2.3.6.1. Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền tại Công ty
Tại Công ty TNHH Long Long Hà Nội, vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ và TGNH. Do thực tế khối lượng thanh quyết toán tại là lớn nên mọi giao dịch thanh toán chủ yếu là qua các tài khoản ở ngân hàng. Tiền mặt chỉ được giữ tại quỹ theo một hạn mức nhất định chủ yếu chi dùng cho những nhu cầu thường xuyên của Công ty.
Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm theo dõi tiền mặt, TGNH và các nghĩa vụ thanh toán của công ty
2.3.6.2. Kế toán tiền mặt
Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ hạch toán vào Sổ chi tiết TK 111- tiền mặt, sổ này được tự động ghi bằng phần mềm kế toán và thủ quỹ vào Sổ quỹ tiền mặt bằng tay.Cuối ngày, kế toán thanh toán và thủ quỹ tiến hành đối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ tiền mặt nhằm tránh sai sót và nhầm lẫn.
Công ty tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối tháng. Thành phần Ban kiểm kê bao gồm : Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán, Thủ quỹ. Nếu có chênh lệch xảy ra Ban kiểm kê tiến hành làm rõ nguyên nhân, chênh lệch quỹ tiền mặt phát hiện được sau kiểm kê sẽ được sửa chữa bằng bút toán đỏ hoặc bút toán bổ sung, nếu chưa tìm ra nguyên nhân thì sẽ được ghi vào các TK chờ xử lý (TK 1381, TK 3381).
Nội dung của kế toán tiền mặt như sau:
Tổ chức chứng từ:
- Phiếu thu (MS 01 – TT): Khi nhận được đề nghị nộp tiền, kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu, trong đó ghi rõ nội dung thu cho mục đích gì (khách hàng thanh toán tiền, vay mượn, rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ…). Sau đó, kế toán thanh toán chuyển phiếu thu cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu thu và thực hiện thu tiền rồi chuyển lại cho kế toán thanh toán để ghi sổ. Sau khi kế toán trưởng ký, kế toán thanh toán tiến hành lưu trữ phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên: liên 1 do kế toán thanh toán lưu trữ, liên 2 giao khách hàng (hoặc người nộp tiền), liên 3 lưu tại quyển. Trình tự luân chuyển phiếu thu được khái quát theo sơ đồ 2.11:
Sơ đồ 2.11: Quy trình luân chuyển phiếu thu
Phiếu chi (MS02- TT): Khi kế toán trưởng duyệt chi theo đề nghị chi tiền, kế
toán thanh toán sẽ tiến hành lập phiếu chi và kế toán trưởng ký phiếu chi. Sau đó, phiếu chi được chuyển cho thủ quỹ để thực hiện chi tiền rồi chuyển lại cho kế toán thanh toán để ghi sổ và lưu trữ chứng từ. Phiếu chi được lập thành 3 liên: liên 1 do kế toán thanh toán lưu trữ, liên 2 giao cho người nhận tiền, liên 3 lưu tại quyển. Quy trình luân chuyển phiếu chi được khái quát theo sơ đồ 2.12 như sau:
Sơ đồ 2.12: Quy trình luân chuyển phiếu chi:
Ngoài hai chứng từ chính ở trên, Công ty còn sử dụng một số chứng từ khác như: Biên lai thu tiền, Bảng kiểm kê quỹ…
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản chính được sử dụng là TK 111 “Tiền mặt”. Tài khoản này được chi tiết theo từng loại tiền.
Người nộp tiền đề
nghị nộp tiền KT thanh toán:Lập phiếu thu Thủ quỹ: Thutiền
KT thanh toán: Lưu trữ
KT trưởng: Ký phiếu thu
KT thanh toán: Ghi sổ
Đề nghị chi tiền KT trưởng: Duyệt chi
KT thanh toán: Viết phiếu chi
KT trưởng: Ký phiếu chi
Thủ quỹ: Xuất quỹ KT thanh toán:
Ghi sổ KT thanh toán: Kẹp
Trình tự ghi sổ:
Khi nhận được phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ tiền mặt khác, kế toán tiền mặt tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính. Phần mềm kế toán sẽ tự động hạch toán vào các tài khoản liên quan và lên sổ kế toán. Trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt được khái quát theo sơ đồ 2.13 như sau:
Sơ đồ 2.13: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt:
Đối chiếu: Kế toán thực hiện: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối kỳ: Máy tính tự động kết chuyển: Chứng từ tiền mặt
Sổ tổng hợp các loại chứng từ thu, chi tiền
Nhập vào máy tính
Sổ chi tiết TK 111
Chứng từ ghi sổ
2.3.6.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng
Các giao dịch của Công ty là nhập khẩu hàng hóa và bán hàng trong nước nên sử dụng 2 loại tiền là tiền việt nam và USD.
Tài khoản TGNH của Công ty được mở ở nhiều ngân hàng khác nhau để thuận lợi cho việc giao dịch thanh toán giữa công ty và khách hàng. Kế toán tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
Khi nhận được các chứng từ ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có chênh lệch thì Công ty thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời. Nếu xác định được nguyên nhân kế toán thực hiện bút toán bổ sung hoặc bút toán đỏ Nếu cuối kỳ vẫn chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì số chênh lệch sẽ ghi vào các TK chờ xử lý (TK 1381, TK 3381).
Kế toán TGNH bao gồm những nội dung sau:
Tổ chức chứng từ:
- Uỷ nhiệm thu: do kế toán thanh toán lập và phải có chữ ký của giám đốc (hoặc người được uỷ nhiệm) và kế toán trưởng. Ủy nhiệm thu được gửi cho ngân hàng để ngân hàng nhận tiền. Ủy nhiệm thu được lập làm 3 liên: liên 1 kế toán thanh toán dùng để ghi sổ và lưu chứng từ, liên 2 giao ngân hàng, liên 3 lưu tại quyển.
- Uỷ nhiệm chi: do kế toán thanh toán lập trên cơ sở lệnh chi và các văn bản, chứng từ có giá trị tương đương. Uỷ nhiệm chi được lập làm 3 liên. Liên 1 kế toán thanh toán dùng để ghi sổ, kẹp chứng từ, liên 2 giao ngân hàng, liên 3 lưu tại quyển. - Giấy báo Có của ngân hàng: là chứng từ do ngân hàng lập và gửi về báo cho Công ty biết có khoản tiền được nhập vào tài khoản của Công ty. Khi nhận được giấy báo Có, kế toán thanh toán kiểm tra, ghi sổ và lưu chứng từ.
Sơ đồ 2.14: Quy trình luân chuyển Giấy báo có:
- Giấy báo Nợ của ngân hàng: là chứng từ do ngân hàng lập và gửi về báo cho Công ty biết có khoản tiền được rút khỏi tài khoản của Công ty. Khi nhận được giấy báo Nợ, kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra, ghi sổ, lưu trữ.
- Bảng sao kê của ngân hàng: Vào cuối mỗi ngày, ngân hàng lập và gửi Bảng sao kê ngân hàng cho Công ty, trên đó ghi rõ số tồn đầu ngày, những nghiệp vụ tăng giảm trong ngày, và số tồn cuối ngày. Đây là căn cứ để kế toán thanh toán đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số liệu của ngân hàng. Sau khi kiểm tra đối chiếu, kế toán thanh toán lưu chứng từ.
Quy trình luân chuyển chứng từ ghi giảm TGNH được khái quát theo sơ đồ 2.15.
Sơ đồ 2.15: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TGNH:
Ngân hàng
Giấy báo có
Bảng sao kê ngân hàng
Kế toán thanh toán
Lệnh chi và các chứng từ liên quan Kế toán thanh toán: Lập uỷ nhiệm chi Giám đốc, KT trưởng: Ký duyệt
Ngân hàng: Chuyển tiền; gửi giấy báo nợ, bảng sao kê NH;
uỷ nhiệm chi Kế toán thanh toán:
Ghi sổ; đối chiếu, kẹp chứng từ
Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán TGNH, Công ty sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” được mở chi tiết cho từng ngân hàng.
Trình tự ghi sổ:
Khi nhận được chứng từ TGNH, kế toán thanh toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Phần mềm kế toán sẽ tự động hạch toán vào các TK liên quan và lên sổ kế toán. Việc ghi sổ kế toán TGNH được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.16: Trình tự ghi sổ kế toán TGNH
Đối chiếu: Kế toán thực hiện: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối kỳ: Máy tính tự động kết chuyển: Chứng từ TGNH Sổ tổng hợp các loại chứng từ ngân hàng Nhập vào máy tính Sổ chi tiết TK 112 Chứng từ ghi sổ