in sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm đối chiếu, kiểm tra
2.1.1. Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại đào tạo Thiên Ưng
2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công Công ty TNHH Thương mại đào tạo Thiên Ưng
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Sổ chi tiết Sổ tổng hợp Báo cáo tổng Máy vi tính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu (1a) (1b) (1c) (2a) (2b) (3)
Công ty TNHH Thương mại đào tạo Thiên Ưng là một công ty trách nhiệm hữu hạn được thành lập theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam do sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 19/06/2011, Mã số thuế: 0106208569. Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập, có con dấu riêng và mở tài khoản tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội theo quy định hiện hành.
Trụ sở chính:
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐÀO TẠO THIÊN ƯNG - Mã số thuế: 0106208569
- Địa chỉ: Phòng 207 Tòa nhà A5, Khu Đô Thị Đại Kim, Phường Định Công, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Điện thoại: 04.6 6846132
- Email: hotroketoan68@gmail.com
Vốn điều lệ: 1.800.000.000 (Một tỷ tám trăm triệu đồng chẵn) Danh sách thành viên góp vốn:
STT Tên thành viên Giá trị phần góp vốn
(VNĐ) Tỉ lệ(%)
1 Lã Văn Nam 360.000.000 20,00
2 Hoàng Trung Thật 1.440.000.000 80,00
Nghành nghề kinh doanh chính:
+ Bán buôn đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện + Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm + Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử viễn thông
+ Bán lẻ đồ điện gia dụng như: Tivi, Tủ lạnh, máy điều hòa
+ Các dịch vụ sửa chữa máy vi tính, thiết bị ngoại vi, đồ điện gia dụng.
Kinh tế Việt Nam đang trong thời kì phát triển mạnh mẽ, kéo theo nó là sự phát triển của thị trường Việt Nam ngày càng sôi động và đầy tính cạnh tranh. Nhận thấy được điều đó, nhà nước đã khuyến khích phát triển nền kinh tế với 5 thành phần kinh doanh cơ bản, dưới 3 hình thức chủ yếu chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh là sở hữu nhà nước, sở hữu tập thể, sở hữu cá nhân về tư liệu sản xuất. Cùng với công cuộc đổi mới này, luật doanh nghiệp tư nhân được ban hành ngày 21/12/1990 đã tạo hành lang pháp lý cho nhiều tập thể cá nhân có khả năng về vốn, về khoa học công nghệ kỹ thuật. Trong điều kiện thuận lợi sẵn có đó Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thiên Ưng là công ty cổ phần được thành lập và đi vào hoạt động vào ngày 19/06/2011.
Trải qua hơn 3 năm hình thành và phát triển, công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thiên Ưng còn gặp rất nhiều khó khăn: Cơ sở vật chất và đội ngũ cán bộ công nhân viên vẫn chưa nhiều, khách hàng đến với công ty chưa đáng kể. Tuy nhiên, lãnh đạo Công ty đã hết sức khắc phục những trở ngại đó, không ngừng chăm lo, nâng cao đời sống của công nhân viên, năng động, học hỏi sáng tạo, thường xuyên thay đổi cách chiến lược kinh doanh, tạo cho Công ty một hướng đi riêng phù hợp và bắt nhịp với xu thế phát triển của thị trường trong nước.
Trong những năm qua, mặc dù mới đi vào kinh doanh nhưng Công ty đã có những bước đi đáng kể trong khâu kế toán và kinh doanh.Hiện nay, Công ty cũng đã có một số khách hàng thường xuyên.Đây là tiền đề, là điều kiện then chốt để Công ty đứng vững, ngày càng phát triển và lớn mạnh trong thời gian tới. Đặc biệt doanh thu của Công ty lien tục tăng trong những năm gần đây và Công ty đang từng bước tiến sâu hơn trong quá trình hội nhập kinh tế Quốc tê WTO.
Cùng với sự phát triển của thị trường và đất nước, Công ty đã đề ra chiến lược cụ thể cho sự phát triển của mình trong những năm tiếp theo: Phát huy những lợi thế có sẵn để phục vụ khách hàng tốt hơn, có chiến lược Marketing phù hợp tạo điều kiện việc làm ổn định cho công nhân viên, tăng cường đội ngũ cán bộ công nhân viên, khuyến khích các sang kiến trong tiêu thụ của công nhân viên, đưa Công ty ngày càng vững mạnh với số lợi nhuận những năm sau cao hơn năm trước.
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại đào tạo Thiên Ưng
Công ty TNHH Thương mại đào tạo Thiên Ưng là doanh nghiệp mới được thành lập, chức năng chủ yếu của Công là buôn bán các mặt hàng đồ điện gia dụng và các mặt hàng tiêu dùng khác; các dịch vụ sửa chữa máy vi tính, thiết bị ngoại vi, đồ điện gia dụng. Trên cơ sở chức năng chủ yếu đó, Công ty có những nhiệm vụ chính sau:
- Các loại hàng hóa mà Công ty kinh doanh buôn bán phải đạt chất lượng cao nhằm phục vụ nhu cầu tiêu dùng của thị trường.
- Tổ chức công tác mua hàng từ các Doanh nghiệp.
- Tổ chức bảo quản tốt hàng hoá đảm bảo cho lưu thông hàng hoá được thường xuyên liên tục và ổn định trên thị trường.
- Tổ chức bán buôn, bán lẻ hàng hoá cho các cơ sở sản xuất kinh doanh và các cá nhân trong nước.
- Công ty phải kinh doanh buôn bán theo đúng quy định của pháp luật, không kinh doanh những mặt hàng mà nhà nước cấm.
- Công ty phải xây dựng được chiến lược, kế hoạch phát triển hàng năm và dài hạn cho mình.
- Thực hiện kí kết các hợp đồng kinh tế trong phạm vi pháp luật cho phép. - Thực hiện nghĩa vụ giao nộp ngân sách và các chính sách đối với người lao động theo quy định của bộ luật lao động và của cơ quan quản lý Nhà nước.
- Thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý tài nguyên môi trường, an ninh, quốc phòng...
2.1.1.3. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty
• Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh
Công ty TNHH Thương mại đào tạo Thiên Ưng là một Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hoạt động theo đúng đăng ký kinh doanh. Về bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được sắp xếp khá gọn nhẹ, hiệu quả với các phòng ban được phân công rõ ràng phù hợp với hoạt động của công ty. Quan hệ giữa Ban giám đốc với các phòng ban và người lao động là quan hệ quản lý. Mỗi phòng ban đều có Trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp với Ban giám đốc, giúp Ban giám đốc thực thi các quyết định, và giám sát kiểm tra việc thực hiện. Các phòng ban cũng có quan hệ chặt chẽ với nhau: Phòng Kế toán có quan hệ với các phòng khác về mặt tài chính; Phòng Hành chính có quan hệ với các phòng khác về mặt tổ chức nhân sự; Phòng Kinh doanh có quan hệ với các phòng khác về mặt kế hoạch kinh doanh.
• Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung được phản ánh qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức quản lý của Công ty
BAN GIÁM ĐỐC Phó giám đốc quản lý bán hàng Kế toán trưởng Phòng kế toán tài vụ Bộ phận bán hàng
•Ban giám đốc: Gồm Giám đốc, phó giám đốc, phó giám đốc kinh doanh.
Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:
* Giám đốc:
- Là người có quyền quyết định cao nhất về điều hành Công ty
- Tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng khen thưởng kỷ luật đối với người lao động theo quy định của pháp luật.
- Được quyết định các biện pháp vượt thẩm quyền của mình trong những trường hợp khẩn cấp như thiên tai, dịch họa, hỏa hoạn, sự cố và chịu trách nhiệm về quyết định này.
- Chịu sự kiểm tra giám sát của ban kiểm soát và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với việc thực hiện điều hành của công ty
- Ủy quyền khi vắng mặt: Phó giám đốc *Phó giám đốc quản lý bán hàng
- Tham gia điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty -Tiếp thị và tìm kiếm các nguồn hàng
- Ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định
- Tham mưu cho giám đốc về việc bảo toàn và sử dụng nguồn vốn
- Quản lý điều hành mọi hoạt động về lĩnh vực kinh doanh – tài chính của công ty. - Cấp báo cáo: Giám đốc công ty.
- Ủy quyền vắng mặt: Các trưởng phòng ban, bộ phận liên quan.
* Phòng kế toán:
Chức năng
- Tham mưu với Giám đốc công ty trong quản lý và điều hành quá trình sử dụng vốn của Công ty.
- Theo dõi và báo cáo Giám đốc công ty tình hình sử dụng và quay vòng vốn. - Cung cấp kịp thời, chính xác mọi thôngtinvềhoạt động SXKD, tham mưu với ban giám xử lý kịp thời trong quá trình điều hành sản xuất.
- Ghi chép, phản ánh trung thực, kịp thời, đầy đủ mọi phát sinh thu chi trong quá trình SXKD
- Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động tài chính của công ty theo đúng chế độ chính sách của nhà nước.
- Theo dõi, tổng hợp báo cáo tài chính theo chế độ của Nhà nước, hướng dẫn cảu Tổng cục thuế theo quy định của doanh nghiệp.
- Phân chia lợi nhuận thực hiện theo điều lệ và chế độ phân phối lợi nhuận của Nhà nước.
- Theo dõi tình hình thu- chi, nhập-xuất của Công ty.
- Quản lý công nợ phải thu, công nợ phải trả của từng đối tượng khách hàng. - Đề xuất với Giám đốc công ty quy chế tính lương, thưởng, trợ cấp của cán bộ công nhân viên. Theo dõi tính lương, thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên theo quy chế hiện hành của Công ty được phê duyệt.
- Làm báo cáo tài chính và báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty hàng tháng, hàng quý.
- Nộp bảng kê khai thuế hàng tháng cho cơ quan thuế đúng thời hạn và đúng pháp luật.
- Cập nhật những thông tư, quyết định kế toán do Nhà nước ban hành để có sự thay đổi kịp thời và phủ hợp.
- Các nhiệm vụ bất thường khác do Ban giám đốc giao. 2.1.1.4. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty 2 năm gần đây
Biểu 2.1. Phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 năm 2012 và 2013
Đơn vị tính: đồng ST
T Chỉ tiêu Mã số Năm 2012 Năm 2013
Chênh lệch (+/-) Tỷ lệ (%) 1 DTBH và cung cấp DV 01 3.144.281.100 2.363.760.00 -780.521.100 -24,82 2 Các khoản giảm trừ DT 02 0 117.800.000 117.800.000 3 DTTBH và cung cấp DV 10 3.144.281.100 2.245.960.00 -898.321.100 -28,57
(10= 01-02) 04 Giá vốn hàng bán 12 2.183.035.000 1.821.490.53 4 Giá vốn hàng bán 12 2.183.035.000 1.821.490.53 9 -361.544.461 -16,56 5 LN gộp về BH và cung cấp DV(20 = 10 -12 ) 20 961.246.100 424.469.461 -536.776.639 -55,84 6 DTHĐTC 21 607.400 290.610 -316.790 -52,16 7 CPTC
- Trong đó:CP lãi vay vay
22 3.913.600 0 -3.913.600 23 0 0 8 CP QLKD 24 892.447.900 384.134.915 -508.312.985 -56,96 9 LN từ HDSXKD (30 = 20+ 21 - 22 - 24) 30 65.492.000 40.625.156 -24.866.844 -37,97 10 TN khác 31 0 33.200.000 +33.200.000 11 CP khác 32 0 29.334.570 +29.334.570 12 LN khác (40=31- 32 ) 40 0 3.865.430 +3.865.430 13 Tổng LN trước thuế (50=30 + 40) 50 65.492.000 44.490.586 -21.001.414 -32,06 14 Chi phí Thuế TNDN 51 15.561.500 8.898.117 -6.663.383 -42,82 15 LN sau thuế TNDN (60 = 50 - 51) 60 49.930.500 35.592.469 -14.338.031 -28,71
Nguồn số liệu: Báo cáo tài chính Công ty TNHH thương mại đào tạo Thiên Ưng năm 2013.
Qua bảng phân tích báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Thiên Ưng ta thấy:
- Doanh thu thuần năm 2013 giảm so với năm 2012 là – 780.521.100 đồng, tương ứng với tỷ lệ là – 24,82 %. Nguyên nhân chính làm doanh thu thuần giảm là do tình hình kinh tế một vài năm gần đây gặp rất nhiều khó khăn nên đã ảnh hưởng tới tình hình sản xuất kinh doanh của các Công ty nói chung và Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thiên Ưng nói riêng. Điều này đã làm giảm lượng hàng bán của Công ty. Ngoài ra, công ty chưa quảng cáo về loại hình kinh doanh của Công ty mình trên các phương tiện thông tin đại chúng, dẫn đến lượng khách biết đến công ty còn ít. Doanh thu năm 2013 giảm kéo theo giá vốn hàng bán trong năm 2013 cũng giảm so với năm 2012 là – 361.544.461 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm là -16,56 %.
- Doanh thu hoạt động tài chính năm 2013 cũng giảm so với năm 2012 là – 316.790 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm 52,16 %. Nguyên nhân là do doanhthu hoạt động tài chính chỉ có lãi tiền gửi ngân hàng.
- Bên cạnh đó, chi phí tài chính và chi phí quản lý doanh ngiệp trong năm 2013 giảm so với năm 2012. Chi phí tài chính giảm -3.913.600 đồng, chi phí quản
lý kinh doanh giảm -508.312.985 đồng, tương ứng với tỷ lệ -56,96 %. Qua tìm hiểu cho thấy, trong năm 2013 công ty nhận được ít đơn đặt hàng, đây là lý do công ty tiết kiệm được chi phí tài chính và chi phí quản lý kinh doanh.
- Trong năm 2013 các khoản thu nhập khác tăng +33.200.000 đồng. Qua tìm hiểu cho thấy các khoản thu nhập khác của công ty là do công ty đã thanh lý CCDC báo hỏng và nhượng bán TSCĐ không cần dùng đến nữa.
- Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế năm 2013 giảm so với năm 2012 là - 21.001.414 đồng tương ứng với tỷ lệ giảm là -32,06 %. Tổng lợi nhuận kế toán sau thuế năm 2013 giảm so với năm 2012 là -14.338.031 đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm là -28,71 %.
Tóm lại, trên phương diện tổng quát qua 2 năm gần đây 2013 và 2012 thì ta thấy công ty chưa hoàn thành được mục tiêu kinh doanh là lợi nhuận năm sau cao hơn so với năm trước. Nguyên nhân khách quan làm cho công ty chưa hoàn thành mục tiêu đề ra là:
+ Kế hoạch kinh doanh chưa sát với thực tế đề ra, vì vậy phải quan tâm hơn nữa đến khâu lập kế hoạch kinh doanh trong các năm tiếp theo.
+ Do công ty chưa lường trước được tình hình kinh tế suy thoái xảy ra, điều này làm ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của các Công ty nói chung và trong đó có Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Thiên Ưng nói riêng.
2.1.1.5. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty
a. Cơ cấu bộ máy kế toán tại doanh nghiệp
Bộ máy kế toán là một bộ phận quan trọng cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Chất lượng, trình độ của đội ngũ kế toán cũng như một cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán hợp lý sẽ góp phần không nhỏ làm giảm rủi ro kiểm soát, làm tăng độ tin cậy của những thông tin kế toán nói chung và của báo cáo tài chính nói riêng.
Công ty có bộ máy kế toán được tổ chức rất khoa học hợp lý. Toàn bộ công việc kế toán được thực hiện trên máy vi tính với phần mềm kế toán. Nhờ việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp cho công tác kế toán trở nên đơn giản rất nhiều, tiết kiệm thời gian, công sức đồng thời đảm bảo độ chính xác cao.
Bộ máy kế toán của Công ty tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi hoạt động của Công ty đều diễn ra tại phòng kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ Bộ máy kế toán tại Công ty
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN, CÔNG NỢ, TSCĐ, LƯƠNG THỦ KHO THỦ QUỸ
Phòng tài chính kế toán dưới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, sau đó là các nhân viên kế toán, thủ quỹ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng và được tổ chức như sau:
- Kế toán trưởng:
Chịu sự lãnh đạo của Giám đốc có nhiệm vụ theo dõi chung toàn bộ hoạt