TẠI UBND XÃ
Dựa trờn những cơ sở thực tiễn và cơ sở lý luận của cụng tac văn thư sau quỏ trỡnh đi vào tỡm hiểu và phõn tớch thực trạng về cụng tỏc văn thư tại UBND
xó tụi xin đưa ra một số cỏc giải phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc văn thư của UBND xó trong thời gian tới, tạo điều kiện phỏt huy vai trũ to lớn của cụng tỏc văn thư phục vụ cho quỏ trỡnh quản lý, điều hành và giải quyết cụng việc của lónh đạo UBND đồng thời gúp phần ổn định chớnh trị, phỏt triển kinh tế xó hội, đảm bảo an ninh quốc phũng trờn địa bàn xó ngày một tốt hơn.
Trong những giải phỏp tụi đưa ra sau đõy tụi chủ yếu đi sõu vào việc hoàn thiện cỏc văn bản chỉ đạo về thực hiện cụng tỏc văn thư và xõy dựng đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏc này mà khụng đi sõu vào cỏc khõu nghiệp vụ bởi xột cho cựng thỡ con người là trung tõm của vũ trụ, của vạn vật. Vỡ vậy nếu cú sự chỉ đạo và quan tõm tốt của cỏc cấp lónh đạo thỡ nghiệp vụ văn thư mới được thực hiện đỳng và khoa học đảm bảo cho cụng tỏc văn thư được thực hiện tốt.
1. Hoàn thiện đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư
Như đó núi ở trờn con người là trung tõm lả một yếu tố quan trọng, nú quyết đin tới thành bại của mọi cụng việc và sự phỏt triển bền vững của lĩnh vực đú, cụng tỏc văn thư khụng phải là ngoại lệ. Để cụng tỏc văn thư ở đõy được hoàn thiện hơn thỡ vấn đề chuẩn hoỏ đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư là vấn đề cần thiờt, quan trọng mang tớnh chất quyết định. Nếu cỏn bộ văn thư cú cỏch tổ chức thực hiện khoa học, tối ưu thỡ mọi cụng việc được hoàn thành nhanh chúng.
Để cụng tỏc văn thư núi chung và cỏc khõu nghiệp vụ của cụng tỏc văn thư núi riờng được thực hiện tốt thỡ cần hoàn thiện đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư và nõng cao năng lực chuyờn mụn, nhận thức đối với cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư
+ UBND cần cú chế độ khen thưởng và kỷ luật rừ ràng đối với cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư của cơ quan để họ thấy được quyền lợi và trỏch nhiệm trong hoạt động xõy dựng và hoàn thiện cụng tỏc văn thư tại cơ quan.
+ Hàng năm cỏn bộ văn thư phải được cử đi đào tạo nghiệp vụ theo chương trỡnh đào tạo của Nhà nước
+ Tự mỗi cỏn bộ văn thư phải khụng nghừng học hỏi để nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn của mỡnh trỏnh tinh thần " an phận thử thường " coi cụng tỏc này là khụng quan trọng như một số người vẫn thường hay quan niệm.
+ Mỗi cỏn bộ chuyờn mụn trong quỏ trỡnh theo giừi giải quyết cụng việc của mỡnh đó làm khõu nghiệp vụ của cụng tỏc văn thư, một trong những nghiệp vụ đú là lập hồ sơ, cơ quan cần tổ chức tập huấn cho cỏn bộ trong UBND về cụng tỏc lập hồ sơ cụng việc và hồ sơ nguyờn tắc về vấn đề mỡnh phụ trỏch, nõng cao hơn nữa ý thức cho cỏn bộ, đồng thời tạo điểu kiện thuận lợi cho quỏ trỡnh giải quyết cụng việc.
Đõy là những yếu tố quan trọng trong việc xõy dựng và hoàn thiện đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư vỡ vậy trong thời gian tới lónh đạo UBND cần quan tõm thực hiện. Chỉ khi nào yếu tố con người được đầu tư thớch đỏng thỡ cụng tỏc văn thlư của UBND xó Quý Sơn núi riờng và cụng tỏc văn thư của Việt Nam núi chung mới phỏt huy được hết sức mạnh, giỏ trị và tầm quan trọng của mỡnh đối với xó hội.
2. UBND cần tăng cường chỉ đạo và hoàn thiện hệ thống văn bản quyphạm phỏp luật về quản lý cụng tỏc văn thư. phạm phỏp luật về quản lý cụng tỏc văn thư.
* Nõng cao nhận thức của lónh đạo về cụng tỏc văn thư
Hiện nay cỏc cỏn bộ lónh đạo đó cú ý thức và hiểu biết đầy đủ rỗng rói về cụng tac văn thư vỡ vậy mục đớch của biện phỏp này nhằm nõng cao hơn nữa nhận thức của cỏc cấp lónh đạo về cụng tỏc văn thư của UBND xó. Giỳp cho việc tổ chức chỉ đạo cụng tỏc văn thư ngày một tốt hơn bằng việc trỳ trọng xõy dựng và hoàn thiện hệ thống cỏc văn bản chỉ đạo cụng tỏc văn thư tại đõy. Vỡ sự quan tõm chỉ đạo của cỏc cấp lónh đạo là một yết tố vụ cựng quan trọng quyết định trực tiếp tới cỏch thức tổ chức và hoạt động của cụng tỏc văn thư tại UBND xó.
Để làm việc này là rất khú đũi hỏi phải cú yếu tố khỏch quan tỏc động trực tiếp tới nhận thức của lónh đạo. Yếu tố khỏch quan đú ở đõy chớnh là cơ quan tổ chức của nhà nước quản lý ở lĩnh vực này như Chớnh phủ, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước qua cỏc văn bản hướng dẫn thực hiện cụng tỏc văn thư núi chung và cụng tỏc văn thư tại cấp xó núi riờng. Hiện nay nhà nước ta đó ban hành nhiều văn bản về cụng tỏc văn thư và phần nào thay đổi nhận thức của lónh đạo, tuy nhiờn việc ban hành cỏc văn bản chỉ đạo đối với cụng tỏc văn thư cấp xó là chưa nhiều và chưa rừ nột. Vỡ thế vấn đề cấp thiết là trong thời gian tới cỏc cơ quan cú thẩm quyền cần ban hành thờm những văn bản hướng dẫn chi tiết
về cụng tỏc văn thư núi chung và cụng tỏc văn thư tại cấp xó núi riờng tạo cơ sở thống nhất thực hiện trong toàn quốc.
* Hoàn thiện cỏc văn bản chỉ đạo về cụng tỏc văn thư của UBND xó
+ Ban hành bản danh mục hồ sơ và cỏc quy định về lập hồ sơ đối với cụng việc của mỡnh mà cỏn bộ chịu trỏch nhiệm giải quyết
+ Xõy dựng cỏc kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về thực hiện cụng tỏc văn thư, việc thực hiện này cần căn cứ vào tỡnh hỡnh thực tế của cơ quan, cỏc kế hoạch trước.Trong đú kế hoạch cần đề ra được mục tiờu cụ thể và cỏc bước thực hiện.
+ Ban hành quyết định về việc tổ chức thanh tra, kiểm tra định kỳ đối với việc thực hiện cụng tỏc văn thư tại UBND xó
Trờn đõy là những văn bản quan trọng nếu văn bản được ban hành và thực hiện nghiờm tỳc sẽ đưa cụng tỏc văn thư của UBND xó được thực hiện tốt
3. Hoàn thiện cỏc khõu nghiệp vụ văn thưa. Về soạn thảo và ban hành văn bản a. Về soạn thảo và ban hành văn bản
+ Để khõu nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản tại đõy được hoàn thiện hơn thỡ cỏn bộ văn thư cần phải nghiờn cứu đi sõu tỡm hiểu hơn nữa thụng tư 55/2005/TTLT- BNV- VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản. Mặt khỏc cần phổ biến thụng tư và tinh thần của thụng tư này cho toàn cỏn bộ trong cơ quan được biết và hiểu rừ ràng, chớnh xỏc và đầy đủ tinh thần của thụng tư này.
b. Về quản lý văn bản đi, văn bản đến.
+ Xõy dựng quy trỡnh quản lý văn bản đi, văn bản đến ( cú ỏp dụng ISO 9000:2001) bắt đầu từ khõu tiếp nhận văn bản đến cho tới quỏ trỡnh chuyển phỏt văn bản đi, trong quy trỡnh đú thỡ phõn rừ trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn ( cỏn bộ văn thư, thủ trưởng cơ quan, cỏn bộ chuyờn mụn(cỏn bộ soạn thảo)) trong cỏc bước của quy trỡnh ( sơ đồ xem phụ lục)
Vớ dụ: Văn bản đến ( nhiệm vụ của từng cấp)
+ Văn thư: Tiếp nhận văn bản đến, đăng ký văn bản đến, trỡnh lónh đạo xin ý kiến chuyểnm chuyển giao văn bản, lưu.
+Lónh đạo cơ quan: cho ý kiến giải quyết
+ Cỏn bộ chuyờn mụn: Nhận văn bản từ văn thư, ký nhận văn bản.
* Văn bản trả lời văn bản đến: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Cỏn bộ chuyờn mụn: Soạn thảo văn bản, sửa chữa bổ sung bản thảo, ký nhỏy vào cuối phần nội dung để xỏc định độ chớnh xỏc về nội dung của văn bản và chịu trỏch nhiệm về nội dung của văn bản, lưu.
+ Văn thư: Đỏnh mỏy, kiểm tra thể thức kỹ thuật trỡnh bày văn bản, ký nhỏy vào cuối văn bản để xỏc định tớnh hợp phỏp về thể thức của văn bản( trường hợp văn thư được giao trỏch nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản, trường hợp văn thư khụng đựơc giao trỏch nhiệm này thỡ chỏnh văn phũng hoặc trưởng phũng hành chớnh tiến hành kiểm tra và ký, trỡnh lónh đạo ký, ghi số, ngày thỏng, đúng dấu cho văn bản, đăng ký văn bản đi, làm thủ tục chuyển phỏt văn bản đi( cả trong nụi bộ cơ quan và văn bản được chuyển ra ngoài cơ quan)
+ Lónh đạo cơ quan: Kiểm tra văn bản, duyệt văn bản, ký văn bản
Cỏc bước trong quy trỡnh trờn trong quỏ trỡnh thực hiện sẽ đan xen vào nhau tạo ra một quy trỡnh khộp kớn mang tớnh chặt chẽ.
c. Cụng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Để cụng tỏc này được hoàn thiện hơn thỡ cơ quan cần tiến hành lập bảng DMHS của cơ quan. Cú 02 cỏch lập DMHS:
Cỏch 1: Cỏn bộ văn thư, lưu trữ xõy dựng bản DMHS cho cỏc phũng ban ( căn cứ vào hồ sơ đó lập từ những năm trước, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng phũng ban) chuyển lónh đạo cỏn bộ chuyờn mụn xem xột cho ý kiến sửa chữa, bổ sung trỡnh lónh đạo ký duyệt. Văn thư chuyển 01 bản cho cỏc phũng ban(DMHS của phũng ban nào thỡ chuyển về phũng ban đú) và giữ lại tại văn thư 01 bản.
Cỏch 2: Cỏn bộ chuyờn mụn tự đưa ra cỏc bản dự kiến DMHS của đơn vị mỡnh, văn thư tổng hợp thành bản DMHS của toàn cơ quan trỡnh lónh đạo
UBND xin ý kiến. Văn thư giữ lại 01 bản và gửi cho cỏc phũng ban 01 bản để làm căn cứ để lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
TIỂU KấT
Trờn đõy là toàn bộ những giải phỏp chủ yếu nhằm hoàn thiện cụng tỏc văn thư của UBND xó tụi hy vọng trong tương lai đõy sẽ là cơ sở cho việc xõy dựng và hoàn thiện cụng tỏc văn thư của UBND xó trong thời gian tới và là nguồn tư liệu thàm khảo đối với việc tổ chức cụng tỏc văn thư của UBND cấp xó núi chung. Đối với cơ quan, tổ chức mà cụng tỏc văn thư chưa được hoàn thiện cũng cú thể lấy đõy là nguồn tư liệu tham khảo thiết thực.