2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mạ
2.2.Thực trạng kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán
Công ty hiện đang áp dụng hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song và có một số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy vi tính.
Định kỳ khi các bộ phận, công trình có nhu cầu về NVL hoặc Công ty mua nhập kho thì đều phải tập hợp chứng từ gốc để gửi về phòng kế toán. Kế toán vật tư trên cơ sở các chứng từ như: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho hay Hoá đơn GTGT tiến hành vào Sổ chi tiết 152 cho từng loại vật tư. Từ các sổ chi tiết này kế toán lập nên Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn cuối kỳ. Phương pháp thẻ song song mà Công ty áp dụng có thể khái quát như sau (Sơ đồ 05 – Phụ lục)
Khi các công trình phát sinh nhu cầu về NVL để thực hiện hoạt động xây dựng sẽ báo về cho phòng kế hoạch dự án. Phòng kế hoạch dự án căn cứ vào dự toán vật tư đã lập cho công trình, đó để phê duyệt quyết định mua vật tư và gửi xuống phòng vật tư. Phòng vật tư dựa trên quyết định phê duyệt tổ chức đi tìm hiểu thị trường, đồng thời lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để thu mua vật.
Khi thu mua vật tư, nhà cung cấp lập Hóa đơn GTGT giao cho Công ty (liên 2) đồng thời chuyên chở số vật tư trên đến tại kho Công ty hoặc đến chân công trình. Tại kho, tại công trình Công ty cử cán bộ đến nhận hàng, tổ chức kiểm nghiệm số vật tư trên trước khi nhập kho hay xuất dùng thẳng.
Tuy nhiên các công trình Công ty đảm nhận thường ở rất xa trụ sở chính nên vật tư thường ít khi mua nhập kho Công ty rồi xuất đến các công trình mà chủ yếu là các đội công trình tự thu mua theo dự toán và báo cáo lên cho Công ty, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển NVL. Lúc đó các tổ, đội công trình phải thu thập đầy đủ chứng từ gốc trong việc thu mua vật tư gửi lên phòng kế toán để kế toán vào sổ.
Ví dụ: Theo hóa đơn mua hàng số HD 0052972 ngày 30/01/2010, mua các loại vật
liệu sau nhập kho đội Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Hoàng Anh. Đội Công trình phải gửi cho phòng kế toán những chứng từ sau, kế toán định khoản và vào sổ kế toán
(Biểu số 08 – Phụ lục)
Kèm theo giấy đề nghị thanh toán có hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán tiến hành kiểm tra tính đúng đắn của các yếu tố ghi trên hoá đơn và tiến hành nhập số liệu vào phần mềm Fast Accounting.
Nguyên vật liệu trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm. Công ty lập Ban kiểm nghiệm bao gồm một trưởng ban và 2 ủy viên nhằm xác định, kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách vật tư có đảm bảo yêu cầu của công trình hay không, đồng thời làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Nhằm làm giảm chi phí kho bãi cũng như bảo vệ, bảo quản kho bãi Công ty thường tổ chức mua vật tư với số lượng nhỏ đáp ứng tức thời nhu cầu xây dựng
Bộ phận mua hàng và bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng vật tư nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm người có liên quan và thực hiện ghi sổ kế toán.
Phiếu nhập kho được thể hiện trên Fast như sau (Biểu số 10 – Phụ lục)
Nguyên vật liệu của Công ty có thể được xuất trực tiếp từ kho hoặc có thể mua xuất thẳng tới chân công trình. Các tổ, đội thi công căn cứ vào tình hình sản xuất và nhu cầu sử dụng NVL của công trình mình sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên Ban giám đốc. Ban giám đốc dựa trên dự toán thi công các công trình, xem xét Giấy đề nghị xuất vật tư có đúng theo dự toán hay không. Sau khi được Ban giám đốc Công ty, kế toán trưởng và trưởng phòng vật tư phê duyệt, phòng vật tư từng đội sẽ lập Phiếu xuất kho (vật tư tồn kho). Ngoài ra, Công ty còn tổ chức thu mua vật tư và xuất thẳng tới chân công trình mà không qua kho.
Phiếu xuất kho sau khi được người nhận và thủ kho ký nhận sẽ được chuyển về cho phòng kế toán, kế toán vật tư tiến hành ghi sổ, vào máy tính. Đối với những vật tư nhập xuất thẳng thì kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho hay Phiếu xuất thẳng từ nhập mua để ghi.
Kế toán sau khi nhận được phiếu xuất kho của thủ kho gửi lên thì tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính. Kế toán chỉ cần khai bào ngày, tháng xuất kho, người nhận hàng, số phiếu xuất, nội dung nghiệp vụ, TK Nợ, TK Có vào chứng từ. Còn lại máy tính sẽ tự động nhập đơn giá và tổng số tiền theo giá thực tế đích danh.
Phiếu xuất kho trong Fast như sau (Biếu số 11 – Phụ lục)
Sau khi nhập số liệu vào máy tính sẽ tự động chuyển số liệu để theo dõi nhập, xuất, tồn kho vật tư, đồng thời đưa số phát sinh Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (Biếu số 12 –
Phụ lục)
Số liệu trên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn được đưa vào Sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ chi tiết được mở riêng cho mỗi loại nguyên vật liệu chính
Biểu số 13: Sổ chi tiết Nguyên vật liệu
SỔ CHI TIẾT
Năm: 2009
Tài khoản: 1521 Tên kho: Tên vật liệu: Thép I200x100x5x8,4
Đơn vị tính: kg Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng SL TT SL TT SL TT A B C D 1 2 3= 1x2 4 5=1x4 6 7=1x6 8 Số dư đầu kỳ 14.520 4.500 …… ….. …………. …… …… ……….. ……… …….. …….. …….. …….. PX81 12/01 Xuất kho 621 14.520 2.200 34.144.000 PN47 13/01 Nhập kho 331 14.800 3.250 48.100.00 0 3.740 …… ….. …………. …… …… ……….. ……… …….. …….. …….. …….. PN79 30/01 Nhập kho 331 15.500 3.980 61.690.000 5.250 PX190 31/01 Xuất kho 621 15.500 3.650 56.575.00 0 1.600 …… ….. …………. …… …… ……….. ……… …….. …….. …….. …….. Số dư cuối kỳ 15.500 1.927 29.868.50 0 Ngày…... tháng……. năm
2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và Thương mại Hiệp Hưng