I DANH MỤC SƠ ĐỒ:
3.3.3. Một số kiến nghị:
Để hoạt động kinh ngày càng cú hiệu quả thỡ bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải khụng ngừng tự đổi mới về mọi mặt nhất là đối với cụng tỏc kế toỏn để kế toỏn thực sự trở thành một cụng cụ quản lý hữu hiệu của cỏc nhà quản lý.
Sau một thời gian thực tập, tỡm hiểu về hoạt động và cụng tỏc kế toỏn ở cụng ty Cụng ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Hoa Sơn, em xin đề xuất một số ý kiến để hoàn thiện hơn cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty như sau:
3.3.3.1. Về tài khoản:
+ Để hạch toỏn cỏc khoản giảm trừ doanh thu kế toỏn nờn sử dụng cỏc tài khoản 521, 531, 532 làm như vậy sẽ đỳng với chế độ. Trong trường hợp hàng hoỏ của cụng ty đó tiờu thụ nhưng do hàng hoỏ đú cú thể khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất mà bị khỏch hàng trả lại hoặc yờu cầu giảm giỏ hoặc khỏch hàng mua với số lượng lớn thỡ căn cứ vào cỏc chứng từ gốc như: hợp đồng mua bỏn, phiếu nhập kho hàng bỏn bị trả lại kế toỏn nờn theo dừi trờn cỏc TK 531- Hàng bỏn bị trả lại, TK 532 – Giảm giỏ hàng bỏn, TK 521 – Chiết khấu thương mại:
* Khi phỏt sinh cỏc khoản chiết khấu thương mại kế toỏn tiến hành định khoản:
BT1: Nợ TK 521 Nợ TK 3331
Cú TK 1111, 1121, 131
BT2: cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản doanh thu: Nợ TK 5111
Cú TK 521
* Đối với cỏc khoản hàng bỏn bị trả lại khi phỏt sinh kế toỏn cú thể tiến hành hạch toỏn như sau:
BT1: phản ỏnh giỏ vốn hàng bị trả lại:
Nợ TK 156 – nhập kho hàng hoỏ
Phạm Thị ý Như-Lớp K8KT15 Chuyờn đề tốt nghiệp
Cú TK 632 – Giỏ vốn hàng bị trả lại BT2: Phản ỏnh khoản thanh toỏn với người mua:
Nợ TK 531 – hàng bỏn bị trả lại Nợ TK 3331
Cú TK 131
BT3: cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bỏn bị trả lại: Nợ TK 5111
Cú TK 531
* Đối với khoản giảm giỏ hàng bỏn phỏt sinh kế toỏn cú thể tiến hành hạch toỏn như sau:
BT1: phản ỏnh khoản giảm giỏ: Nợ TK 532 Nợ TK 33311
Cú TK 1111, 1121, 131 BT2: cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản doanh thu:
Nợ TK 5111 Cú TK 632
Nếu cỏc khoản giảm trừ doanh thu phỏt sinh là khụng nhiều mỗi thỏng chỉ cú ba hoặc bốn nghiệp vụ phỏt sinh thỡ kế toỏn cú thể theo dừi trờn một tài khoản duy nhất là TK 521 để trỏnh việc phải mở cho mỗi tài khoản 531, 532, 521 một sổ mà chỉ mở một sổ cho TK 521. Tài khoản 521 được mở chi tiết như sau:
5211: Chiết khấu thương mại 5212: Hàng bỏn bị trả lại 5213: Giảm giỏ hàng bỏn
Việc hạch toỏn cũng tương tự như đối với cỏc TK 521, 531, 532: Khi phỏt sinh cỏc khoản giảm trừ doanh thu:
Nợ TK 521 (5211,5212,5213) Nợ TK 33311
Phạm Thị ý Như-Lớp K8KT15 Chuyờn đề tốt nghiệp
Cú TK 131, 1111, 1121 Kết chuyển để tớnh doanh thu thuần:
Nợ TK 5111
Cú TK 521 (5211,5212,5213)
+ Khi kiểm kờ hàng hoỏ tồn kho hoặc kiểm tra hàng hoỏ mua vào trước khi nhập kho xảy ra trường hợp hàng hoỏ thừa hoặc thiếu thỡ kế toỏn nờn theo dừi trờn tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý hoặc 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý, sau đú tiến hành xử lý thay vỡ khụng theo dừi gỡ cho dự khoản chờnh lệch được xử lý ngay hoặc vẫn chưa cú quyết định xử lý, căn cứ vào cỏc biờn bản kiểm kờ để xin quyết định xử lý. Việc mở cỏc tài khoản này giỳp kế toỏn theo dừi được số lượng, giỏ trị của hàng hoỏ thừa, thiếu, tạo ra được sự thống nhất giữa số liệu trờn sổ kế toỏn và số hàng hoỏ cú thực tế trong kho của cụng ty. Thờm vào đú việc hạch toỏn trờn cỏc tài khoản này cũng khỏ đơn giản:
Căn cứ vào biờn bản kiểm kờ hàng hoỏ nếu xảy ra trường hợp thừa, thiếu so với thực tế kế toỏn ghi sổ:
* Đối với giỏ trị hàng hoỏ thiếu so với chứng từ, sổ sỏch: Phản ỏnh giỏ trị hàng hoỏ thiếu:
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý Cú TK 1561, 331
Khi cú quyết định xử lý:
Nợ TK 632 – Số thiếu tớnh vào giỏ vốn Nợ TK 334 – Trừ lương
Nợ TK 1111, 1121 – đũi bồi thường bằng tiền... Cú TK 1381
* Đối với giỏ trị hàng hoỏ thừa so với sổ sỏch, chứng từ: Phản ỏnh giỏ trị hàng hoỏ thừa:
Nợ TK 1561 Nợ TK 133
Phạm Thị ý Như-Lớp K8KT15 Chuyờn đề tốt nghiệp
Cú TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý Khi cú quyết định xử lý :
Nợ TK 3381
Cú TK 331, 1111, 1121....
+ Kế toỏn nờn mở cỏc tài khoản chi tiết cho tài khoản 131, 331 theo từng khỏch hàng, từng nhà cung cấp để tiện cho việc hạch toỏn và ghi sổ, trỏnh nhầm lẫn cú thể xảy ra. Cỏc tài khoản chi tiết cú thể mở như sau:
1311 Phải thu khỏch hàng A 1312 Phải thu khỏch hàng B. 3311 Phải trả nhà cung cấp C 3312 Phải trả nhà cung cấp D...
3.3.3.2. Về sổ kế toỏn:
+ Kế toỏn nờn mở sổ chi tiết doanh thu, giỏ vốn cho từng loại hàng hoỏ để cú thể theo dừi một cỏch chi tiết và kịp thời tỡnh hỡnh kinh doanh, tỡnh hỡnh lói lỗ của từng mặt hàng.
* Đối với sổ chi tiết doanh thu: vỡ cỏc mặt hàng kinh doanh tại c#ng ty là rất da dạng nờn việc khụng lập sổ chi tiết doanh thu gõy ra nhiều khú khăn cho cụng tỏc quản trị như việc ban lónh đạo khú cú thể xỏc định được doanh thu theo từng nhúm hoặc từng mặt hàng. Chớnh vỡ vậy, kế toỏn nờn căn cứ vào tỡnh hỡnh kinh doanh cụ thể của cụng ty mà lập sổ chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng hoặc theo nhúm cỏc mặt hàng, cú như vậy nhà quản lý mới nắm bắt được doanh thu của cỏc mặt hàng trong từng thời điểm, xỏc định được mặt hàng nào là mặt hàng chủ lực. Từ đú, cú cỏc quyết định quản trị phự hợp, cú hiệu quả, và từ cỏc sổ chi tiết doanh thu đú vào sổ tổng hợp doanh thu được dễ dàng hơn.
* Đối với sổ chi tiết giỏ vốn: cũng giống như sổ chi tiết doanh thu kế toỏn nờn mở sổ chi tiết giỏ vốn cho từng mặt hàng hoặc cho nhúm cỏc mặt hàng để theo dừi tỡnh hỡnh biến động của giỏ vốn và làm căn cứ để tổng hợp giỏ vốn của hàng hoỏ xuất bỏn trong kỳ. Ngoài ra việc mở sổ chi tiết giỏ vốn cũn giỳp cho kế toỏn dễ
Phạm Thị ý Như-Lớp K8KT15 Chuyờn đề tốt nghiệp
phõn bổ chi phớ thu mua cho số lượng hàng tiờu thụ trong kỳ và số hàng hoỏ cũn tồn kho
Từ cỏc sổ chi tiết doanh thu và sổ chi tiết giỏ vốn kế toỏn cú thể dễ dàng xỏc định được kết quả tiờu thụ của từng mặt hàng từ đú đưa ra được chớnh sỏch tiờu thụ phự hợp đối với cỏc mặt hàng mang lại lói cao và cỏc mặt hàng cú nguy cú khụng đem lại lợi nhuận.
Phạm Thị ý Như-Lớp K8KT15 Chuyờn đề tốt nghiệp
Sổ chi tiết doanh thu và giỏ vốn cú thể lập như sau:
SỔ CHI TIẾT DOANH THU
Tờn mặt (nhúm) hàng: Thỏng: A CT Diễn giải TK đ/ư GVHB Doanh thu GTDT SH NT SL ĐG TT 521 531 532 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tổng PS DT Thuần Lói gộp
Căn cứ vào cỏc sổ chi tiết doanh thu kế toỏn dễ dàng vào sổ tổng hợp doanh thu và lờn sổ cỏi TK 5111
Phạm Thị ý Như-Lớp K8KT15 Chuyờn đề tốt nghiệp
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Tờn hàng (nhúm hàng): Thỏng:
A CT Diễn
giải ĐG
Nhập mua Xuất bỏn Tồn kho
SH NT SL CPTM TT SL TT SL TT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Tổng PS Tổng GV Đơn giỏ vốn
+ Kế toỏn nờn thay thế sổ doanh thu bỏn hàng bằng sổ tổng hợp doanh thu vỡ sổ doanh thu bỏn hàng chỉ là liệt kờ doanh thu bỏn hàng theo ngày cho tất cả cỏc mặt hàng (doanh thu bỏn trong ngày được tổng cộng vào cuối ngày và ghi vào sổ mà khụng phõn biệt đú là mặt hàng nào) như vậy mặc dự theo dừi được tổng doanh thu trong kỳ nhưng khú theo dừi và so sỏnh được tổng doanh thu của từng mặt hàng, mặt hàng nào chiếm tỉ trọng doanh thu lớn trong tổng doanh số bỏn ra trong kỳ.
Phạm Thị ý Như-Lớp K8KT15 Chuyờn đề tốt nghiệp
Sổ Tổng hợp doanh thu cú thể mở như sau:
SỔ TỔNG HỢP DOANH THU BÁN HÀNG
Thỏng:
STT Tờn hàng (nhúm hàng) DT GTDT DTT GVHB LG
1 2 3 4 5 6 7
Tổng cộng
+ Từ sổ chi tiết giỏ vốn kế toỏn lờn sổ tổng hợp giỏ vốn hàng xuất bỏn trong kỳ: SỔ TỔNG HỢP GIÁ VỐN HÀNG BÁN Thỏng: STT Tờn hàng ĐG vốn Số lượng Tổng GV 1 2 3 4 5 Tổng cộng
+ Kế toỏn nờn lập sổ chi tiết thanh toỏn với khỏch hàng và sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn sau đú mới vào bảng đối chiếu cụng nợ thay vỡ việc nhập vào mỏy đến cuối thỏng lấy số tổng cộng vào bảng đối chiếu cụng nợ để tạo điều kiện thuận tiện cho việc theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn với nhà cung cấp, với khỏch hàng một cỏch chớnh xỏc và kịp thời, từ đú đưa ra được cỏc quyết định quản trị.
Phạm Thị ý Như-Lớp K8KT15 Chuyờn đề tốt nghiệp
Sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn (người mua) cú thể được mở như sau:
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA(NGƯỜI BÁN)
Khỏch hàng: Thỏng:
CT
Diễn giải TK đ/ư Thời hạn CK Số PS Số dư Ckỳ
SH NT Nợ Cú Nợ Cú
1 2 3 4 5 6 7 8 9
SDDK
SDCK
3.3.3.3. Về cỏc khoản dự phũng
Để đảm bảo nguyờn tắc thận trọng và giảm tối đa những tổn thất về cỏc khoản phải thu khú đũi cú thể xảy ra và đặc biệt là sự giảm giỏ của hàng hoỏ trong cơ chế thị trường đầy biến động thỡ kế toỏn nờn trớch lập cỏc khoản dự phũng phải thu khú đũi và dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho vỡ:
* Ngày nay trong cơ chế thị trường tự do cạnh tranh cỏc mặt hàng mới khụng ngừng được tung ra thị trường với mẫu mó, giỏ cả, chất lượng cạnh tranh đặc biệt là đối với cỏc mặt hàng cụng nghiệp tiờu dựng mà cụng ty kinh doanh chớnh vỡ vậy nguy cơ xảy ra sự mất giỏ, giảm giỏ hàng tồn kho là khú trỏnh khỏi nờn việc lập khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho là cần thiết.
* Khỏch hàng của cụng ty là những khỏch hàng thường xuyờn mua hàng với số lượng lớn và thường thanh toỏn chậm nờn khụng thể trỏnh khỏi một số khỏch hàng mất khả năng thanh toỏn
Để đảm bảo sự phự hợp giữa chi phớ và doanh thu cuối mỗi niờn độ kế toỏn trước khi lập bỏo cỏo kế toỏn nờn tiến hành lập cỏc khoản dự phũng.
+ Để lập dự phũng phải thu khú đũi kế toỏn sử dụng TK 139 cho từng
Phạm Thị ý Như-Lớp K8KT15 Chuyờn đề tốt nghiệp
khỏch hàng. Khi cú bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu cú thể thất thu phự hộp với quy định trong chế độ tài chớnh hiện hành, kế toỏn tiến hành tớnh toỏn số dự phũng cần phải lập: Mức dự phũng cần lập = Tổng doanh thu bỏn chịu X Tỉ lệ phải thu khú đũi ước tớnh
Cuối niờn độ kế toỏn, căn cứ vào mức lập dự phũng phải thu khú đũi được tớnh kế toỏn ghi:
Nợ TK 642 Cú TK 139
Nếu sang niờn độ kế toỏn sau khoản dự phũng đó lập chờnh lệch với số thực tế thỡ kế toỏn tiến hành trớch lập thờm hoặc hoàn nhập lại.
Khi xoỏ nợ phải thu khú đũi thỡ phải căn cứ vào cỏc quyết định của cỏc cấp cú thẩm quyền theo quy định hiện hành:
Nợ TK 139 Nợ TK 642 Cú TK 131
Và Nợ TK 004
Nếu cỏc khoản nợ phải thu khú đũi đó xoỏ nhưng sau đú lại thu được thỡ kế toỏn ghi:
Nợ TK 1111,1121
Cú TK 711
Và Cú TK 004
+ Để theo dừi sự giảm giỏ của hàng tồn kho kế toỏn sử dụng TK 159 – dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho, chỉ lập khoản dự phũng này cho cỏc mặt hàng kinh doanh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và đối với những hàng hoỏ mà giỏ trờn thị trường thấp hơn so với thực tế trờn sổ kế toỏn:
Mức dự phũng cần = Số lượng hàng X Mức chờnh lệch giảm
Phạm Thị ý Như-Lớp K8KT15 Chuyờn đề tốt nghiệp
lập cho niờn độ tới tồn mỗi loại giỏ của mỗi loại
Cuối niờn độ, căn cứ vào mức dự phũng trớch lập: Nợ TK 632
Cú TK 159
Cuối niờn độ sau nếu mức dự phũng đó lập chờnh lệch so với mức thực tế thỡ kế toỏn tiến hành hoàn nhập hoặc trớch lập thờm:
Nếu trớch lập thờm: Nợ TK 632 Cú TK 159 Nếu hoàn nhập: Nợ TK 159
Cú TK 632
Căn cứ vào bảng kiểm kờ hàng hoỏ cuối kỳ tại cụng ty mà kế toỏn cú thể lập Bảng dự phũng giảm giỏ hàng tồn khonhư sau:
BẢNG DỰ PHềNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO
Tờn HH SL tồn ĐG Giỏ TT DP cũn lại năm trước Số DP cần lập năm tới Số trớch lập thờm Số hoàn nhập 1 2 3 4 5 6 7 8 Cộng
3.3.3.4. Về khoản thanh toỏn cụng nợ
Để giảm tối đa tỡnh hỡnh bị chiếm dụng vốn từ phớa khỏch hàng, tăng khả năng cạnh tranh trờn thị trường cũng như để giữ được những khỏch hàng thương xuyờn cụng ty nờn ỏp dụng hơn nữa cỏc khoản chiết khấu trong bỏn hàng, đặc biệt là khoản chiết khấu thanh toỏn. Cụng ty nờn cú những biện phỏp thiết thực như:
Phạm Thị ý Như-Lớp K8KT15 Chuyờn đề tốt nghiệp
+ Nếu khỏch hàng thanh toỏn ngay hoặc thanh toỏn trước thời hạn thỡ sẽ được hưởng chiết khấu bằng tiền hoặc bằng hàng hoỏ, nếu thanh toỏn chậm thỡ phải cú hỡnh thức phạt nhất định hoặc tớnh lói suất của khoản nợ quỏ hạn với lói suất lớn hơn lói xuất của ngõn hàng cú như vậy cụng ty mới cú khả năng thu hồi , quay vũng vốn nhanh tạo điều kiện mở rộng hoạt động kinh doanh.
+ Đối với cỏc khỏch hàng mua với số lượng lớn cụng ty nờn cho khỏch hàng được hưởng khoản chiết khấu thương mại.
+ Đối với những khỏch hàng gần đến hạn thanh toỏn cụng ty nờn gửi thụng bỏo trong đú ghi rừ khoản tiền cũn nợ, ngày thanh toỏn để khỏch hàng biết mà thanh toỏn. Thường xuyờn trao đổi thụng tin về cỏc khoản nợ giữa kế toỏn và phũng kinh doanh để cú thể ra quyết định cú tiếp tục bỏn hàng cho khỏch hàng nữa hay khụng.
3.3.3.4. Về phương phỏp tớnh giỏ vốn hàng bỏn
+ Cụng ty ỏp dụng phương phỏp bỡnh quõn thỏng để tớnh giỏ vốn hàng xuất kho. Phương phỏp này về cú bản là đơn giản, dễ tớnh nhưng độ chớnh xỏc lại khụng cao. Thờm vào đú, phương phỏp này cũn bị hạn chế bởi tớnh kịp thời của thụng tin giỏ vốn, khụng cung cấp được thụng tin cần thiết về trị giỏ vốn cho mỗi lần biến động giỏ hàng hoỏ vỡ thời điểm xỏc định giỏ vốn là vào cuối mỗi thỏng. Do việc tớnh giỏ vốn hàng xuất bỏn cú ảnh hưởng khụng nhỏ tới kết quả kinh doanh tại cụng ty vỡ vậy theo em kế toỏn nờn ỏp dụng phương phỏp nhập trước xuất trước để tớnh giỏ vốn hàng xuất bỏn đảm bảo tớnh kịp thời của thụng tin giỏ vốn.
+ Tại cụng ty kế toỏn tiến hành phõn bổ toàn bộ chi phớ thu mua cho hàng tiờu thụ trong kỳ mà khụng phõn bổ cho số hàng cũn tồn kho cuối kỳ như vậy là đó làm sai nguyờn tỏc phự hợp trong kế toỏn, vừa khụng đỳng chế độ lại vừa khụng phản ỏnh chớnh xỏc được giỏ vốn hàng bỏn ra dẫn đến cỏc thụng tin về kết qủa bỏn hàng, kết quả kinh doanh cũng khụng đựơc xỏc định một cỏnh chớnh xỏc. Vỡ vậy, kế toỏn tại cụng ty nờn phõn bổ chi phớ thu mua này cho hàng đó tiờu thụ trong kỳ và hàng cũn tồn kho lỳc cuối kỳ, cỏc chi phớ thu mua bao gồm: chi phớ vận chuyển,