B. Nhập kho di chuyển nội bộ.
2.5.6. Kế toán tổng hợp vật liệu công cụ dụng cụ
Trong nền kinh tế thị trường việc mua vật liệu – công cụ dụng cụ được diễn ra thương xuyên nhanh gọn trên cơ sở “Thuận mua vừa bán”. Thông thường đối với 1 số đơn vị bán vật liệu – công cụ dụng cụ cho công ty liên tục nhiều lần nên mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật liệu – công cụ dụng cụ căn cứ vào giấy đề nghị mua vật liệu – công cụ dụng cụ được giám đốc ký duyệt thì đơn vị bán sẽ cung cấp vật liệu – công dụng cụ theo yêu cầu của công ty. Đối với công trình lớn tiến độ thi công đòi hỏi nhiều công ty có thể mua nợ của đơn vị và chịu trách nhiệm thanh toán với người bán sau 1 thời gian hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ngắn hạn.
* Đối với vật liệu công cụ dụng cụ nhập về kho công ty từ nguồn mua ngoài
Mỗi khi công ty có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trước căn cứ vào phiếu báo giá này công ty chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả trước tùy thuộc vào khả năng của công ty. Nếu trả sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hóa đơn do đơn vị bán cùng lúc hàng về nhập kho công ty. Như vậy là không có trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một [61] trường hợp duy nhất là hàng và hóa đơn cùng về do đó công tác ghi sổ kế toán các đơn giản hơn.
Để theo dõi quan hệ thanh toán với những người bán công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán từ tài khoản 311 “phải trả cho người bán”. Đây là sổ dựng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu công cụ dụng cụ và quá trình thanh toán với từng người bán của công ty.
- Trường hợp công ty mua vật liệu chưa thanh toán với người bán giá mua vật liệu cho đơn vị bán theo hóa đơn ngày 08/01/2011 nhập thép cuộn Ø
8, thép Ø 18 cho công ty số tiền ghi trên hóa đơn số 409 ngày 08/01/2011 là 26.606.855 căn cứ hóa đơn trên ké toán ghi sổ nhật ký chung theo định khoản và sổ cái TK152 ngày 08/01/2011 số tiền 26.606.855 (thuế VAT 5%)
Nợ TK152 26.606.855 Nợ TK133 1.330.342
Có TK331 27.937.197
- Trường hợp công ty nhập kho vật liệu nhưng chưa thanh toán với người bán ngày 07/01/2011 công ty nhập kho vật tư xi măng phúc sơn của công ty thương mại và vận tải an thành theo phiếu nhập kho ngày 07/01/2011 trị giá 23.386.370 đồng kèm theo hóa đơn số 408 ngày 07/01/2011 số tiền 23.386.370đ (thuế VAT 5%)
Căn cứ vào 2 hóa đơn trên kế toán ghi vào nhật ký chung theo định khoản và sổ cái TK152.
Nợ TK152 23.386.370 Nợ TK133.1 2.338.637
Có TK331 25.725.007
Ngày 15/01/2011 công ty nhận được giấy báo nợ của ngân hàng đã chuyển séc trả tiền ngân hàng cho công ty TNHH thương mại và vận tải An Thành là 25.725.007 ghi nhật ký chung theo định khoản.
Nợ TK331 25.725.007
Có TK112 25.725.007
- Trường hợp nhập kho vật liệu ngày 20/01/2011 theo hóa đơn số NHB, công ty trả bằng tiền vay ngắn hạn là 8.800.000 căn cứ vào hóa đơn số NHB kế toán ghi nhật ký chung theo định khoản.
Nợ TK152 8.800.000
Nợ TK133 440.000
- Trường hợp kế toán tạm ứng tiền cho nhân viên tiếp liệu để mua vật liệu – công cụ dụng cụ không được hạch toán vào TK 141 mà kế toán vẫn viết phiếu chi tiền mặt nhưng cho đến khi nào nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ của nhân viên tiếp liệu mua về sẽ hạch toán như trường hợp công ty mua vật liệu, công cụ dụng cụ thanh toán trực tiếp.
Trong tháng căn cứ vào hóa đơn của đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng người bán sau đó kế toán ghi vào các cột phù hợp trên sổ chi tiết TK331 theo định khoản trên.
Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng người bán số liệu ở sổ chi tiết TK331 là cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung tháng 12/2011.
Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng Hanco Địa chỉ: 37 Đê La Thành, Hà Nội