Quá trình hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi ghi chép trên cơ sở các chứng từ gốc.Theo chế độ kế toán hiện hành, kế toán bán hàng tại Công ty sử dụng các loại chứng từ sau:
+ Phiếu xuất kho_mẫu số 02_VT (Biểu3.1). Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng, theo dõi số lượng hàng hoá giao cho khách hàng và là căn cứ để lập hóa đơn GTGT cho khách. Số lượng hàng bán trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải trùng nhau phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên
+ Hoá đơn GTGT_mẫu số 01/GTKT_3LL (Biểu 3.2): Hóa đơn GTGT bao gồm: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số tiền khách hàng phải thanh toán. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra phải nộp cho nhà nước. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: lưu tại quyển gốc Liên 2: giao cho khách hàng
Liên 3: chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
+ Phiếu thu: phiếu thu được nhập nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ... thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán các khoản thu có liên quan. Phiếu thu được lập thành 3 liên liên 1( thủ quỹ giữ lại để ghi mẫu số 01_TT sổ quỹ ), liên 2 (giao cho người nộp tiền), liên 3( lưu ở nơi lập phiếu). Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
+ Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng.
Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ kế toán được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Tất cả các chứng từ sau khi lập xong đều được kiểm tra về mặt nội dung ghi chép, chữ viết, chữ ký của người có trách nhiệm, con dấu,...trước khi định khoản và nhập dữ liệu vào máy.