2.1.1. Lịch sử hình thành và phát tiển của hệ thống khách sạn Hồng Ngọc
Công ty TNHH Hồng Ngọc là Công ty TNHH được thành lập theo giấy đăng ký kinh doanh số 041414 ngày 11 tháng 02 năm 1995 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Trải qua gần 20 năm xây dựng và phát triển, Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Hồng Ngọc đã xây dựng được một hệ thống khách sạn qui mô rộng lớn gồm 6 khách sạn trong đó có 3 khách sạn đạt tiêu chuẩn 3 sao và 2 khách sạn đạt tiêu chuẩn 2 sao:
KHÁCH SẠN HỒNG NGỌC I – CÔNG TY TNHH HỒNG NGỌC Địa chỉ: Số 29-30-34 phố Hàng Mành, phường Hàng Gai,
quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
KHÁCH SẠN HỒNG NGỌC II – CÔNG TY TNHH HỒNG NGỌC Địa chỉ: số 14 phố Lương Văn Can, phường Hàng Đào,
quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
KHÁCH SẠN HỒNG NGỌC III – CÔNG TY TNHH HỒNG NGỌC Địa chỉ: số 39 phố Hàng Bạc, phường Hàng Bạc,
Địa chỉ: số 99 phố Mã Mây,phường Hàng Buồm, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
KHÁCH SẠN HỒNG NGỌC V – CÔNG TY TNHH HỒNG NGỌC Địa chỉ: 95-97 NGuyễn Trường Tộ, phường Trúc Bạch,
quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.
Với 5 khách sạn tiêu chuẩn quốc tế theo hình thức sở hữu toàn phần và nằm ở vị trí đắc địa tại trung tâm khu vực phố cổ của Hà Nội, gần các ngân hàng, các cơ quan ngoại giao, các cơ quan công cộng rất tiện lợi cho các thương nhân và khách du lịch. Từ các khách sạn Hồng Ngọc, khách chỉ mất vài phút đi bộ là tới Hồ Gươm – biểu tượng của Thành phố Hà Nội. Hiện nay hệ thống khách sạn Hồng Ngọc có một lợi thế so sánh tuyệt đối trong việc thu hút khách du lịch cũng như khách doanh nhân khi có dịp ghé thăm Hà Nội.
Tổng số phòng trong hệ thống đã lên tới con số xấp xỉ 200 phòng. Tất cả các phòng đều được thiết kế theo phong cách Á Đông qúy phái đặc trưng, trang thiết bị rất đầy đủ và tiện nghi tạo cho mọi khách hàng đều có cảm giác thoải mái và thích thú mỗi khi có dịp lưu trú tại những khách sạn của công ty. Bên cạnh đó, mỗi khách sạn Hồng Ngọc đều có đầy đủ các dịch vụ bổ sung đã được cấp hạng và đạt tiêu chuẩn cấp hạng: như nhà hàng Á- Âu, quầy bar, trung tâm thông tin thương mại, phòng hội thảo, phòng tập, phòng xông hơi, giặt là tại chỗ, bán tour du lich hạng sang….vừa mang đến tiện nghi hoàn hảo cho khách hàng vừa mang lại nguồn doanh thu đáng kể cho công ty.
Nhưng có lẽ tiêu biểu nhất phải kể đến đội ngũ nhân viên gần 300 người trẻ trung, giàu nhiệt huyết, thân thiện và đều có trình độ và kỹ năng nghề chuyên nghiệp mang đến chất lượng phục vụ tuyệt vời và luôn tạo được không khí ấm cúng cho khách hàng.
Trong quá trình hoạt động, khách sạn đã không ngừng nâng cấp, cải tiến và đặc biệt chú trọng đến công tác đào tạo nhân viên để có được những kĩ năng cơ bản phục vụ ngày càng tốt hơn cho khách hàng. Bất cứ ai khi có dịp ở tại các khách sạn Hồng Ngọc đều có những trải nghiệm mang đậm nét văn hóa sống của người Hà Nội nói riêng và của người Viêt Nam nói chung.
Ngành du lịch của Việt Nam đang trở thành một ngành kinh tế mũi nhọn và đang được Đảng và Nhà nước chú trọng đầu tư hơn. Hòa chung vào công cuộc xây dựng và phát triển của nhiều ngành kinh tế khác, ngành du lịch Việt Nam chung và
công ty Trách nhiệm Hữu hạn Hồng Ngọc nói riêng đã hoạch định mục tiêu phát triển mang tính chiến lược dài hạn và bền vững để trở thành một tập đoàn khách sạn mang tầm cỡ quốc gia.
Để đạt được mục tiêu đó, ban lãnh đạo công ty đã và đang đặt ra những chiến lược và mục tiêu cụ thể cho từng thời kỳ kinh doanh. Những dự án đó bao gồm tiếp tục xây dựng và mở rộng hệ thống khách sạn Hổng Ngọc trên khu vực phố cổ Hà Nội, phát triển những đề án kinh doanh tại những mảng khác của ngành du lịch như lữ hành, vận chuyển, dịch vụ ăn uống và mua sắm. Đồng thời, Ban lãnh đạo công ty cũng đặc biết chú trọng đến hoạt động phân tích tài chính tại hệ thống Khách sạn Với bề dày lịch sử truyền thống, kinh nghiệm đúc kết sau nhiều năm xây dựng phát triển và với những bước đi vững chắc, hệ thống Khách sạn Hồng Ngọc chắc chắn sẽ khẳng định được vị trí vững chắc của mình trên thị trường Du lịch
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Được thành lập theo quyết định của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội, Công ty TNHH Hồng Ngọc có chức năng và nhiệm vụ:
- Buôn bán máy móc, vật tư ngành công nghiệp, nông nghiệp, hàng nông lâm (trừ loại lâm sản Nhà nước cấm), thủy hải sản. trang thiết bị y tế (không bao gồm thuốc bảo vệ thực vật)
- Bệnh viện
- Buôn bán rượu, bia, thuốc lá (không bao gồm kinh doanh quán bar). - Mua bán sửa chữa ôtô, xe máy và phụ tùng ôtô, xe máy.
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, hạ tầng đô thị.
- Kinh doanh máy vi tính, máy văn phòng và phần mềm máy tính - Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty sản xuất và kinh doanh.
- Kinh doanh bất động sản (đầu tư tạo lập nhà, công trình xây dựng để bán, cho thuê, cho thuê mua…).
- Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng, khu thể dục thể thao, khu vui chơi giải trí, khu du lịch sinh thái ( không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát karaoke, vũ trường).
- Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch (không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát karaoke, vũ trường).
- Kinh doanh vận tải bằng ôtô (vận tải khách theo tuyến cố định, bằng taxi, theo hợp đồng, khách du lịch, vận tải hàng hóa)
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ lao động tại hệ thống khách sạn Hồng Ngọc
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Hồng Ngọc
a) Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức Công ty TNHH Hồng NGọc
Sơ đồ 2.2: Bộ máy tổ chức các khách sạn cơ sở
Quản lý Phó Quản lý Quản lý sảnh Quản lý nhà hàng Bếp trưởng Quản lý buồng Sửa chữa bảo dưỡng Dịch vụ bổ sung Giám đốc điều Hành Văn Tuấn Nhật Tổng giám đốc Nguyễn Ngọc Vinh Phó giám đốc điều hành
Nguyễn Hoàng Linh Phó giám đốc tài chínhNguyễn Quốc Nam
Bộ phận kinh doanh Phòng tài chính kế toán Phòng nhân sự Khách sạn Hồng Ngọc 1 Khách sạn Hồng Ngọc 2 Khách sạn Hồng Ngọc 3 Khách sạn Hồng Ngọc 4 Khách sạn Hồng Ngọc 5 Quản lý kho khách sạn
b) Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban
Ban lãnh đạo công ty: bao gồm tổng giám đốc, Giám đốc điều hành, Phó giám đốc là những người điều hành và quản lý trực tiếp mọi hoạt động của Khách sạn. Tổng giám đốc, Giám đốc là người có quyền quyết định mọi hoạt động của Khách sạn và chịu trách nhiệm trước pháp luật hiện hành. Hai phó giám đốc chịu trách nhiệm cụ thể trong việc thực hiện kinh doanh, tài chính của Khách sạn và có thể thay giám đốc trong trường hợp giám đốc vắng mặt.
Phòng tài chính kế toán: Hệ thống khách sạn Hồng Ngọc có một phó giám đốc phụ trách chung về tài chính và là người chịu trách nhiệm trực tiếp với Nhà nước và Ban giám đốc công ty về mọi hoạt động tài chính trong việc kinh doanh của các khách sạn cơ sở. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ bảo đảm điều kiện tài chính cho kinh doanh và thu thập thông tin, xử lý và hạch toán kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ngoài ra, thông qua việc phân tích các tài liệu kế toán, kế toán trưởng còn giúp đỡ Ban Giám đốc trong việc lập và thực hiện kế hoạch kinh doanh.
Bộ phận kinh doanh: bộ phận kinh doanh là bộ phận thực hiện các chức năng cho thuê phòng tại khách sạn và tìm kiếm nguồn khách hàng mới cho khách sạn. Đồng thời bộ phận kinh doanh luôn luôn là người điều phối phòng và cập nhật tình hình phòng trống cho các cơ sở để có thể tối đa hóa trong việc bán phòng tăng doanh thu.
Phòng nhân sự: có trách nhiệm và quyền hạn trong việc tuyển nhân viên, sắp xếp và điều chuyển lao động trong hệ thống nếu cần thiết. Đồng thời giúp người lao động thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của họ
Bộ phận nhà hàng: chức năng chính của bộ phận nhà hàng & quầy bar là cung cấp thức ăn và đồ uống cho các thực khách của khách sạn.
Bộ phận bếp: quan sát tất cả mọi hoạt động diễn ra trong bếp như lên thực đơn, quản lý nhân viên bếp, lựa chọn thực phẩm, sắp xếp thứ tự món ăn trong thực đơn, ước lượng số khách và lượng thực phẩm cần dùng và quan trọng không kém đó là kiểm tra chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm trong khách sạn
Bộ phận buồng phòng: Trách nhiệm của bộ phận buồng là tạo được một dịch vụ tốt, thoải mái, sạch sẽ cho khách sạn. Không chỉ nhân viên trong bộ phận buồng mà mọi nhân viên trong khách sạn đều phải quan tâm đến điều đó. Bộ phận buồng phòng đóng một vai trò quan trọng trong việc làm vệ sinh phòng khách và giặt là quần áo cho khách. Ngoài ra, nhiệm vụ khác của nhân viên phục vụ buồng là giao tiếp và chăm sóc khách, bảo quản các trang thiết bị trong buồng và các thiết bị làm vệ sinh, hút bụi hành lang, sắp xếp xe đẩy, phân loại rác,….
Bộ phận sửa chữa: Phụ trách về việc vận hành và bảo trì toàn bộ cơ sở vật chất của khách sạn, bao gồm: Điện, cơ khí, hệ thống sưởi, máy điều hòa không khí, bơm, thực hiện những sửa chữa nhỏ và tu bổ trang thiết bị.
Quản lý dịch vụ bổ sung: quản lý và chịu trách nhiệm về các dịch vụ bổ trợ của khách sạn: điều hành tour, xe đón tiễn sân bay, phòng tập thể dục, sauna…
2.1.3.2. Sơ đồ bộ máy phòng tài chính kế toán
a) Sơ đồ bộ máy tổ chức
b) Nhiệm vụ và chức năng của phòng Tài chính – Kế toán
Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm toàn bộ với phó giám đốc tài chính về tài chính của khách sạn, lập kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính cho khách sạn.
Phó phòng kế toán: chịu trách nhiệm tập hợp toàn bộ số liệu do kế toán viên cung cấp để từ đó tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất của khách sạn.Phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành.
Kế toán tiền lương: chịu trách nhiệm hạch toán lương, các khoản trích theo lương ngoài ra còn phải theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định.
Kế toán thanh toán và theo dõi công nợ: có nhiệm vụ thanh toán tiền vay, tiền gửi ngân hàng viết phiếu thu, phiếu chi, theo dõi tình thanh toán với người bán và các khoản phải thu của khách hàng.
Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: theo dõi tình hình xuất nhập tồn, hạch toán của nguyên vật liệu công cụ dụng cụ.
Phó phòng kế toán Trưởng phòng kế toán Thu ngân ở các bộ phận
Nhân viên thống kê tại các bộ phận Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán thanh toán và theo dõi công nợ Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Tổ thu ngân (cashier) ở bộ phận tiền sảnh chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ tất cả việc thu tiền, tính tiền vào tài khoản của khách cho các dịch vụ khách đã sử dụng tại Khách sạn trong quá trình lưu trú.
Bộ phận Tài chính - Kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác trong hệ thống để đảm bảo cho quá trình hoạt động được triển khai một cách đồng nhất và hợp lý trong quá trình vận hành và phát triển của cả hệ thống Khách sạn Hồng Ngọc
2.1.3.3. Đội ngũ lao động tại hệ thống khách sạn Hồng Ngọc
Cùng với việc ngày càng mở rộng quy mô hoạt động thì số lượng lao động trong công ty ngày một tăng. Tính đến nay tổng số nhân viên trong toàn hệ thống khách sạn Hồng Ngọc là 270 nhân viên. Trong đó có 150 nhân viên thuộc biên chế chính thức của khách sạn và 120 nhân viên ký hợp đồng ngắn hạn với khách sạn và chủ yếu làm việc theo mùa vụ du lịch. Do đặc thù của ngành dich vụ nên 70% số lao động trong khách sạn là lao động trẻ, nhiệt tình trong công việc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chất lượng của đội ngũ lao động trong khách sạn cũng ngày được nâng cao. Là một đơn vị kinh doanh dịch vụ với yêu cầu và đòi hỏi về chất lượng cao, khắt khe nên Khách sạn luôn chú trọng tới đào tạo để nâng cao trình độ nghiệp vụ của lực lượng lao động. Bên cạnh đó, hàng năm khách sạn cũng cử nhân viên tham gia các khóa học nghiệp vụ do Sở du lịch tổ chức