in sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm đối chiếu, kiểm tra
2.2.2. Phương pháp kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại đào tạo Thiên Ưng
phầm, giá cả mà còn về phong cách phục vụ cùng các giá trị gia tăng
- Cam kêt cung cấp hàng chính hãng: Thiên Ưng là công ty đã chiếm được lòng tin của khách hàng, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng sản phẩm chính hãng với chất lượng hàng đầu
- Giá tối ưu: sản phẩm khi đến với khách hàng đã được tối ưu về giá thông qua các chương trình khuyến mại mua hàng, kích cầu mua sắm
- Phong cách phục vụ và tư vấn chuyên nghiệp: đội ngũ nhân viên được huấn luyện để đảm bảo sư hài lòng của quý khách. Việc chọn mua sản phẩm sẽ được tư vấn tận tình, bảo đảm sự hài lòng trước khi quyết định mua hàng
- Dịch vụ hậu mãi chu đáo: hệ thống trung tâm dịch vụ bảo hành chuyên nghiệp sẽ góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ sau bán
- Phương thức nhận đơn hàng: nhận đơn hàng qua Website, email , hotline hoặc đến trực tiếp công ty
Hình thức thanh toán:
- Chuyển khoản: quý khách chuyển tiền vào tài khoản của Công ty TNHH Thương mại đào tạo Thiên Ưng. Việc giao hàng được tiến hành sau đó
- Giao nhận hàng tận nơi theo đơn đặt hàng của khách hàng và khách hàng vui lòng thanh toán đơn hàng sau khi kiểm tra và nhận hàng
- Khách hàng có thể mua hàng và thanh toán trực tiếp tại văn phòng giao dịch của công ty
2.2.2. Phương pháp kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại đào tạo Thiên Ưng Thiên Ưng
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Công ty vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Tổ chức hệ thống chứng từ được quy định hướng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ, tổ chức luân chuyển, bảo quản chứng từ của công ty theo quy định hiện hành. Bao gồm các chứng từ sau:
Phiếu xuất kho: Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn cho
khách hàng. Trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng hàng bán, không ghi số tiền thực bán. Số lượng trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
Hóa đơn GTGT: Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán viết hóa đơn GTGT.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Lưu tại phòng kế toán.
Phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào số tiền trả kế toán
viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên: Liên 1: Giao cho người nộp tiền.
Liên 2: Phòng kế toán thu.
Phiếu chi: Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi khi chi phí phát
sinh liên quan đến bán hàng. Là căn cứ xác định chi phí bán hàng.
Bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra: là bảng tổng hợp hoá đơn chứng từ hàng
hoá dịch vụ bán ra trong ngày, liệt kê những mặt hàng được bán ra theo trình tự thời gian
Biên bản thu hồi hoá đơn giá trị gia tăng: là chứng từ được lập khi khách hàng
hoá tại công ty để xác nhận quá trình thu hồi hoá đơn đã in cho khách hàng lúc mua sản phẩm. và là căn cứ để nhập kho lại hàng hoá và trả tiền cho khách
Giấy báo có : là chúng từ được gửi tới ngân hàng để xác nhận khoản tiền
thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy định của công ty. Nếu chứng từ hợp lý sẽ được chuyển phòng kế toán và các bộ phận liên quan khác. Kế toán có trách nhiệm ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung và chứng từ đó được lưu tại công ty.
Kế hoạch luân chuyển chứng từ được thiết lập sẫn cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ cụ thể trình từ luân chuyển của phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT như sau:
Trình tự luân chuyển chứng từ phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng mịnh cho nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu xuất kho này do ông Hoàng Văn Hào ( kế toán bán hàng) viết khi có một nghiệp vụ mua hàng phát sinh. Và trình tự luân chuyển phiếu xuất kho được thực hiện như sau:
B1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng lập xin xuất hoặc ra lênh xuất
B2: Chuyển cho người phụ trách kế toán (kế toán trưởng) của công ty là ông Nguyễn Đức Việt xem xét và duyệt
B3: Ông Hoàng Văn Hào - Kế toán bán hàng căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho
B4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất hàng
B5: Khi nhận phiếu xuất kho chuyển cho phụ trách kế toán chính của công ty kí duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán
B6: Trình phiếu xuất kho cho ông Hoàng Trung Thật - Giám đốc ký duyệt chứng từ (vì chứng từ được xét duyệt ngay từ đầu nên giám đốc chỉ kiểm tra lại và kí duyệt
B7: Kế toán bán hàng sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ
Trình tự luận chuyển hóa đơn giá trị gia tăng
Kế toán bán hàng (ông Hoàng Văn Hào) tiến hành lập hóa đơn GTGT theo 3 liên, sau đó trình phụ trách kế toán (kế toán trưởng) công ty (Nguyễn Đức Việt) ký duyệt (3 liên), giữ liên 1 và chuyển liên 2,3 cho kế toán bán hàng và khách hàng kí xác nhận, khách hàng giữ liên 2 và kế toán bán hàng giữ liên 3, kế toán ghi sổ, kết thúc. 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng.
- TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Kế toán mở sổ chi tiết TK 511 để theo dõi tính hình tiêu thụ
- TK 632: “Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ.
- TK 131: “ Phải thu khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, tình hình các khoản nợ và thanh toán của khách hàng được mở trên sổ chi tiết TK 131.
- TK 156: “ Hàng hóa”:
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: - TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. - TK 111: Tiền mặt.
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
- Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại” - Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán”
2.2.2.3. Vận dụng tài khoản kế toán
* Kế toán bán lẻ
Công ty bán hàng cho các công ty khác, hoặc các cá nhân, cửa hàng, …Hàng hoá được giao trực tiếp cho khách hàng tại kho, quầy của công ty.
Ví dụ: Ngày 01/02/2014, Công ty Xuất bán hàng cho công ty Đức Hiếu, địa
chỉ số 231 Bà Triệu, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Giá xuất kho 138.685.404, đơn giá 184.000.000đ chưa bao gồm thuế GTGT. Thuế suất thuế GTGT là 10% (Theo HĐGTGT số 0038609) (Phụ lục số 02). Khách hàng thanh toán trước 150.000.000đ
qua tài khoản ngân hàng.
Khi phát sinh nghiệp vụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho (Phụ lục số 01) kèm theo hóa đơn GTGT, liên 2 màu đỏ giao cho khách hàng kế toán vào sổ nhật ký chung
(Phụ lục số 04). Sau đó phản ánh vào sổ cái các tài khoản 511 (phụ lục số 06);
Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, giấy báo có (Phụ lục số 02 ) và ghi vào sổ cái tài khoản 1121 (Phụ lục số 08), sổ cái TK 156 (Phụ lục số 07 ), sổ cái TK 632
(Phụ lục số 05 ).
* Trình tự hạch toán: Với nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán hạch toán như sau: - Giá vốn hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 632: 138.685.404 Có TK 156: 138.685.404 - Ghi nhận doanh thu, kế toán ghi:
Nợ TK 131ĐH: 202.400.000 Có TK 511: 184.000.000 Có TK 3331: 18.400.000 - Khách hàng thanh toán: Nợ TK 1121: 150.000.000 Có TK 131ĐH: 150.000.000
* Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
- Khi khách hàng trả lại hàng hoá, nhân viên tại quầy sẽ yêu cầu khách hàng trả lại hoá đơn GTGT. Nhân viên sẽ viết Biên bản thu hồi hoá đơn GTGT và hẹn 2 tuần sau khách hàng đến thanh toán tiền
Ví dụ: Ngày 24/01/2014, công ty xuất bán 5 Máy Điều hoà LG13E và 8 Máy
Điều hoà LG18D cho công ty Hoàng Dương, địa chỉ số 329 Đường Hỏa Lò, xã Xuân Phương, Từ Liêm, Hà Nội. Giá xuất kho 87.420.180đ. Đơn giá 117.800.000đ chưa bao gồm thuế GTGT. Thuế suất thuế GTGT 10%. (Theo HĐGTGT số 0038606 ) Công ty chưa thanh toán tiền hàng. Ngày 25/01/2014 Công ty Hoàng Dương thanh toán tiền mua hàng qua tài khoản ngân hàng. Ngày 28/02/2014 công ty phát hiện lô hàng không đúng mẫu mã như đã quy định nên đã trả lại. Công ty đã nhận lại lô hàng trên.
Kế toán xử lý như sau :
Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn GTGT đã lập gửi cho khách hàng xác nhận,lập phiếu chi để chi trả tiền chi phí nhận lại hàng
Bước 2:Căn cứ vào biên bản giao nhận, biên bản trả lại hàng hóa lập phiếu nhập kho cho số hàng bị trả lại .
Bước 3: Lập 1 hóa đơn khác với số lượng và đơn giá đối với sản phẩm được khách hàng chấp nhận thanh toán .
Dựa vào các chứng từ trên kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung (phục lục số 04) Sau đó phản ánh vào sổ cái các tài khoản 511 (phụ lục số 06); Căn cứ vào hóa
đơn giá trị gia tăng, giấy báo có và ghi vào sổ cái tài khoản 1121 (Phụ lục số 08) ,sổ cái TK 156 (Phụ lục số 07), sổ cái TK 632 ( Phụ lục số 05)
* Trình tự hạch toán: Với nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán hạch toán như sau: - Ngày 24/01/2014
+ Ghi nhận giá vốn hàng bán, kế toán ghi: Nợ TK 632: 87.420.180
Có TK 156: 87.420.180 + Ghi nhận doanh thu, kế toán ghi:
Nợ TK 131HD : 129.580.000 Có TK 511: 117.800.000 Có TK 3331: 11.780.000
- Ngày 25/01/2014 Công ty Hoàng Dương thanh toán tiền mua hàng qua tài khoản ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 1121: 129.580.000
Có TK 131HD: 129.580.000 - Ngày 28/02/2014
Nợ TK 5212: 117.800.000 Nợ TK 3331: 11.780.000
Có TK 1121: 129.580.000
Đồng thời nhập kho lại 2 máy tính đó kế toán ghi +Nợ TK 156: 87.420.180
Có TK 632: 87.420.180
Có rất nhiều hình thức bán hàng khác như là bán buôn qua kho, bán buôn theo hình thức gửi hàng cho khách hàng hay bán đại lý . Tuy nhiên, tại Công ty TNHH thương mại đào tạo Thiên Ưng hiện tại chủ yếu sử dụng 2 hình thức vừa nêu ở trên do quy mô Công ty nhỏ, số lượng hàng hóa không nhiều, ít đơn đặt hàng.
2.2.2.4. Sổ kế toán
Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH thương mại đào tạo Thiên Ưng áp dụng hình thức nhật ký chung, vì thế có các sổ sách kế toán sau:
Sổ nhật ký chung : hằng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dung làm căn cứ ghi sổ , trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí chung
( phụ lục số 04)
- Sổ nhật ký mua hàng: là sổ kế toán dùng để ghi chép tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh mua hàng dựa trên các chứng từ mua hàng, phiếu nhập kho
- Sổ nhật ký bán hàng: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép, theo dõi, tập hợp các nghiệp vụ bán hàng nhưng chưa thu tiền dựa trên phiếu xuất kho ( phụ lục số 09)
- Sổ cái: Kế toán mở sổ cái cho các tài khoản 632, 5111, 156, 1121
( phụ lục số 05, 06,07,08)
- Sổ chi tiết khách hàng: Dùng để theo dõi chi tiết tình hình công nợ và thanh toán công nợ của khách hàng. Nó được mở cho từng khách hàng và theo dõi từng khoản nợ phải thu từ khi phát sinh cho đến khi thanh toán hết ( phụ lục số 10).