Triệu Gia là cụng ty kinh doanh thương mại chuyờn cung cấp cỏc sản phẩm về tin học điện tử. Do đặc thự của hoạt động kinh doanh nờn cụng nợ (phải thu, phải trả) đối với tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty luụn luụn giữ một vị trớ quan trọng và cú thể ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của cụng ty trong thời gian ngắn. Cụng việc của kế toỏn cụng nợ tại cụng ty do đú mà cũng rất quan trọng.
- Chứng từ sử dụng và quy trỡnh luõn chuyờn chứng từ: ** Đối với cụng nợ phải thu:
+ Tài liệu liờn quan: đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế…
+ Cỏc chứng từ: húa đơn, phiếu thu, bỏo Cú, phiếu kế toỏn… về việc ứng trước của khỏch hàng.
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ quỏ trỡnh ghi nhận cụng nợ phải thu: Nhõn viờn bỏn hàng Kế toỏn cụng nợ Khụng đồng ý Đồng ý Cú Khụng
Sơ đồ 2.5. Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ cụng nợ phải thu
Đề nghị nhận nợ (kốm cỏc tài liệu liờn quan: đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho, cam kết nhận nợ của khỏch hàng…) Kiểm tra đề nghị Thụng bỏo cho bộ phận bỏn hàng Kiểm tra khỏch hàng cú khoản trả trước hay khụng Xỏc định chứng từ trả trước cho giao dịch (phiếu thu, bỏo cú..)
- Tài khoản hạch toỏn:
+ TK 131: phải thu khỏch hàng - Hạch toỏn chi tiết:
+ Sổ chi tiết phải thu khỏch hàng : sổ chi tiết tài khoản 131 được mở theo từng mó khỏch hàng để theo dừi việc ghi nhận và thanh toỏn cụng nợ của từng đối tượng
+ Sổ chi tiết cụng nợ
+ Bảng tổng hợp chi tiết cụng nợ phải thu - Hạch toỏn tổng hợp:
Sau đõy là quy trỡnh ghi sổ cụng nợ phải thu:
Sơ đồ 2.6. Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn cụng nợ phải thu
Sau khi chấp nhận ghi nhận cụng nợ cho khỏch hàng (sau khi xem xột về hợp đồng, điều kiện bỏn chịu…) kế toỏn cụng nợ lưu lại cỏc chứng từ cú liờn quan. Cỏc chứng từ đú được dựng để lập CTGS
CTGS cú thể lập là : Nợ tk 131 Cú tk 515
Cú tk 3331
Húa đơn, phiếu xuất kho, cam kết nhận nợ… Bảng kờ cỏc chứng từ cựng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ
Sổ cỏi tài khoản 131
Sổ chi tiết 131 theo mó khỏch hàng Bảng tổng hợp chi tiết thanh toỏn với người mua
Kế toỏn cụng nợ vào Sổ đăng kớ chứng từ ghi sổ để lấy số và ngày thỏng cho CTGS rồi dựng CTGS để ghi vào sổ cỏi tk 131.
Cỏc chứng từ gốc được dựng đẻ ghi vào cỏc sổ chi tiết Tk 131.