Trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần Cavico Thương mại Xây dựng:
Bán buôn qua kho:
Nhân viên phòng kinh doanh thông báo cho bộ phận kế toán thông tin về đơn đặt hàng. Sau khi kiểm tra số liệu, nhân viên kế toán viết phiếu xuất kho sau đó chuyển đến bộ phận kho. Thủ kho xuất hàng và ghi vào cột thực xuất, sau đó thủ kho cùng người nhận hàng (là người mua hàng hoặc nhân viên vận chuyển) ký nhận trên phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được chuyển đến kế toán. Kế toán ghi vào cột đơn giá, thành tiền của từng loại hàng hóa xuất bán và lấy số liệu trên phiếu xuất kho để lập hóa đơn GTGT chuyển cho người mua hàng.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi nhận doanh thu Nợ TK 111, 112, 131: Tổng số tiền thanh toán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng hóa chưa thuế Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Đồng thời kết chuyển trị giá vốn hàng hóa Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 156: Giá vốn hàng bán
Nếu phát sinh các khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng như chi phí vận chuyển... do Công ty chịu thì căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ
khác, kế toán ghi:
Nợ TK 6421, 632: Chi phí chưa thuế Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111,112, 331: Tổng số tiền thanh toán
Khi khách hàng thanh toán tiền, căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo Có, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112: Số tiền khách hàng thanh toán
Có TK 131: Số tiền khách hàng thanh toán
Ví dụ cụ thể về trình tự nhập liệu trên phần mềm kế toán tại Công ty
Ngày 31/3 Công ty xuất hàng bán cho Công ty TNHH Dân chủ 1 lô hàng gồm 52 bộ lốp Boto giá bán chưa thuế 2.865.000/ bộ, thuế GTGT 10 % hóa đơn GTGT số 002182 khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản.Căn cứ vào đơn đặt hàng của công ty TNHH Dân Chủ và biên bản giao hàng kế toán sử dụng phần mềm để hạch toán như sau: vào phân hệ bán hàng -> cập nhật số liệu -> hóa đơn bán hàng -> nhập số liệu gồm:
+ Mã khách hàng( mã người mua.. mỗi khách hàng có một mã riêng.): Mã khách hàng của Công ty Dân Chủ là L.10027
+ Tên người mua( là họ tên người chịu trách nhiệm mua hàng). + Mã kho(hàng giao tại kho nào chọn mã kho đó): 01
+ Nhập số hóa đơn ( là số thứ tự liên quan đến nghiệp vụ bán hàng của Công ty theo số đăng ký với Cục thuế): 002182
+ Mã số thanh toán: 001938 + Ghi nợ TK 1310199
+ Ngày hạch toán( là ngày nhập số liệu vào phần mềm): 31/03/2010 + Ngày hóa đơn( là ngày viết hóa đơn sau khi bàn giao hàng cho người mua):31 /03/2010
+ Tên, quy cách hàng hóa: lốp+ săm 12.00R20 BOTO + Đơn vị tính: bộ
+ Số lượng: 52
+ Đơn giá: 2.865.000
+ Thành tiền: 148.980.000 (Ghi Có TK5111204)
+ Mã thuế: chọn thuế suất 10%( Ghi Có TK 33311: 14.898.000)
Phần mềm sẽ tự tính giá vốn của lô hàng theo từng hóa đơn: Ghi Nợ TK632204: 93.149.672
Sau khi nhập hết các thông tin vào hóa đơn kế toán sẽ ấn lưu(Alt+L) và in (Alt+I), thủ kho, kế toán trưởng , giám đốc ký tên, đóng dấu và đưa cho người mua hàng ký, giao lại liên 2 cùng với biên bản bàn giao cho người mua hàng.
Hóa đơn được lưu, phần mềm sẽ tự kết chuyển vào các sổ liên quan: Sổ chi tiết : công nợ phải thu(1310199), doanh thu (5111204), thuế GTGT đầu ra (33311), giá vốn ( 632204), hàng hóa (1561), chiết khấu hàng bán (6421)- nếu lô hàng được chiết khấu. Và sổ cái các tài khoản: 511,131, 3331,632, 1561, 6421...
Trường hợp khách hàng thanh toán ngay kế toán viết phiếu thu ( tiền mặt), hoặc vào phần chứng từ ngân hàng ( căn cứ vào giấy báo có, sổ phụ ngân hàng – biểu 3.4-3.5) , phần mềm sẽ xử lý và kết chuyển vào sổ chi tiết TK 111,112 và sổ cái TK 111, 112
Bán buôn vận chuyển thẳng:
Công ty mua hàng và sau đó gửi bán thẳng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT của nhà cung cấp Kế toán thực hiện một bút toán nhập kho hàng hoá
Nợ TK 156: Trị giá mua chưa thuế của hàng vận chuyển thẳng Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111,112,331: Giá thanh toán cho nhà cung cấp
Sau đó Công ty hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng như nghiệp vụ bán buôn qua kho.