Kế toán thanh toán và tiền lương KẾ TOÁN TRƯỞNG
3.2.3 Giải pháp 3: Hoàn thiện hệ thống luân chuyển chứng từ
3.2.3.1Khi hàng hóa về nhập kho
Như thực tế tại công trình nhà xưởng, em nhận thấy rằng: khi mua nguyên vật liệu dùng cho công trình xây lắp nhiều khi có một số trường hợp như: hàng hóa đã về nhập kho, và hóa đơn còn chưa về, hoặc là hóa đơn và lượng hàng hóa thực nhận nhập kho nó không chùng khớp, điều này gây khó khăn cho kế toán hạch toán vào các Sổ.
Do đó, để hạn chế việc này thì kế toán cùng với thủ kho chỉ nhập hàng khi có hóa đơn chứng từ đầy đủ, đồng thời kiểm tra kỹ số lượng hàng hóa cả về mặt số lượng cũng như mặt chất lượng khi nhập hàng về.
3.2.3.2 Luân chuyển chứng từ từ công trường lên công ty
Việc lập các báo cáo dồn vào cuối tháng tại công trường lên công ty làm tăng khối lượng công việc của kế toán tại công ty vào cuối tháng, làm cho công việc quá nhiều, dễ dẫn đến tình trạng chồng chéo công việc, ảnh hưởng không tốt đến việc xử lý, dễ xảy ra sai sót…
Do đó, để giảm bớt khối lượng công việc của kế toán tại công ty, đảm bảo cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, hạn chế những sai sót trong quá trình tổng hợp thông tin, đảm bảo tính kịp thời, chính xác công ty cần đưa ra những quy định về việc gửi báo cáo từ công trường lên công ty.
Ví dụ: Định kỳ 10 – 15 ngày, nhân viên kế toán đội phải gửi Bảng kê Hóa đơn, chứng từ hàng hoá, nguyên vật liệu mua vào cùng với đầy đủ bộ chứng từ gốc lên phòng kế toán (thời gian chậm nộp nhiều nhất là 5 ngày đầu tháng sau) để kế toán tiến hành đối chiếu với các sổ tại công ty. Các Hoá đơn, chứng từ được tập hợp kịp thời sẽ là cơ sở cho việc kê khai khấu trừ thuế, đảm bảo tính kịp thời, tránh những khoản thuế không được hoàn sẽ phải tính vào chi phí, làm tăng giá thành sản phẩm xây lắp trong kỳ, dẫn đến làm giảm lợi nhuận của công ty.