II. GIẢI PHÁP CHI TIẾT CHO CễNG TY
8. Giải phỏp triển khai
Giải phỏp triển khai là một trong những phần quan trọng của giải phỏp tổng thể nú quyết định khỏ lớn đến tớnh thành bại của dự ỏn. Do đú cần phải cú cỏc bước chuẩn bị đầy đủ và hoàn thiện cho giải phỏp triển khai với những nội dung chớnh sau:
a. Đỏnh giỏ, xỏc định mục tiờu hệ thống
+ Tầm quan trọng của mục tiờu bài toỏn
Để triển khai thành cụng hệ thống giải phỏp ERP cho doanh nghiệp may Việt Nam, trước hết cần phải xỏc định rừ được mục tiờu của hệ thống, xỏc định được tầm quan trọng của mục tiờu bài toỏn:
- Đúng vai trũ rất quan trọng cho định hỡnh nội dung , độ lớn và phạm vi ứng dụng của bài toỏn được xõy dựng.
- Xỏc định được khối lượng cụng viec từ đú thiết lập kế hoạch triển khai, kiểm soỏt dự ỏn được xõy dựng.
- Giỳp cho bộ phận tư vấn triển khai đưa ra được cỏc hoạch định, từ đú thực thi triển khai, trong nhiều trường hơp thay đổi cỏc quy trỡnh quản lý của doanh nghiệp để phỏt huy hết hiệu quả của hệ thống ERP sẽ ỏp dụng . - Giỳp bộ phận lập trỡnh hiểu rừ cỏc nghiệp vụ quản lý riờng để thiết kế nhằm đảm bảo bài toỏn ứng dụng cú thể đưa vào ỏp dụng phự hơp với thực tế.
Hỡnh 14: Sơ đồ xỏc định mục tiờu bài toỏn
Khi tiến hành xõy dựng mục tiờu bài toỏn thỡ cần xỏc định cỏc nội dung chớnh sau:
- Quy trỡnh nghiệp vụ quản lý của bài toỏn dự kiến đưa vào xõy dựng trỡnh ứng dụng.
- Cỏc quy trỡnh cụng nghệ (nếu cú ) ảnh hưởng đến thụng tin phục vụ cho cụng tỏc quản lý cho hệ ứng dụng định xõy dựng.
- Cỏc thụng tin phỏt sinh vào / ra đang xử lý hiện tại . Cỏc mối liờn hệ liờn quan giữa cỏc thụng tin mà hệ ứng dụng sẽ xử lý.
- Dũng luõn chuyển thụng tin, cỏc tiờu thức phỏt sinh cú thể xẩy ra trong quỏ trỡnh xử lý thực tế của bài toỏn. Cỏc khả năng mở rộng của hệ thống trong tương lai.
- Tốc độ tăng trưởng dữ liệu theo thời gian.
- Cỏc mong muốn nõng cao chất lượng quản lý trong tương lai.
+ Cỏc biện phỏp thực hiện
Thu thập cỏc biểu mẫu thụng tin đang xử lý hiện tại cho từng nghiệp vụ trong đú bao gồm :
← - Cỏc phiếu và biểu mẫu thụng tin phỏt sinh cho từng nghiệp vụ.
← - Cỏc cỏch ghi chộp thụng tin trờn cỏc biểu mẫu thu thập thụng tin.
← - Cỏch xử lý thụng tin trờn cỏc biểu mẫu.
← - Cỏc phỏt sinh sửa đổi thụng tin trong thực tế.
← - Cỏc mẫu bỏo cỏo phục vụ cho từng nghiệp vụ.
← - Cỏc thụng tin chuyển sang cho cỏc nghiệp vụ khỏc tiếp tục xử lý. - Cỏc thụng tin nhận từ cỏc nghiệp vụ khỏc chuyển về sau khi xử lý.
- Cỏc phần mềm đang xử lý hiện tại – Cấu trỳc dữ liệu , quy trỡnh khai thỏc , cỏc khả năng của chương trỡnh…..
- Cỏc tham khảo lý thuyết, cỏc mụ hỡnh toỏn kinh tế liờn quan đến phần mềm ứng dụng định xõy dựng.
+ Ghi chộp trong qua trỡnh xõy dựng yờu cầu
- Thiết kế cỏc phiếu điều tra thụng tin thớch hợp.
- Chuẩn bị kỹ cỏc cõu hỏi dự kiến trước khi phỏng vấn đối tượng được khảo sỏt.
- Ghi chộp trung thực cỏc ý kiến của người được phỏng vấn ( cú thể ghi õm để nghe lại ).
- Thiết lập cỏc bỏo cỏo , biờn ban phỏng vấn sau mỗi ngày khảo sỏt nhờ cỏc ghi chộp. Cỏc biờn bản khảo sỏt sẽ được cỏc đối tượng được phỏng vấn xỏc nhận và dựng để thiết lập hồ sơ khảo sỏt.
+ Thiết lập hồ sơ chung
- Tất cả cỏc biểu mẫu thụng tin vao/ra thu thập được trong quỏ trỡnh tiến hành khảo sỏt.
- Cỏc tài liệu lý thuyết liờn quan đến nghiệp vụ cần đưa vào xõy dựng ứng dụng.
- Cỏc yờu cau cải tiến, cỏc quy trỡnh quản lý mơi được đưa vào ỏp dụng trong chương trỡnh.
+ Thiết lập hồ sơ chi tiết
- Hệ thống quy trỡnh nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần đạt được sau khi ỏp dụng ERP.
- Cỏc quy trỡnh đảm bảo số liệu và cỏc quy trỡnh cập nhật số liệu.
- Hệ thống biểu mẫu vào/ra của chương trỡnh ERP dựng được cho đơn vị - Hệ thống biểu mẫu vào/ra được xõy dựng từ hệ thống ERP cú bổ sung thờm một số thụng tin từ khỏch hàng.
- Hệ thống biểu mẫu vào/ra được xõy dựnng từ hệ thống bỏo cỏo của khỏch hàng cú thờm cac thụng tin lay từ hệ thống ERP .
- Hệ thống biểu mẫu vào ra mà hệ thống ERP chưa cú cần phải thiết kế mới hoàn toàn.
b. Lựa chọn nhà cung cấp
+ Xu hướng lựa chọn nhà cung cấp
Cú ba xu hướng lựa chọn nhà cung cấp :
- Xõy dựng bộ phận cụng nghệ thụng tin của chớnh đơn vị mỡnh: Khi đú doanh nghiệp chủ động được hỗ trợ nghiệp vụ một cỏch đầy đủ nhất, tương tỏc giữa nhúm phỏt triển và nhúm nghiệp vụ tương hỗ cao nhất. Nhưng cú nhược điểm rất lướn là bộ phận cụng nghệ thụng tin của đơn vị thường cú trỡnh độ chuyờn mụn về phần mềm và giải phỏp ERP khụng cao nờn khi giải quyết cỏc vấn đề của giải phỏp khụng triệt để khụng tối ưu.
- Lựa chọn nhà cung cấp với sản phẩm đúng gúi: Sản phẩm đúng gúi hoàn thiện với cỏc chức năng được giới thiệu nhưng cú nhược điểm là mỗi doanh nghiệp thường cú quy trỡnh quản lý riờng, hệ thống đầu vào đầu ra rất khỏc khú tương thớch với sản phẩm đúng gúi dẫn đến khi sử dụng cỏc sản phẩm này phải chỉnh sửa dẫn đến trục trặc trong hệ thống và trong quy trỡnh quản lý
- Lựa chọn nhà cung cấp với cỏc giải phỏp may đo: Khắc phục hai nhược điểm của hai phương phỏp trờn nhưng cú nhược điểm là chi phớ lớn, đội ngũ quản trị khú hợp tỏc với cỏc nhà cung cấp một cỏch tối đa.
+ Cỏc rủi ro và hướng khắc phục
Cỏc rủi ro từ phớa khỏch hàng
- Quy trỡnh khụng rừ ràng.
- Khụng nhất quỏn trong yờu cầu.
- Chưa thiết lập được mối quan hệ giữa cỏc bộ phận. - Dữ liệu khụng đầy đủ. Khụng chuẩn.
- Nhõn viờn ở cỏc bộ phận khụng hợp tỏc với đơn vị phần mềm.
- Nhõn viờn đũi hỏi phần mềm mới cú giao diện tiện ớch như chương trỡnh cũ.
Từ phớa nhà cung cấp
- Nhõn viờn khụng ổn định. - Khụng giới hạn bài toỏn.
- Khụng cú quy trỡnh Test sản phẩm.
- Nhõn viờn triển khai khụng nắm được hết cỏc tớnh năng sản phẩm - Khụng cú quản trị phiờn bản tốt.
- Khụng cú chủ nhiệm dự ỏn tốt.
c . Lập tiến độ triển khai.
Cơ sở thiết lập tiến độ :
- Theo yờu cầu từ khỏch hàng .
- Theo khối lượng cụng việc từ hồ sơ khảo sỏt.
- Căn cứ vào tỡnh hỡnh chuẩn bị dữ liệu của K.hàng .
Cụng cụ xõy dựng tiến độ : MSProject với sơ đồ GANTT và sơ đồ mạng PERT để lập tiến độ chi tiết cho quỏ trỡnh triển khai giải phỏp
d . Chuẩn húa quy trỡnh nghiệp vụ, dữ liệu
Dựa trờn cỏc khảo sỏt nghiệp vụ chi tiết, nhõn viờn thiết kế giải phỏp sẽ thống nhất với bộ phận quản lý chức năng của doanh nghiệp thực hiện
thống nhất quy trỡnh nghiệp vụ. Từ chuẩn hoỏ nghiệp vụ, sẽ thiết kế chuẩn hoỏ dữ liệu.
e . Phõn tớch, thiết kế, customize cho cỏc đặc thự riờng
Thực thi customization bao gồm :
← - Customize cỏc nghiệp vụ riờng đặc thự mà hệ thống ERP chưa đỏp
ứng hết theo đặc thự ngành.
← - Customize thờm he thống xử lý riờng do yờu cau đặt ra của doanh
nghiệp.
- Customize hệt hống bỏo cỏo đặc thự của doanh nghiệp.
f . Test kịch bản, chạy thử nghiệm
- Kiểm tra đỏnh giỏ tớnh đỳng đắn của chương trỡnh với số liệu giả định - Kiểm tra và bắt lỗi chương trỡnh (cỏc phần customize) trước khi đưa vào khai thỏc .
- Kiểm tra đỏnh giỏ tớnh tiện ớch - dễ sử dụng của chương trỡnh. - Kiểm tra và đỏnh giỏ tớnh ổn định của hệ thống.
g . Cập nhật số liệu.
- Tập hợp, tiền xử lý cỏc dữ liệu đó cú cần đưa vào cơ sở dữ liệu .
- Tập hợp cỏc dữ liệu tiếp tục phỏt sinh hàng ngày cần đưa vào cơ sở dữ liệu.
- Chuyển đổi cỏc dữ liệu với cỏc cấu trỳc khỏc nhau vào CSDL ( nếu cú ). - Cập nhật dữ liệu vào CSDL.
- Kiểm tra đỏnh giỏ dữ liệu trước khi đưa hệ thống chương trỡnh vào khai thỏc.
h
. Đào tạo, chuyển giao
+ Đào tạo cho cỏn bộ lónh đạo
- Mụ hỡnh tổ chức thụng tin của hệ thống. - Quy trỡnh xử lý thụng tin trong hệ thống - Khả năng của hệ thống chương trỡnh.
- Cỏch tổ chức đảm bảo thụng tin cho hệ thống và cỏc yếu tố ảnh hưởng. - Cỏch sử dụng và khai thỏc chương trỡnh.
+ Đào tạo cỏn bộ khai thỏc chương trỡnh
- Cỏch ghi chộp và thu thập thụng tin đầu vào cho hệ thống. - Cỏc bộ mó dữ liệu xử lý trong hệ thống.
- Quy trỡnh cập nhật thụng tin cho hệ thống đó được thiết kế. - Cỏch sử dụng và khai thỏc chương trỡnh.
+ Đào tạo cho chuyờn viờn quản trị hệ thống
- Mụ hỡnh tổ chức thụng tin của hệ thống. - Quy trỡnh xử lý thụng tin trong hệ thống - Khả năng của hệ thống chương trỡnh.
- Tổ chức đảm bảo thụng tin cho hệ thống và cỏc yếu tố ảnh hưởng . - Cỏch sử dụng và khai thỏc chương trỡnh.
- Cỏc bộ cụng cụ phục vụ cho phỏt triển cỏc ứng dụng add-in từ nhà cung cấp giải phỏp.
- Cỏc thủ tục, biện phỏp an toàn và an ninh dữ liệu - Quản trị hệ thống: App, OS , Database, System
i Thiết lập tài liệu Cho người lập trỡnh
Hồ sơ khảo sỏt.
Hồ sơ phõn tớch thiết kế. Hồ sơ chi tiết coding Hồ sơ cỏc kịch bản.
Hồ sơ thiết lập hệ thống tham số nghiệp vụ.
Cho người sử dụng
Tài liệu hướng dẫn sử dụng
Tài liệu tham khảo cho người sử dụng. Tài liệu quản trị hệ thống.
k . Cỏc yờu cầu để thực hiện được giải phỏp ERP tại cụng ty may Việt Nam
+ Về cơ sở hạ tầng mỏy múc thiết bị
Giải phỏp đề ra để ỏp dụng với mụ hỡnh cụng ty may với nhiều đơn vị hoạt động trong phạm vi địa lý cỏch biệt nhau nờn yờu cầu về cơ sở hạ tầng mỏy múc thiết bị phải đỏp ứng cỏc yờu cầu tối thiểu sau:
- Về hệ thống mạng: Cỏc mỏy tớnh trong một khu vực nối với nhau thụng qua hệ thống mạng LAN. Cỏc khu vực khỏc nhau truyền dữ liệu thụng qua đường Leadline do cỏc nhà cung cấp dịch vụ Internet Việt Nam hiện nay cung cấp.
- Về mỏy trạm: Pentium IV 2.0Ghz, 512Mb Ram
- Về mỏy chủ: Chip 2x3Ghz, RAM 2Ghz, Ổ cứng 120Gb trở lờn
- Cỏc mỏy múc phụ trợ kết nối đến hệ thống: mỏy đọc mó số mó vạch, bảng chấm cụng điện tử,…
+ Về cụng nghệ kỹ thuật
Giải phỏp đề ra ứng dụng cụng nghệ Webservice với yờu cầu về cụng nghệ kỹ thuật như sau:
- Hệ điều hành: Mỏy chủ: Window Server 4.0 trở lờn hoặc Unix. Mỏy trạm hệ điều hành Window XP trở lờn.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL Server 2000 hoặc Oracle 9.0 trở lờn.
+ Về con người
Để triển khai thành cụng giải phỏp ERP trong doanh nghiệp ngành may Việt Nam thỡ yếu tố con người đúng vai trũ rất quan trọng trong tất cả cỏc giai đoạn. Nhõn lực phối hợp ở đõy bao gồm cả nhõn lực của doanh nghiệp tham gia cỏc nghiệp vụ, quản lý và nhõn lực của bờn cung ứng giải phỏp ERP. Nhu cầu nhõn lực được chia theo cỏc giai đoạn chủ yếu sau: - Khảo sỏt: Cú sự phối hợp tham gia của doanh nghiệp và bờn cung ứng giải phỏp. Bờn doanh nghiệp cần cú sự tham gia của mỗi bộ phận tỏc nghiệp chớnh trong từng quy trỡnh và cỏn bộ lónh đạo chủ chốt doanh
nghiệp. Bờn cung ứng giải phỏp sẽ bao gồm trưởng nhúm phõn tớch giải phỏp của từng module. Nhõn sự trong giai đoạn này cần cú năng lực đỏp ứng để phõn tớch khảo sỏt làm rừ và thống nhất toàn bộ quy trỡnh nghiệp vụ quản lý trong doanh nghiệp. Bờn giải phỏp sẽ đưa ra cỏc phương ỏn quy trỡnh nghiệp vụ tối ưu nhất để bờn doanh nghiệp thống nhất lựa chọn phương ỏn cuối cựng.
- Phỏt triển: Dựa trờn giải phỏp đề ra và bản khảo sỏt cuối cựng của giai đoạn đầu bờn cung ứng sẽ tiến hành phỏt triển và tớch hợp khung giải phỏp ERP cho doanh nghiệp
- Triển khai: Với khung giải phỏp ERP cho doanh nghiệp nhúm triển khai sẽ tiến hành chuyển giao hệ thống giải phỏp đến tất cả cỏc bộ phận của doanh nghiệp. Giai đoạn này sẽ kết hợp với cỏc cỏn bộ nghiệp vụ doanh nghiệp tiến hành kiểm tra chạy thử và chỉnh sửa trờn toàn bộ hệ thống từ chi tiết đến tổng hợp và sự kết hợp giữa tất cả cỏc bộ phận trong giải phỏp. Giai đoạn này sẽ tiến hành theo vũng lặp cho đến khi được giải phỏp hoàn thiện.
- Đào tạo: Tiến hành đào tạo sử dụng cho tất cả cỏc đối tượng tỏc nghiệp của doanh nghiệp, từ xử lý nghiệp vụ đến quản trị bộ phận, quản trị doanh nghiệp và quản trị hệ thống
+ Về chi phớ
Khi triển khai giải phỏp ERP tại cụng ty may Việt Nam chi phớ cần được xỏc định dưới dạng tổng chi phớ sở hữu (TCO- Total Cost Ownership) thay vỡ chỉ nhỡn đơn giỏ cục bộ. Chi phớ này cú thể hiểu bao gồm:
- Bản quyền chương trỡnh ứng dụng ERP từ nhà cung cấp giải phỏp. Chi phớ này tương đối cố định tuỳ thuộc vào nhà cung ứng giải phỏp.
- Tư vấn thay đổi quản trị- Chi phớ này cú thể thay đổi tuỳ thuộc vào thực trạng quản lý tại doanh nghiệp đó chuẩn hoỏ hay chưa.
- Những điều chỉnh và bổ sung cho phự hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
- Đào tạo chuyển giao cụng nghệ
- Tài liệu – Cỏc hồ sơ liờn quan đến hệ thống.
- Xử lý, chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Bao gồm chi phớ chuẩn hoỏ, kiểm tra đối chiếu số liệu của hệ thống cũ thớch ứng và phự hợp với hệ thống quản lý mới.
- Chi phớ lương cho nhõn viờn của doanh nghiệp tham gia vào dự ỏn.
- Tổn thất do chậm đưa hệ thống vào khai thỏc, dịch vụ chậm khụng kịp thời.
- Nõng cấp hệ thống hạ tầng phần cứng để đỏp ứng vận hành hệ thống. - Bản quyền phần mềm hệ thống như hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, cỏc phần mềm tiện ớch kốm theo.
+ Về thời gian
Thời gian triển khai giải phỏp ERP cho một doanh nghiệp ngành may thường kộo dài từ 8-15 thỏng. Nếu thời gian quỏ ngắn sẽ khụng đảm bảo được tớnh an toàn của giải phỏp cũn nếu thời gian quỏ dài ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.