■ Tổ chức chứng từ kế toán:
Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty trên cơ sở hợp đồng đặt hàng và nhu cầu thị trường, phòng kinh tế tiến hành tính toán số lượng vật tư cần cấp cho bộ phận sản xuất dựa trên định mức sử dụng vật tư để quyết định mua hay không mua khối lượng vật tư cần thiết. Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật lập, tổ trưởng sản xuất ở xí nghiệp sẽ viết phiếu đề nghị vật tư gửi lên bộ phận quản lý vật tư, sau đó bộ phận quản lý vật tư xem xét yêu cầu và ký duyệt xuất vật tư, cán bộ vật tư sẽ lập phiếu xuất kho (phụ lục 3.5) và lập thành 3
liên: một liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ để kế toán nguyên vật liệu ghi vào các chứng từ sổ sách liên quan và theo dõi về mặt giá trị của nguyên vật liệu xuất kho. Một liên giao cho người nhận nguyên vật liệu và một liên được lưu ở bộ phận quản lý vật tư nhằm theo dõi về mặt số lượng.
■ Tài khoản kế toán sử dụng:
Công ty tổ chức sử dụng TK kế toán theo đúng chế độ kế toán ban hành, chính vì vậy theo quyết định 15 để phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất bê tông thương phẩm kế toán sử dụng TK 621. Ngoài ra kế toán còn sử dụng TK 152, TK này được mở chi tiết: 1521 “nguyên liệu, vật liệu”, TK 1522 “nhiên liệu”
■ Quy trình nhập dữ liệu:
Hàng ngày căn cứ vào các phiếu xuất kho (phụ lục 3.5) kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán như sau: Từ màn hình giao diện
Kế toán vào phần “nhập chứng từ” chọn chứng từ “hàng tồn kho”/ “phiếu xuất kho” sẽ hiện ra bảng nhập chứng từ sau đó điền đầy đủ thông tin vào các ô tương ứng và chỉ ghi vào cột số lượng (đơn giá cuối tháng mới xác định được), đồng thời định khoản trên máy như sau: TK nợ 621
TK có 1521.
Sau đó nhấn “ghi” để hoàn tất thao tác ghi số liệu vào máy. Để xác định trị giá nguyên vật liệu xuất dùng công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền (đơn giá bình quân cuối kỳ), phương pháp này đơn giản, tuy nhiên độ chính xác lại không cao.
Theo phương pháp này, giá trung bình được tính vào cuối tháng, sau khi đã cập nhập xong tất cả các chứng từ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) kế toán sẽ vào mục hàng tồn kho/tính giá vốn hàng xuất kho, khai báo thời gian, kho, mã số vật tư, rồi ấn “chấp nhận”. Phần mềm kế toán sẽ tự động tính toán theo công thức đã được lập trình sẵn, lúc này kế toán sẽ xác định được đơn giá của từng lần xuất kho và đơn giá này sẽ được chương trình kế toán tự động cập nhập vào các phiếu xuất kho. Sau khi có đơn giá kế toán sẽ xác định được cột thành tiền của NVL xuất kho.
Việc tính giá trung bình theo kho hay cho toàn bộ công ty phụ thuộc vào tham số khai báo trong phần khai báo các tham số hệ thống.
Cuối tháng tổng hợp của các lần xuất kho kế toán xác định được tổng trị giá nguyên vật liệu xuất kho trong tháng 1 phục vụ sản xuất là 3,197,285,870
■ Sổ kế toán:
Sau khi kế toán nhập dữ liệu với những thông tin trên và tiến hành lưu lại thông tin vừa cập nhập. Phần mềm kế toán đã được lập trình sẵn sẽ tự động chạy chương trình thực hiện các thao tác vào sổ nhật ký chung (phụ lục 3.6), sổ chi phí
sản xuất kinh doanh – TK 621 (phụ lục 3.7) và sổ cái tài khoản 621 (phụ lục 3.8) Nếu muốn xem sổ cái TK 621, từ màn hình giao diện, kế toán kick vào sổ sách kế toán, chọn sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung, sau đó chọn sổ cái tài khoản muốn xem, chọn khoảng thời gian cần xem (Từ ngày 01/01/2011 Đến ngày 31/01/2011). Sau đó ấn “xem” để xem chi tiết