độ, phúc lợi khác. Và liên hệ ứng tuyển bao gồm thông tin người liên hệ để nộp hồ sơ như số điện thoại, email, địa chỉ web, facebook…
3 Thu nhận, xử lý hồ sơ và phỏng vấn tuyển dụng
1 Thu nhận và xử lý hồ sơ
Căn cứ vào bản mô tả công việc cho các vị trí chức danh, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cũng như tiêu chuẩn đặt ra trong thông báo tuyển mộ mà cán bộ nhân sự chịu trách nhiệm sẽ tiếp nhận hồ sơ phù hợp. Tuy nhiên số lượng hồ sơ thu về của vị trí như Phát triển thị trường Nhật Bản, chuyên viên đối ngoại thì không nhiều, còn vị trí như nhân viên tuyển dụng hay các vị trí liên quan tới hỗ trợ công tác kinh doanh như nhân sự, kế toán… thì thu về rất nhiều.
Hình 3.6: Mức độ hài lòng của nhân viên về quá trình thu nhận và xử lý hồ sơ
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Với việc lấy ý kiến 25 phiếu điều tra thì có tới 11/25 phiếu (44%) rất hài lòng với việc giải đáp thắc mắc của cán bộ nhân sự trong quá trình thu nhận hồ sơ , 12/25 phiếu (48%) hài lòng, 2/25 phiếu (8%) là bình thường và không có phiếu cho rằng cán bộ nhân sự không giải đáp thắc mắc cho ứng viên.
Nhân viên công ty cho biết khi họ có bất cứ thắc mắc gì liên quan đến vị trí ứng tuyển như chế độ chính sách, cách gửi hồ sơ… thì ngay lập tức đều nhận được phản hồi từ cán bộ phụ trách tuyển dụng thông qua điện thoại hoặc email. Từ những đánh
giá trên thì bộ phận nhân sự của HR World đã quan tâm đến công tác thu nhận và xử lí hồ sơ. Phát huy tinh thần trách nhiệm, sẵn sàng giải đáp thắc mắc cho ứng viên khi họ chưa nắm bắt được các thông tin cần thiết.
Trong quá trình nhận hồ sơ, cán bộ nhân sự sẽ kết hợp phỏng vấn sơ bộ để tìm hiểu đôi nét về ứng viên nhằm làm rõ hơn những thông tin mà trong bộ hồ sơ không nói lên hết. Chẳng hạn như: Anh chị biết gì về công ty chúng tôi? Anh chị đã từng công tác ở đâu chưa? Giới thiệu về bản thân, gia đình bằng tiếng Nhật (vị trí yêu cầu tiếng Nhật). Phương pháp này cán bộ nhân sự phụ trách tuyển dụng sẽ gọi điện trực tiếp cho ứng viên để đối thoại trực tiếp hoặc gửi mail để cho ứng viên làm bài viết. Hết thời hạn nhận hồ sơ, cán bộ nhân sự bắt đầu sắp xếp, phân loại hồ sơ, bỏ qua những bộ hồ sơ không phù hợp, đối với mỗi vị trí như Nhân viên Phát triển thị trường nếu ứng viên đã có N2 (Năng lực Nhật ngữ, hay Japanese Language Proficiency Test, với 5 cấp bậc từ N1 là khó nhất tới N5 là dễ nhất), tốt nghiệp đại học thì tạo điều kiện cho họ tới công ty trao đổi thêm hay những ứng viên chỉ mới có N3 nhưng có kinh nghiệm trong mảng xuất khẩu lao động, làm việc với các đối tác Nhật thì cũng vẫn cho ứng viên đến trao đổi để tránh tình trạng bỏ sót ứng viên. Sau đó, cán bộ nhân sự của công ty sẽ chuyển tới hội đồng tuyển dụng để họ xem xét và nắm bắt trước những thông tin về ứng viên sẽ tham gia trong vòng tuyển chọn. Đồng thời, cán bộ nhân sự sẽ gọi điện thoại trực tiếp cho các ứng viên qua vòng loại hồ sơ đến tham gia bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng.
Qua điều tra thì có tới 60% nhân viên được khảo sát nói rằng họ không được tham gia thi tuyển tại công ty mà sau khi qua vòng hồ sơ họ sẽ tham gia phỏng vấn trực tiếp cùng Hội đồng phỏng vấn. 32% nhân viên khảo sát được tham gia bài thi trắc nghiệm, 8% với bài thi tự luận. Cho thấy rằng quá trình thi tuyển tại công ty không được thực hiện bài bản, không rõ ràng. Qua phỏng vấn Trưởng phòng Hành chính nhân sự được biết rằng tùy từng vị trí như Nhân viên phát triển thị trường thì bộ phận nhân sự sẽ tiến hành tổ chức thi tuyển về tiếng Nhật và tùy từng đợt tuyển dụng, nếu phòng ban cần gấp nhân sự thì bộ phận nhân sự sẽ bỏ qua công tác thi tuyển và đánh giá ứng viên trực tiếp qua vòng phỏng vấn.
Trước khi phỏng vấn cán bộ phụ trách tuyển dụng gửi lại cho các thành viên hội đồng tuyển dụng thường là TP Nhân sự, Chuyên viên tuyển dụng, Trưởng (Phó) phòng ban liên quan bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc, xác định lại mục tiêu của cuộc phỏng vấn. Cán bộ nhân sự chuẩn bị phòng ốc, xác nhận lại thời gian phỏng vấn của cả ứng viên và hội đồng phỏng vấn đã hợp lý chưa để có điều chỉnh cần thiết.
Qua điều tra được biết 48% phiếu khảo sát cho biết họ trải qua hình thức phỏng vấn cá nhân, 28% phiếu trải qua hình thức phỏng vấn hội đồng, 24% phỏng vấn nhóm. Phỏng vấn cá nhân được áp dụng cho các nhân viên hỗ trợ như thư kí, hành chính, nhân sự, kế toán… đối tượng này không yêu cầu nhiều về năng lực ngoại ngữ mà chủ yếu là trình độ chuyên môn, kinh nghiệm nên cán bộ phỏng vấn thường là Trưởng phòng Nhân sự hoặc là Trưởng phòng ban cần tiếp nhận nhân sự. Đối với vị trí Phát triển thị trường, nhân viên đối ngoại thì công ty áp dụng hình thức phỏng vấn hội đồng để có thể đánh giá rõ hơn năng lực cũng như mức độ phù hợp với môi trường làm việc tại công ty. Phỏng vấn nhóm chỉ áp dụng cho nhân viên tuyển dụng và nhân viên kinh doanh, những đối tượng này yêu cầu nhanh nhẹn, linh hoạt, làm việc nhóm nên bộ phận tuyển dụng thường áp dụng hình thức này.
Phương pháp phỏng vấn cũng là điểm mà cán bộ tuyển dụng cần quan tâm bởi phương pháp chính là cách mà nhà tuyển dụng tiếp xúc với ứng viên, lấy được thông tin ứng viên. Dưới đây là khảo sát về phương pháp phỏng vấn tại công ty: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình 3.7: Phương pháp phỏng vấn công ty áp dụng
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Qua điều tra cho thấy trước khi làm việc tại công ty thì họ thường trải qua phương pháp phỏng vấn theo mẫu, chiếm tới 48%. Phỏng vấn không chỉ dẫn chiếm 24%, phỏng vấn tình huống chiếm 16% và phỏng vấn căng thẳng chiếm 12%. Nhân viên cho biết trình tự phỏng vấn của công ty khá là logic, cán bộ phỏng vấn đặt câu hỏi phù hợp với năng lực và khai thác được thông tin ứng viên.
Trong quá trình phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng thường sử dụng bộ câu hỏi đã chuẩn bị từ trước (phụ lục 7) để phỏng vấn ứng viên và đan xen vào những câu hỏi