2.3.7.1. Tổ chức hạch toán các khoản phải thu:
Đặc điểm:
Khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty. Phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán.
Tổ chức chứng từ:
- Hợp đồng kinh tế giữa Công ty và khách hàng (có thể do Công ty hoặc khách hàng lập): hợp đồng này phải có chữ ký của người đại diện cho 2 bên, là cơ sở pháp lý cho quan hệ giữa Công ty với khách hàng.
- Hóa đơn bán hàng và thông thường, hóa đơn GTGT do Công ty phát hành khi đã hoàn thành dịch vụ sửa chữa và bàn giao thiết bị cho khách hàng. Hóa đơn này do kế toán doanh thu lập làm 3 liên: liên 1 để luân chuyển và ghi sổ kế toán và lưu trữ, liên 2 giao khách hàng, liên 3 lưu tại quyển.
Ngoài ra còn 1 số chứng từ thanh toán như: Phiếu thu, Giấy báo Có…
Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 131 “Phải thu của khách hàng” để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng. TK này được chi tiết cho từng khách hàng.
Quy trình ghi sổ:
Khi nhận được chứng từ liên quan đến thanh toán với khách hàng, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và đầy đủ của chứng từ rổi tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính. Phần mềm kế toán sẽ tự động hạch toán vào các TK liên quan và ghi sổ kế toán. Trình tự khái quát theo sơ đồ.
Sơ đồ 2.17: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với khách hàng:
Đối chiếu: Kế toán thực hiện: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối kỳ: Máy tính tự động kết chuyển:
2.3.7.2. Lập dự phòng phải thu khó đòi
Đặc điểm:
Một cách khái quát nhất, lập dự phòng là việc ghi nhận trước một khoản chi phí sẽ chi ra (hay mất đi) trong tương lai gần.
Dù phòng phải thu khó đòi có tác dụng làm giảm lãi của niên độ nên doanh nghiệp tích luỹ được một số vốn đáng lẽ đã được phân chia. Số vốn này được sử dụng để bù đắp các khoản thực sự không thu hồi được và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã được dự phòng khi các khoản đó phát sinh ở niên độ liền sau. Thực chất
Chứng từ thanh toán Sổ tổng hợp thanh toán với khách hàng Nhập vào máy tính Sổ chi tiết TK 131 Chứng từ ghi sổ
của các khoản dự phòng là nguồn tài chính của doanh nghiệp tạm thời nằm trong tài sản lưu động trước khi chúng được sử dụng thực thụ.
Dù phòng phải thu khó đòi được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi tức phát sinh để tính toán ra số lợi tức thực tế và phần thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp nhà nước.
Tổ chức chứng từ:
- Hợp đồng kinh tế với khách hàng có ghi rõ thời hạn phải thanh toán. - Bằng chứng đáng tin cậy về khả năng khó thu hồi tiền hàng còn thiếu.
- Quyết định của giám đốc doanh nghiệp và chế độ kế toán về việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
- Chứng từ của ngân hàng về việc thu được tiền từ các khoản dự phòng đã xóa sổ
Tài khoản sử dụng:
TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi. Tài khoản này chi tiết cho từng khách nợ để tiện theo dõi khi cần xóa sổ hoặc thu hồi được tiền.
Quy trình ghi sổ:
Mỗi kỳ kế toán xác định số dự phòng phải thu khách hàng cần trích lập dựa vào thông tin về khả năng thanh toán của khách hàng và số đã trích lập kỳ trước.
PHẦN III.