Trong quỏ trỡnh hoạt động và phỏt triển, UBND đó sản sinh ra nhiều tài liệu với nhiều thể loại khỏc nhau. Theo thống kờ số lượng văn bản ban hành trong năm 2007 cú khoảng 300 văn bản, năm 2008 cú 270 văn bản, năm 2009 cú khoảng 470 văn bản. Trong đú chủ yếu là cỏc quyết định, bỏo cỏo, cụng văn, tờ trỡnh, kế hoạch…
Năm Tờn loại và số lượng văn bản Tổng
văn bản QĐ CV TB TTrỡnh BC KH 2007 41 117 60 25 18 15 276 2008 52 133 20 11 21 13 250 2009 41 117 100 29 50 16 353
2.2 Thực trạng về cụng tỏc quản lý văn bản đi, văn bản đến
Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến là một trong những nhiệm vụ chớnh cơ bản nhất của cụng tỏc văn thư, nú phản ỏnh đầy đủ và chõn thực nhất về trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ của cỏn bộ làm cụng tỏc văn thư. Thụng qua đú văn bản được quản lý chặt chẽ hơn, đảm bảo an ninh cho tài liệu trỏnh tỡnh trạng thất thoỏt thụng tin.
2.2.1 Thực trạng về cụng tỏc quản lý văn bản đi
Văn bản đi: Tất cả cỏc văn bản bao gồm văn bản quy phạm phỏp luật, văn
bản hành chớnh và cỏc văn bản chuyờn nghành ( Kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ, và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phỏt hành.
Tại đõy, văn bản sau khi đỏnh mỏy xong được trỡnh quay trở lại lónh đạo xin ý kiến. Nếu khụng cú gỡ thay đổi văn bản được chuyển qua văn thư để nhõn bản và ghi số ngày thỏng của văn bản. Tất cả cỏc văn bản tại UBND chỉ cú chữ ký duy nhất của người cú thẩm quyền để xỏc định giỏ trị phỏp lý của văn bản mà
khụng cú cỏc chữ ký nhỏy ở cuối văn bản xỏc nhận đồng ý về nội dung và thể thức văn bản.
- Tiến hành đúng dấu văn bản
- Đăng ký văn bản đi: Văn bản được đăng ký theo hệ thống số riờng cho từng loại văn bản. Mẫu sổ đăng ký khụng theo mẫu sổ tại cụng văn số 425 mà cú những thay đổi để phự hợp với tỡnh hỡnh đỏnh số và ban hành văn bản của cơ quan Mẫu sổ bao gồm cỏc yếu tố: số thứ tự, ngày thỏng văn bản, tờn loại văn bản ( quyết định, cụng văn, bỏo cỏo, kế hoạch) trớch yếu nội dung văn bản, người ký văn bản, nơi nhận văn bản, đơn vị người nhận bản lưu, số lượng bản, ghi chỳ.
Tuy nhiờn trong quỏ trỡnh hoạt động văn thư diễn ra hàng ngày tại đõy khụng phải bất cứ văn bản nào cũng được đăng ký văn bản đi trước khi văn bản được phỏt hành giống như trong hướng dẫn tại cụng văn số 425 mà thường là sau khi văn bản được đúng dấu, cỏn bộ chuyờn mụn tiến hành chuyển văn bản( nếu là văn bản nội bộ cơ quan thỡ chuyển trực tiếp, nếu là ngoài cơ quan thỡ chuyển qua nhõn viờn đưa thư. Bản lưu sẽ được chuyển về văn thư và việc đăng ký văn bản đi sẽ được thực hiện cựng một lỳc hoặc sau quỏ trỡnh chuyển phỏt văn bản đi
Tại UBND chỉ cú duy nhất một sổ đăng ký văn bản đi, tại đõy khụng lập sổ chuyển giao văn bản đi và sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện. Vỡ vậy dễ xảy ra hiện tượng chuyển văn bản tới đơn vị nhiều lần hoặc bỏ sút khụng chuyển văn bản tới đơn vị cần nhận. Khụng lập sổ chuyển giao văn bản sẽ khụng thực hiện được việc theo dừi đầy đủ tiến trỡnh giải quyết cụng việc khi lónh đạo yờu cầu. Khụng lập sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện trong một số trường hợp đặc biệt( văn bản mật, văn bản hoả tốc, văn bản hoả tốc hẹn giờ, văn bản khẩn…) khi đơn vị nhận đó tiến hành chuyển giao văn bản tới cơ quan. Do văn thư cơ quan đơn vị nhận làm mất văn bản, khi cụng việc bị nghừng trệ khụng được giải quyết bị truy cứu trỏch nhiệm văn thư bờn cơ quan nhận văn bản bỏo lại với thủ trưởng của minh là khụng nhận được văn bản. Văn thư bờn UBND khụng cú băng chứng chứng tỏ văn bản đó được gửi đi. Khi đú văn thư UBND phải chịu hoàn toàn mọi trỏch nhiệm.
Mặt khỏc tại đõy văn bản chỉ được lưu duy nhất một bản tại văn thư cơ quan, đơn vị soạn thảo khụng tiến hành lưu văn bản. Khi cú việc cần giải quyết liờn quan tới bản lưu văn bản mà phũng, ban mỡnh ban hành ra thỡ cỏn bộ chuyờn
mụn phải quay trở về văn thư tỡm văn bản dẫn tới tỡnh trạng hồ sơ tại cỏc đơn vị lập khụng đầy đủ, tài liệu trong hồ sơ bị thiếu, ảnh hưởng tới tiến độ giải quyết cụng việc
Nhận xột: Việc quản lý văn bản đi tại UBND xó Quý Sơn đó được thực
hiện tương đối đầy đủ ở cỏc khõu nghiệp vụ nhưng vẫn cũn mang một số điểm hạn chế. Quỏ trỡnh thực hiện cụng tỏc văn thư chưa triệt để đỳng trỏch nhiệm. Để việc quản lý văn bản đi được hoàn thiện hơn thỡ cơ quan cần tiến hành nghiờn cứu đi sõu tỡm hiểu hướng dẫn tại cụng văn số 425 để cụng tỏc quản lý văn bản đi được thực hiện một cỏch chớnh xỏc và khoa học đem lại hiệu quả cao.
2.2.2 Thực trạng về cụng tỏc quản lý văn bản đến
Để đảm bảo cho quỏ trỡnh giải quyết văn bản đến một cỏch nhanh chúng , khoa học, đảm bảo khụng bị sút việc, văn bản khụng bị mất, thất lạc và được chuyển tới tận tay người cú trỏch nhiệm giải quyết cụng việc thỡ tất cả cỏc văn bản đến UBND xó đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến mà ở đõy thường được gọi là sổ đăng ký cụng văn đến (Ngoại trừ cỏc văn bản đến là thư riờng gửi đớch danh, văn bản mật mà văn thư khụng được búc bỡ và một số văn bản khỏc theo quy định cảu UBND).
Văn bản sau khi được chuyển tới UBND văn thư sẽ tiến hành làm thủ tục tiếp nhận văn bản đến, phõn loại sơ bộ và búc bỡ. Ở đõy, do khụng sử dụng dấu đến nờn ngày thỏng đến của văn bản chớnh là ngày mà văn thư nhận được văn bản, cột ngày đến ghi trong sổ đăng ký văn bản đến chớnh là ngày mà văn bản được chuyển tới cơ quan. Sau đú văn bản được đăng ký vỏo sổ đăng ký văn bản đến
* Trỡnh và chuyển giao văn bản đến: Văn bản sau khi được đăng ký vào sổ
đăng ký văn bản đến, văn thư tiến hành trỡnh lónh đạo xin ý kiến giải quyết. í kiến chỉ đạo được lónh đạo ghi lờn phần trống phớa trờn của văn bản( phớa dưới trớch yếu nội dung đối với văn bản khụng tờn loại, dưới số ký hiờu đối với văn bản cú tờn loại) Sau đú văn thư tiến hành nhõn bản và chuyển giao văn bản theo ý kiến chuyển của lónh đạo, tại đõy văn thư khụng tiến hành đăng ký văn bản bổ sung đối với cỏc văn bản được gửi đi theo ý kiến chuyển của lónh đạo. Văn bản đến chỉ được đăng ký một lần khi văn thư tiến hành tiếp nhận văn bản.
Do đặc điểm của cơ quan là đơn vị cú số lượng văn bản đến là khụng nhiều nờn cũng giống như việc chuyển giao văn bản đi thỡ tại đõy cũng khụng lập
sổ chuyển giao văn bản đến. Văn bản đến sau khi cú ý kiến chỉ đạo của lónh đạo sẽ được chuyển trực tiếp cho cỏc phũng ban và cỏ nhõn cú trỏch nhiệm giải quyết cụng việc
* Theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến: Do văn bản đến của cơ
quan là khụng nhiều cụng việc được giải quyết nhanh chúng khụng cú hiện tượng cụng việc bị ứ đọng. Mặt khỏc cỏc văn bản khụng quy định rừ thời hạn phải giải quyết xong cụng việc một cỏch cụ thể nờn việc theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến cũng như việc lập sổ theo dừi đụn đốc việc giải quyết văn bản là khụng cú. Cỏn bộ, cỏ nhõn trong cơ quan trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc sẽ tự theo dừi tiến trỡnh giải quyết văn bản của mỡnh và bỏo lại với lónh đạo khi được lónh đạo yờu cầu.
Nhận xột: Cụng tỏc quản lý văn bản đến ở đõy đó được thực hiện tương
đối tốt, văn bản được chuyển tới tận tay người cú trỏch nhiệm. Tuy nhiờn do ở đõy chưa cú sổ chuyển giao văn bản đến. Mặt khỏc do số lượng văn bản đến là khụng nhiều nờn cơ quan cú thể tận dụng sổ đăng ký văn bản đến làm sổ chuyển giao bằng cỏch đưa thờm cột người nhận và cột ký tờn vào sổ đăng ký văn bản đến của cơ quan.
2.2.3 Thực trạng về cụng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữcơ quan. cơ quan.