CễNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ
Sau hơn 2 thỏng thực tập tại văn phũng HĐND - UBND xó cựng với sự quỏ trỡnh được tiếp xỳc, tỡm hiểu thực tế cụng việc tụi thấy cụng tỏc văn thư của UBND xó hiện nay đó đi vào hoạt động tương đối khoa học, cú quy trỡnh, thụng suốt và đi vào nề nếp. Một phần là do sự nỗ lực phấn đấu khụng ngừng của cỏn bộ cụng nhõn viờn, của cơ quan đó dần ý thức được trỏch nhiệm và tầm quan trọng của mỡnh trong cụng việc, cựng với sự quan tõm chỉ đạo sỏt sao của lónh đạo UBND . Tuy nhiờn ở bất cứ cụng việc gỡ, trong quỏ trỡnh thực hiện khụng thể trỏnh khỏi những hạn chế cơ bản. Dưới đõy tụi xin đưa ra một số những nhận xột về những ưu điểm, mà cụng cụng tỏc văn thư tại đõy đó đạt được, bờn cạnh đú là một số những hạn chế mà cụng tỏc văn thư tại đõy cần lưu ý khắc phục, cụ thể:
1. Ưu điểm:
Do nhận thức rừ được tầm quan trọng của cụn tỏc văn thư đối với hoạt động quản lý tại UBND xó được sự quan tõm chỉ đạo sõu sỏt của lónh đạo UBND xó tại đõy cụng tỏc văn thư đó được thực hiện đầy đủ và tương đối tốt ở cấc khõu nghiệp vụ
+ Về soạn thảo và ban hành văn bản: Văn bản được soạn thảo đỳng thẩm quyền, và đỳng thủ tục ban hành văn bản, đỳng thể thức văn bản tại thụng tư 55.
+ Về quản lý văn bản đi, văn bản đến: Văn bản được quản lý thống nhất, đó tiến hành được quỏ trỡnh lập tập lưu văn bản đi và lập tập lưu văn bản đến. Quỏ trỡnh chuyển giao được đảm bảo thực hiện đỳng, đủ cỏc khõu nghiệp vụ.
+ Về quản lý và sử dụng con dấu: Thực hiện theo quy định của chớnh phủ và cỏc quy định hiện hành về cụng tỏc này đảm bảo dấu được bảo quản tốt khụng bị mất dõu, dấu được sử dụng đỳng theo quy định của phỏp luật. Cho tới nay tại UBND xó chưa cú sai phạm nghiờm trọng trong lĩnh vực quản lý và sử dụng con dấu.
+ Về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Tại đõy đó tiến hành lập hồ sơ ở một số cỏc phũng ban. Cơ quan đó ban hành được bản quy chế về cụng tỏc văn thư đảm bảo tạo hành lang cơ sở phỏp lý để cụng tỏc văn thư được thực hiện tốt và đi vào nề nếp.
2. Nhược điểm:
Tuy nhiờn bờn cạnh những ưu điểm mà cụng tỏc văn thư tại đõy đó đạt được thỡ vẫn tồn tại một số những hạn chế cơ bản cụ thể:
+ Tại đõy cỏc cỏn bộ chuyờn mụn đó cú một số hiểu biết cơ bản về cụng tỏc văn thư và cụng tỏc lập hồ sơ hiện hành nhưng chưa đầy đủ. Một số cỏn bộ khụng coi trọng về cỏc yếu tố thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản chỉ làm mang tớnh chất đại khỏi, quỏ trỡnh quản lý văn bản đi vẫn bị chồng chộo, sai chức năng.Văn thư khụng tiến hành làm đầy đủ cụng việc của mỡnh mà cỏn bộ chuyờn mụn tiến hành làm (Khõu trỡnh ký văn bản).
+ Một số văn bản khi ban hành vẫn bị lỗi về kỹ thuật trỡnh bày mà chủ yếu soạn thảo theo cỏch làm truyền thống của cơ quan
+ Cơ quan chưa cú bảng danh mục hồ sơ, quỏ trỡnh lập hồ sơ tuy đó diễn ra nhưng khụng đỳng và đầy đủ ở cỏc khõu nghiệp vụ, hồ sơ chưa được xỏc định giỏ trị và định thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan( lưu trữ hiờn hành ) theo quy định của phỏp luật