Công ty cổ phần Cavico Thương mại Xây dựng sử dụng phần mềm kế toán ASIA 2003 được thiết kế theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Hàng ngày,khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến kế toán bán hàng kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm. Theo quy trình của phần mềm kế toán các thông tin được tự động đăng nhập vào các sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết các tài khoản liên quan: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản: 511,131, 3331,632, 1561, 6418, và các sổ chi tiết: công nợ phải thu (1310199), doanh thu (51131), thuế GTGT đầu ra (33311), giá vốn (63231), hàng hóa (1561), chiết khấu hàng bán (6421)- nếu lô hàng được chiết khấu.
Việc đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết các tài khoản được thực hiện tự động và luôn bảo đảm chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
Chứng từ ghi sổ ( biểu 3.6 ): Căn cứ vào các chứng từ như phiếu xuất kho, nhập kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng....kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong cả kỳ kế toán và việc lập chứng từ ghi sổ chỉ ghi theo tài khoản Nợ hoặc tài khoản Có.
Sổ đằng ký chứng từ ghi sổ ( biểu 3.7): Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh.
Sổ Cái ( biểu 3.8 – 3.11): Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Cái các tài khoản cho phù hợp như sổ Cái TK 511, 632, 156, 131, 3331... Cuối mỗi trang cộng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang
sau. Số liệu ghi trên sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trong các sổ kế toán chi tiết và dùng để lập báo cáo tài chính.
Các sổ kế toán chi tiết liên quan ( biểu 3.12- 3.18): Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết công nợ của khách, sổ chi tiết quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi Ngân Hàng....
Chương IV. Kết luận và các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần Cavico Thương mại Xây dựng 4.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
Qua quá trình hình thành và phát triển Công ty đã có sự tăng trưởng không ngừng được thể hiện ở quy mô kinh doanh ngày càng lớn, sự phong phú và đa dạng về sản phẩm cung cấp với uy tín chất lượng tương đối cao. Trong những năm qua có thể nói hoạt động kinh doanh của Công ty tương đối ổn định và phần nào đạt được những mục tiêu kinh tế đặt ra. Để có được sự thành công đó công tác kế toán giữ một vị trí quan trọng, đặc biệt là kế toán bán hàng. Tuy nhiên, để đảm bảo cho sự hoạt động lâu dài trong tương lai cùng với sự thay đổi mạnh mẽ của thị trường nền kinh tế cần quan tâm tới việc hoàn thiện, đổi mới trong kế toán bán hàng. Muốn vậy cần thông qua những ưu điểm và tồn tại mà thực tế kế toán bán hàng thực hiện trong năm qua làm cơ sở hoàn thiện công tác kế toán nói chung tạo cơ hội phát triển mới trong năm tiếp theo.
Ưu điểm:
Tổ chức bộ máy kế toán: Muốn đánh giá thực trạng công tác kế toán tại một doanh nghiệp cụ thể điều quan tâm cơ bản trước hết phải kể đến là việc tổ
chức bộ máy nhân viên làm công tác kế toán-tài chính của doanh nghiệp đó.
Công ty cổ phần Cavico Thương mại Xây dựng thực hiện tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, hình thức này rất phù hợp với quy mô hoạt động thực tế của công ty. Trong đó các nhân viên kế toán được phân công công việc một cách khoa học theo năng lực, trình độ cũng như khả năng chuyên môn của từng người. Mặc dù khối lượng công việc tương đối lớn, số lượng nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán nhiều nhưng nhân viên kế toán luôn tận tình, cố gắng hoàn thành công việc, tổ chức cung cấp các thông tin kế toán kịp thời, chính xác, đầy đủ cho ban giám đốc ra quyết định phù hợp. Bên
cạnh đó, kế toán máy cũng đang được áp dụng trong công tác kế toán tại công ty nhằm nâng cao chất lượng, giảm khối lượng công việc cho nhân viên kế toán.
Ưu điểm của kế toán bán hàng nói riêng cũng như công tác kế toán của Công ty CP Cavico Thương mại Xây dựng nói chung có thể được cụ thể trong từng công tác sau:
- Về công tác tổ chức hạch toán ban đầu các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng tại Công ty.
Tình hình thực hiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng của Công ty nhìn chung rất tốt. Điều này làm cho công tác kế toán của Công ty luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, đáp ứng yêu cầu của quản lý kinh tế và tài chính của doanh nghiệp.
Hiện tại Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Đây là một trong những hình thức kế toán được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp có qui mô vừa và nhỏ. Với một Công ty có qui mô vừa như Công ty CP Cavico Thương mại Xây dựng thì việc áp dụng hình thức kế toán này đem lại thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán và quản lý của đơn vị
Do Công ty sử dụng phần mềm kế toán ASIA 2003- một phần mềm chuyên dụng, dễ sử dụng và nhiều tiện lợi trong công tác kế toán nên các phần hành đều được thực hiện trên máy vi tính. Mỗi phần hành lại được kế toán trưởng phân công cụ thể cho các nhân viên kế toán trong phòng Tài chính kế toán của Công ty. Nhờ đó phát huy được tính chuyên môn hoá cao, dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các phần hành kế toán với nhau từ đó các sai sót nhầm lẫn được điều chỉnh kịp thời. Đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán cả Phòng Kế toán tài chính của Công ty hầu hết là những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có kinh nghiệm trong nghề, có ý thức kỉ luật cao, có trách nhiệm trong công việc đã giúp cho quá trình hạch toán kế toán tại Công ty diễn ra thuận lợi.
- Về TK sử dụng để hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty. Hệ thống TK kế toán bán hàng của Công ty áp dụng theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ–BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Việc mở TK chi tiết phù hợp với yêu cầu công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty và phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán.
- Về trình tự hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty.
Trình tự hạch toán kế toán nói chung tại Công ty và kế toán bán hàng nói riêng tại Công ty CP Cavico Thương mại Xây dựng đúng theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Các bút toán liên quan đến bán hàng được lập chính xác phản ánh đúng nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng.
- Về công tác tổ chức hệ thống sổ sách và chứng từ các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Các báo cáo phân tích tình hình bán hàng, kết quả bán hàng và các báo cáo tài chính được lập chính xác, kịp thời, đúng mẫu biểu, gửi đúng nơi qui định, do vậy cung cấp thông tin về tài chính nói chung và tình hình bán hàng nói riêng một cách trung thực kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, các cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính liên quan.
Hệ thống sổ sách liên quan đến bán hàng, báo cáo bán hàng và cả báo cáo tài chính được lập trên máy vi tính, được in ấn và đóng thành từng tập, từng quyển rõ ràng, được lưu trữ bảo quản cẩn thận, thuận tiện cho việc tra cứu, xem và kiểm tra. Các mẫu sổ đều khá phù hợp đầy đủ những thông tin cần thiết do phần mềm kế toán thiết kế theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006.
Các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng đã đầy đủ những yếu tố bắt buộc theo quy định, nhiều phần đã được in sẵn tạo điều kiện cho công tác lập chứng từ một cách đơn giản và tiết kiệm thời gian khi phải lập chứng từ với một số lượng lớn nghiệp vụ.
Bên cạnh những ưu điểm mà Công ty đã đạt được trong kế toán bán hàng vẫn còn những tồn tại cần có sự thay đổi hoàn thiện nhằm phát huy hết vai trò của mình, giúp Công ty nâng cao hiệu quả kinh doanh và có hướng đi hợp lý hơn nữa trong tương lai.
Hạn chế
Trong các mặt hàng kinh doanh của công ty những năm gần đây tập trung vào các sản phẩm có hàm lượng kỹ thuật lớn có sự thay đổi về mẫu mã, bổ sung tính năng, có hao mòn vô hình đối với các hàng chưa bán được trong kho. Vì vậy cần phải có sự trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho với mục đích đảm bảo kinh doanh tương lai của Công ty. Tuy nhiên, trong công tác kế toán của doanh nghiệp chưa thực hiện nhiệm vụ này theo nguyên tắc thận trọng quy định trong chuẩn mực số 01
Hàng mua của Công ty có thể giao bán thẳng hoặc thực nhập kho, trong mọi trường hợp đều được hạch toán qua TK 156. Việc luôn hạch toán hàng mua qua kho luôn làm tăng khối lượng công việc của kế toán đồng thời không phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho thực tế và không phản ánh kịp thời tốc độ luân chuyển hàng hoá ở Công ty cũng như tốc độ kinh doanh từ đó không đảm baỏ cung cấp thông tin chính xác, kịp thời theo yêu cầu quản lý.
Phần lớn nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty là được huy động từ vốn vay ngân hàng nên chi phí vốn khá cao. Khách hàng hiện nay của Công ty thường sử dụng hình thức thanh toán chủ yếu là nợ, từ đó phát sinh công nợ phải thu khó đòi, công nợ không có khả năng thanh toán làm ảnh hưởng đến vốn kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên,
Công ty lại không trích lập nợ phải thu khó đòi, điều này không tôn trọng nguyên tắc “thận trọng” của kế toán, đòi hỏi công tác kế toán còn phải có những dự tính về dài hạn như thận trọng trong công tác lập dự phòng để vừa giữ được uy tín với khách hàng vừa tránh cho Công ty không gặp những rủi ro về tài chính.
Do đặc điểm kinh doanh của Công ty là kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn nên trong quá trình thanh toán rất hiếm khi phát sinh những nghiệp vụ hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán bán hàng nên các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại Công ty không hạch toán vào TK 521 mà hạch toán chung vào TK 6421, Công ty chưa tuân thủ đúng quy định kế toán.
Công tác kế toán quản trị cung cấp các thông tin kế toán một cách cụ thể và chi tiết cho người ra quyết định của Công ty. Thông qua các thông tin mà kế toán quản trị cung cấp ban giám đốc nắm được tình hình kinh doanh cụ thể của từng mặt hàng, từng loại sản phẩm. Vì vậy việc thực hiện là rất cần thiết, giúp công ty thực hiện việc kinh doanh đạt hiệu quả trong việc ra quyết định tiếp tục hay ngừng kinh doanh mặt hàng nào đó trong tương lai. Song thực tế công tác kế toán quản trị tại Công ty chưa được kế toán quan tâm làm ảnh hưởng đến việc khai thác hiệu quả kinh doanh tại đơn vị.
4.2 Quan điểm hoàn thiện kế toán xác định bán hàng tại Công ty cổ phần Cavico Thương mại Xây dựng
4.2.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán bán hàng
Trong những năm gần đây với sự mở cửa hội nhập quốc tế, nền kinh tế nước ta có những biến đổi mạnh mẽ không ngừng. Để có một nền kinh tế phát triển và tăng trưởng bền vững, ổn định đó là mục tiêu quan trọng, trong đó đòi hỏi phải có sự điều tiết vĩ mô của nhà nước. Các doanh nghiệp hoạt động độc lập với nhau nhưng góp phần thực hiện mục tiêu kinh tế chung. Vì vậy, nhà
nước quản lý nền kinh tế là quản lý hoạt động của các doanh nghiệp. Để có thể nắm bắt được tổng quan tình hình, hiệu quả SXKD thì công tác kế toán tại doanh nghiệp cụ thể là kế toán xác định kết quả kinh doanh là một công cụ tài chính quan trọng cung cấp các thông tin cần thiết.
Đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế cũng như định hướng thực hiện công tác kế toán của các doanh nghiệp Nhà nước đã ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 1141TC/CĐCĐKT ngày 01/11/1995 cùng với những thông tư hướng dẫn bổ sung. Để đảm bảo tính phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế và các doanh nghiệp, BTC đã ký quyết định số 15/2006/QĐ-BTC áp dụng cho các doanh nghiệp từ năm 2006. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ BTC ban hành quyết định số 1177/TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và được chỉnh sửa bổ sung trong quyết định 48/2006/QĐ-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2007.
Mặt khác, việc không ngừng hoàn thiện nâng cao chất lượng công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng cũng xuất phát từ yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng nhằm mục đích là ngày càng hoàn thành tốt chức năng phản ánh, giám đốc và phân tích các hoạt động, cung cấp thông tin cho lãnh đạo để quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.
4.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện
Do mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm, điều kiện kinh doanh không giống nhau nên việc thực hiện công tác kế toán có một số điểm khác biệt. Đòi hỏi doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình mô hình kế toán riêng, phù hợp với thực tế nhằm phát huy tối đa năng lực kinh doanh, đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. Việc hoàn thiện công tác kế toán, cũng như kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần Cavico Thương mại Xây dựng là một tất yếu khách quan nhưng yêu cầu phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản khi thực hiện hoàn thiện :
+ Hoàn thiện phải đảm bảo dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế quản lý tài chính của Nhà nước cũng như chế độ kế toán hiện hành. Tuân thủ chế độ kế toán giúp cho doanh nghiệp hoạt động đúng hướng, giúp cho nhà nước thực hiện được vai trò quản lý của mình trong nền kinh tế với mục tiêu chung.
+ Hoàn thiện phù hợp với doanh nghiệp về yêu cầu quản lý, đặc điểm SXKD. Tuỳ thuộc vào từng ngành nghề, lĩnh vực, quy mô để lựa chọn cho mình chế độ kế toán, quyết định tài chính làm cơ sở thực hiện công tác kế toán đóng vai trò quan trọng. Hiện nay quyết định số 15/BTC được áp dụng chung cho mọi loại hình doanh nghiệp, đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thực hiện theo quyết định 48/BTC. Việc thực hiện hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty không nằm ngoài mục tiêu cuối cùng là giảm bớt sự phức tạp, giảm khối lượng công việc kế toán, khắc phục hạn chế còn tồn tại nhưng phải phù hợp với chế độ, quy định.