* Giải quyết văn bản đến: Khi nhận được văn bản đến, cỏc đơn vị, cỏ nhõn
cú trỏch nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn theo quy định đối với những văn bản đến cú đúng cỏc dấu độ khẩn, phải giải quyết trước
Khi trỡnh người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cỏ nhõn cần đớnh kốm phiếu giải quyết văn bản đến cú ý kiến đề xuất của đơn vị, cỏ nhõn
* Theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến: Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cỏn bộ văn thư cú nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đó được giải quyết; văn bản đến đó đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để bỏo cỏo cho người được giao trỏch nhiệm.
- Đối với văn bản đến cú đúng dấu “Tài liệu thu hồi”, cỏn bộ văn thư cú trỏch nhiệm theo dừi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đỳng thời hạn quy định.
1.2.3 Cụng tỏc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan1.2.3.1 Cụng tỏc lập hồ sơ hiện hành 1.2.3.1 Cụng tỏc lập hồ sơ hiện hành
Cụng tỏc lập hồ sơ của cơ quan bao gồm 02 giao đoạn cơ bản: Kết thỳc và biờn mục hồ sơ. Trước khi tiến hành lập hồ sơ thỡ đơn vị và cỏ nhõn cú hồ sơ cần thực hiện lần cuối việc thu thập bổ sung cỏc tài liệu cũn thiếu vào hồ sơ, xỏc định giỏ trị tài liệu trong hồ sơ, dà soỏt thời hạn bản quản tài liệu trong hồ sơ.
* Kết thỳc hồ sơ:
Phõn chia đơn vị bảo quản: Chia tài liệu thành cỏc đơn vị bảo quản dựa vào mối liờn hệ về nội dung, thời gian và giỏ trị của cỏc văn bản.
* Sắp xếp cỏc văn bản tài liệu trong hồ sơ cú cỏc cỏch sắp xếp sau: cú cỏc
cỏch sắp xếp sau: sắp xếp theo số văn bản, theo thứ tự thời gian, theo quỏ trỡnh giải quyết cụng việc , theo tầm quan trọng của tỏc giả, và theo vần chữ cỏi A, B, C
* Biờn mục hồ sơ
* Đỏnh số tờ:
- Mỗi một tờ được đỏnh bằng một số arập vào bờn phải phớa trờn của tờ văn bản - Khụng đỏnh vào giấy trắng. Trường hợp giấy cỡ to ( >A4 ) coi đú là một số - Giấy dỏn nhiều ảnh coi đú là một số. Nếu đỏnh sút đỏnh số theo A,B
* Ghi mục lục văn bản * Viết chứng từ kết thỳc * Viết bỡa hồ sơ
Một số mẫu bỡa hồ sơ tiờu biờu:
+ Tờn loại - Vấn đề - Thời gian - Tỏc giả. + Tờn loại - Tỏc giả- Vấn đề - Thời gian. + Hồ sơ - Vấn đề - Địa điểm - Thời gian + Hồ sơ nguyờn tắc - Vấn đề.
1.2.3.2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Tài liệu nghiờn cứu khoa học, ứng dụng khoa học cụng nghệ sau 01 năm kể từ năm cụng trỡnh được nghiệm thu chớnh thức
- Tài liệu xõy dựng cơ bản sau 03 thỏng kể từ khi cụng trỡnh được quyết toỏn. - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh… sau 03 thỏng kể từ khi cụng việc kết thỳc.
* Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhõn viờn văn thư giữ và đúng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhõn viờn văn thư cú trỏch nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Khụng giao dấu cho người khỏc khi chưa được phộp băng văn bản của người cú thẩm quyền
- Phải tự tay đúng dấu vào cỏc văn bản giấy tờ của cơ quan tổ chức
- Chỉ được đúng dấu vào văn bản giấy tờ khi đó cú chữ ký của người cú thẩm quyền
- Khụng được đúng dấu khống chỉ
* Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phũng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đúng dấu của cơ quan, tổ chức;
- Những văn bản do văn phũng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đúng dấu của văn phũng hay dấu của đơn vị đú
- Dấu đúng phải rừ ràng, ngay ngắn, đỳng chiều và dựng đỳng mực dấu quy định. Khi đúng dấu lờn chữ ký thỡ dấu đúng phải trựm lờn khoảng 1/3 chữ ký về phớa bờn trỏi.
- Việc đúng dấu lờn cỏc phụ lục kốm theo văn bản chớnh do người ký văn bản quyết định và dấu được đúng lờn trang đầu, trựm lờn một phần tờn cơ quan, tổ chức hoặc tờn của phụ lục.
- Việc đúng dấu giỏp lai, đúng dấu nổi trờn văn bản, tài liệu chuyờn ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan